Hur man använder Microsoft Teams, OneDrive och SharePoint tillsammans för samarbete

Du kan se en ökning av antalet samarbetsappar för arbetsyta nyligen. Om du har en plan för Microsoft 365 behöver du inga ytterligare fjärrarbetsverktyg. Allt du behöver är Microsoft Teams, OneDrive och SharePoint för högproduktivt och distraktionsfritt samarbete hemma eller på kontoret.

I den här artikeln kommer vi att diskutera hur Microsoft Teams, OneDrive och SharePoint kan hjälpa dig med uppgifter/dokumenthantering, fjärrsamarbete och föra konversationer.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Microsoft Teams tillämpar en 360-graders strategi för samarbete och kommunikation. Du och ditt team kan helt enkelt ta hand om många aspekter av projektet direkt från teamen. Du kan göra teammöten, en-till-en-samtal, meddelanden, filåtkomst och arbeta med buggar.

Följande är de viktiga samarbetsorienterade funktionerna i Microsoft Teams som gör det möjligt för fjärr- och hybridteam att arbeta i sin fulla kapacitet:

1. Samtal, möten och sms

Microsoft Teams är en robust app för teamsamtal och möten. Du kan schemalägga möten i Outlook-kalendern för teammöten för en specifik teamgrupp.

Varje medlem kommer att få automatiska varningar så att ingen missar några viktiga projektmöten. Teams gör det också möjligt för teammedlemmar från avlägsna platser att delta i mötet genom telefonsamtal.

Microsoft Teams följer det trådade formatet för grupptexter. Få teammedlemmarnas uppmärksamhet genom att tagga dem med @ underteckna under meddelanden.

2. Skärmdelning

Under teammöten klickar du på Dela innehåll för att dela olika tillgångar på din dator. Microsoft Teams låter dig dela:

• Desktop för sömlöst samarbete med flera fönster, popup-fönster, aviseringar och appar.
• Ett specifikt fönster när du behöver fokusera på ett visst innehåll och hålla skrivbordsaktivitet privat.
• PowerPoints presentationer. Publiken kan röra sig genom bilderna om de vill.
• Microsoft Whiteboard för samarbetande UI/UX-design, produktdesign och många fler.

3. Offentliga och privata team

Offentliga teamkanaler låter dig samarbeta fritt med externa kontakter. Skapa till exempel offentliga grupper för grafiska designers, apputvecklare när du samarbetar med kundens utvecklare.

När du arbetar med något utanför kundens projekt är det bättre att skapa en privat teamkanal för teammedlemmar. Du kan dela filer, diskutera idéer och fatta beslut som ligger utanför kundens räckvidd.

OneDrive för samarbete

OneDrive är en Microsoft molnlagringstjänst med utmärkt datasäkerhet. Verktyget gör det enkelt för teammedlemmar att komma åt projektfiler och dokument var som helst.

När du ställer in ett team på Microsoft Teams blir OneDrive standardmolnlagring. Du kan använda följande funktioner för samarbete inom teamet eller mellan teamen:

1. Lagra och synkronisera filer

Du kan skapa ett delat bibliotek för varje projekt. Lägg sedan till de gruppmedlemmar som behöver arbeta med projektet. Nu kan alla medlemmar komma åt alla filer som du skapar eller laddar upp i det här biblioteket.

OneDrives appar synkroniserar din enhet med molnplattformen och sparar automatiskt den senaste filen på den lokala enheten. Därför kan du och ditt team arbeta med projektdokument även om internet inte är tillgängligt på ett tag. Men något samarbete i realtid kommer inte att vara tillgängligt när din enhet är offline.

2. Kontrollerar delning och åtkomst

Du har full kontroll över din data. Om du inte delar någon fil i någon Microsoft Teams-grupp eller delat bibliotek på OneDrive, är din fil helt privat. Om du behöver dela en fil snabbt, dra och släpp filen till ett delat bibliotek eller Teams-grupp.

