Hur man förbättrar tidshanteringen med DRY-principen

Om du arbetar på ett kontor eller hemifrån är chansen stor att mycket av din produktion är digital, och detta kommer ofta med tidskrävande eller repetitiva uppgifter som du gör dagligen.

Du kanske har hört termen "arbeta smartare, inte hårdare", och det är just här DRY-principen kommer in. DRY står för Don't Repeat Yourself, och den beskriver exakt hur du kan förbättra tidshantering och produktivitet.

Hur fungerar DRY-principen?

DRY Principle nämndes ursprungligen i The Pragmatic Programmer, en bok som publicerades 1999, och användes av programmerare för att effektivisera kod. Huvudförutsättningen bakom det är att istället för att manuellt upprepa samma arbetsflöden om och om igen, automatiserar du den processen för att spara tid.

På ytan kan detta låta självklart, men det finns många uppgifter som arbetarna upprepar varje dag. Till exempel, hur många e-postmeddelanden får och skriver du dagligen? För varje e-postmeddelande du skickar återskapar du i princip samma struktur med lite olika formuleringar, och detta är mycket tidskrävande.

Relaterad: De bästa rapporteringsverktygen för projektledare

DRY-principen kräver att du noterar alla åtgärder du vidtar på jobbet, en efter en. För att uppfylla detta krav kan du inkludera uppgifter som faller under följande kategorier:

• Oplanerade, till exempel inkommande meddelanden från klienter.
• Månatliga och årliga ansvarsområden, såsom årsredovisningar eller en till en.
• Rutin, eller saker du gör varje dag.

Med den här listan kan du sedan börja räkna ut vilka som fungerar med DRY-principen. Var uppmärksam på hur repetitiva, tidskrävande och/eller skrämmande var och en är, och notera dem. Dina bästa utmanare kommer att vara främsta ämnen för DRY-principen, och du kan börja automatisera dem så mycket du kan.

Det kommer att finnas några som du inte kan automatisera helt och hållet, och i dessa fall kan du effektivisera aspekter av ansvaret.

Skapa mallar för dina e-postmeddelanden

Ett av de enklaste och utan tvekan de bästa sätten att automatisera din produktion är att skapa en mall. Som nämnts beror många av de åtgärder du utför troligen på samma specifika struktur, till exempel e-postmeddelanden som skickas till kunder och månatliga rapporter. Att ha en bank med mallar minskar upprepningen avsevärt.

Du kan automatisera dina e-postmeddelanden på två olika sätt. Du kan använda en applikation som TextExpander, som låter dig spara textavsnitt i Förkortningar fliken, och när du går för att skriva ditt nästa e-postmeddelande, skriv helt enkelt in den förkortning du vill använda, så kommer den texten automatiskt att produceras. På samma sätt kan du också använda detta i Slack och andra snabbmeddelandetjänster.

Relaterad: Hur du automatiskt CC eller BCC själv i Outlook och Gmail

Alternativt kan du automatisera dina e-postmeddelanden i appen. I Outlook 365 gör du bara följande:

1. Markera texten du vill spara.
2. Gå till Föra in fliken och klicka Snabbdelar.
3. Klick Spara urvalet i Quick Parts Gallery.
4. Namnge det och klicka sedan OK.
5. När du vill använda den, gå till Infoga > Snabbdelar och välj den du vill använda.

För Gmail måste du se till det Mallar är aktiverade. Gå bara till Inställningar > Avancerat > Mallar och klicka Aktivera > OK. Följ sedan dessa steg:

1. Markera texten du vill ha i ett e-postmeddelande.
2. Klicka på de tre vertikala prickarna i ditt e-postmeddelande, gå till Mallar och klicka Spara utkast som mall.
3. Sedan, för att använda den, klicka på de vertikala prickarna i ett e-postmeddelande, gå till Mallar och välj den du vill använda.

Skapa mallar för ditt arbete

Ungefär som e-postmeddelanden kan du skapa mallar för praktiskt taget vilket arbete du utför. Oavsett om detta är en rapport, ett kalkylblad, ett projekt eller något annat. Syftet är att använda så lite upprepning som möjligt för varje åtgärd, så att ha en mall löser detta enkelt.

Microsoft och Google har ett stort urval av mallar som du kan välja mellan, eller så kan du skapa dina egna. Även om den första installationen kan ta tid, kommer den att mer än betala för sig själv i det långa loppet. På samma sätt, om du regelbundet presenterar bildspel, skapa en standardmall som du kan gå tillbaka till och redigera efter behov.

Relaterad: Skapa en professionell faktura från grunden

Se till att spara alla dina mallar på en specifik plats så att du kan anlita dem när det behövs. Om du upptäcker att en av dem inte sparar tid för dig, använd text från tidigare arbete för att informera om ditt skrivande.

Automatisera dina rutinuppgifter

Det finns en uppsjö av uppgifter du gör som är otroligt repetitiva. Från att schemalägga händelser, skriva din att göra-lista, göra anteckningar, spara filer och mycket mer. Även om de kanske bara tar dig ett par minuter att göra, lägger det ihop sig snabbt och tar bort ditt fokus från ditt arbete.

Zapier är en fantastisk applikation för att effektivisera flera arbetsflöden, eftersom den möjliggör kommunikation mellan de applikationer som du använder mest, och skickar data för att slutföra uppgifter. Om du till exempel använder Gmail och Google Drive kan du ställa in ett arbetsflöde där dina e-postbilagor automatiskt sparas på din Google Drive. Detta skär ut mellanhanden, så att säga.

När du skapar ditt gratiskonto gör du bara följande:

1. Från din Instrumentbräda, klick Skapa Zap.
2. Sök för en app du använder, där en händelse äger rum, t.ex. Gmail.
3. Välj en Utlösa händelse, t.ex. får du ett e-postmeddelande.
4. Anslut appen.
5. Välj appen du vill att data skickas till, dvs Google Drive.
6. Välj resultatet, dvs sparar en fil.

Med din Zap-inställning kommer denna process att vara helt automatiserad.

DRY-principen har du täckt

Med alla dessa processer som sker i bakgrunden frigörs din tid, så du behöver inte oroa dig för att manuellt slutföra de repetitiva arbetsbitarna. Av alla produktivitetsverktyg gör DRY-principen att tidshantering fungerar mest effektivt.

Använd den tid du har nu för att maximera din produktion i framtiden, så kommer du att upptäcka att du kan lägga ut mycket mer av din dag för de saker som betyder mest. Det finns alltid saker som du kan tillämpa DRY-principen på, så ta en titt på din arbetsbelastning och se vad du kan automatisera.

9 vardagsuppgifter du kan automatisera med Zapier

Här är några vardagliga uppgifter som du kan automatisera utan kodning i Zapier för att spara tid och göra livet enklare.

Läs Nästa

Om författaren