Du kan ställa in olika åtkomstkontroller för projektfiler och dokument. Låt oss tänka på att du jobbar på en blogg för den kommande Computer Security Day. Du behöver kreativ input från teamet.

Du kan manuellt dela innehållslänken med några teammedlemmar och inte dela den i onödan med hela teamet. Sedan kan du begränsa nedladdning av innehåll, ge endast recensionsåtkomst och så vidare.

3. Tagga Collaborator

Innehållsredigerare, utgivare, projektledare kan minska sin uppgiftsbelastning genom att implementera dokumenttaggning. Om du redigerar ett utkast till blogg och behöver skribenten att lägga till några historiska data till innehållet, kan du helt enkelt nämna dem i dokumentet med hjälp av @ skylt.

Skribenten eller innehållsskaparen får ett automatiskt e-postmeddelande med en länk till filen och en kommentar. Det finns ingen anledning att jaga innehållsskaparen genom meddelandeappar eller röstsamtal. Detta sparar dig och ditt team mycket tid.

4. Realtidsredigering

Du kan minska tiden för innehållsskapande och godkännande genom att byta till realtidsredigering. För projekt med stora volymer bör ditt team anta detta tillvägagångssätt.

Du och ditt projektteam kan öppna samma Excel-, Word- eller PowerPoint-fil i webbläsaren. Alla ändringar som innehållsskaparna, redaktörerna och godkännarna gör visas för alla medarbetare.

SharePoint for Collaborative Work

Du kan använda Microsoft SharePoint som standardintranätportal för alla projekt. Du kan säkert distribuera uppgifter, rapporter, arbetsflöden och leveranser av alla projekt online utan att hantera någon backend-server.

Här är en lista över funktioner i SharePoint som du skulle vilja använda för att samarbeta med en helt avlägsen eller hybrid arbetsstyrka:

1. Innehållshantering

Du kan hantera projektdata som dokument, filer, bilder, designtillgångar, telefonkontakter, e-postkontakter och videor utan ansträngning på SharePoint. Du kan skapa separata segment för varje fil på en SharePoint-webbplats.

Du kan lägga till ett metadatabaserat sökprogram så att teammedlemmar enkelt kan komma åt filer var som helst. Användare kan också komma åt filer från mobilen eftersom SharePoint är en app som är responsiv för mobilen.

2. Kommunikationssida

Du kan använda SharePoint för visuell kommunikation. Skapa till exempel olika kommunikationswebbplatser på ditt intranät för målgrupper som teammedlemmar, kunder, leverantörer och så vidare.

Nu kan du lägga upp uppdateringar om ett projekt, en produkt eller tjänst till ovan nämnda webbplatser med ett klick. Du kan använda kommunikationswebbplatser på SharePoint för att publicera projektstatusinstrumentpaneler och samla in kommentarer från dina kunder.

SharePoint-webbplatser låter dig också lägga till kalenderhändelser, tidslinjer och uppgifter för projektledning med lätthet.

3. Delning och behörighetskontroll

Du kan ställa in olika delningsregler och nivåer på SharePoint. Till exempel kan teammedlemmar få redigeringsåtkomst, externa medarbetare får vyåtkomst och kunder får full kontroll över en projektwebbplats på SharePoint.

Det finns olika behörighetskontroller på SharePoint-webbplatser som du kan utnyttja för enkel åtkomst till innehåll med lämplig säkerhet på plats. Du kan välja mellan Full kontroll, Design, Redigera, Bidra och Läs.

Produktivt och prisvärt samarbete

Att använda alla dessa samarbetsfunktioner i Microsoft Teams, OneDrive och SharePoint är en bris.

Du kan nu komma igång med projektuppgifter, dokumenthantering, whiteboarding i realtid och teamsamarbete var som helst.

De 9 bästa sätten att hantera ditt team i Microsoft Teams

Med Microsoft Teams kan du skapa en plan, organisera arbetet och samarbeta sömlöst som teamledare. Här är några tips som hjälper dig att komma igång!

Läs Nästa

Om författaren