De 8 bästa typerna av projektledningsrapporter du bör känna till

Projektledningsrapporter hänvisar till översikten på hög nivå som innehåller kritisk projektrelaterad data i ett lättförståeligt format. Dessa fokuserar på olika aspekter av ett projekt och belyser den aktuella statusen, möjliga eller befintliga problem och deras lösningar.

Lär dig mer om de bästa typerna av projektrapporter som kan ge dina team insikter i realtid.

1. Projekt Dashboard/Hälsa

En projektinstrumentpanel eller hälsorapport låter dig veta hur projektet går och vad teamet kan göra för att förbättra prestandan. Vanligtvis presenterar du denna rapport för kunden eller andra intressenter. På så sätt kan de visualisera information som framsteg och lönsamhet.

Det hjälper också att identifiera om projektet är ur spår och vad du kan göra för att få det tillbaka på rätt spår.

En projektinstrumentpanelsrapport bör innehålla den övergripande portföljen, inklusive projektstatus (projektstatus i grön, gul eller röd färg), milstolpeframsteg för ett givet projekt, projektlönsamhet jämfört med budget och kostnad, och projektets framsteg enligt schemat.

2. Uppgifter och projektstatus

Om du gillar projektledning är det den vanligaste typen av rapport du behöver förbereda. Du kan behöva ta fram denna rapport varje vecka eller månad. Det syftar till att visa hur långt teamet har gått för att nå målen för ett projekt.

Om du behöver förbereda sådana rapporter regelbundet är det bättre att automatisera processen för att spara tid och ansträngning. Du kan använda data från ditt uppgiftshanteringsverktyg för att fylla i rapporten.

Du kan också använda en standardmall för rapporten. Det hjälper dig att hoppa över arbetet med att skapa en statusrapport varje gång från början.

3. Tillgänglighet av resurser och färdigheter

Resurstillgänglighetsrapporter är viktiga för varje projektledare. Med den här rapporten kan du tilldela och delegera uppgifter till rätt gruppmedlem. Den visar vilken gruppmedlem som är upptagen och när.

Om du planerar att göra ett schema för ett nytt projekt eller letar efter någon ledig för uppgiftsdelegering, kontrollera tillgängligheten i den här rapporten. Du kan också hitta medlemmar som arbetar på full kapacitet som kan behöva hjälp.

På så sätt kan du säkerställa en jämn uppgiftsfördelning för högre effektivitet och snabbare resultat.

4. Projektrisker

Varje projekt kommer med ett visst antal risker. Därför bör din riskrapport innehålla alla upplevda och faktiska risker relaterade till ett projekt. Du kan behöva skicka in denna rapport en gång i månaden.

Uppmuntra dock dina lagkamrater att logga alla risker de kan tänka sig i realtid. Det hjälper dig att få all data på ett ställe när du ska skapa en rapport.

Förutom att lista alla risker, kan din rapport bara innehålla högnivåriskerna i detalj och en sammanfattning av hur du planerar att hantera lågnivåriskerna. Du kan registrera riskerna i ett kalkylblad, men det är bättre att ta hjälp av ett projektledningsverktyg.

5. Budget och utgifter

Du måste skapa en budgetrapport för olika ändamål. Budgetrapporten du gör i slutet av projektet för din kund är den vanligaste. Du kan också skapa en utgiftsrapport flera gånger när projektet pågår.

Det kommer att hjälpa teamet att avgöra om projektkostnaden är utom kontroll. I sådana fall kan du kontrollera kostnaden direkt och behöver inte bli förvånad om utgifterna går över budgetgränsen när projektet avslutas.

En budget- och kostnadsrapport bör innehålla den beräknade budgeten för varje uppgift eller segment av ett projekt och den faktiska kostnaden. Se till att registrera alla utgifter i realtid för att undvika problem med att slå samman alla utgifter under rapportskapandet.

6. Tidsuppföljning

Många kunder betalar efter den tid som spenderas på ett projekt. För dem är det obligatoriskt att generera tidsrapporter efter projektets slutförande. Rapporten visar hur mycket tid gruppmedlemmarna investerat i uppgifter relaterade till ett projekt.

Denna rapport visar också den totala tiden som spenderas på varje uppgift och hur mycket tid varje gruppmedlem investerat. Bortsett från detta kan du använda tidsregistrering för att förbättra ditt teams prestation och individuella produktivitet.

Efter att ha analyserat den tid som lagkamraterna lägger på olika uppgifter kan du enkelt ta reda på vem som kan utföra arbetet mer effektivt. Senare kan du tilldela människor uppgifter som de kan utföra snabbt och skickligt.

7. Buggar och problem

Även om det kanske inte är möjligt att ha ett projekt utan problem eller buggar, kan du definitivt arbeta för att hålla antalet till ett minimum.

Att förbereda en detaljerad rapport om identifierade buggar och problem kommer att säkerställa att du kan hitta snabba lösningar på dessa problem för att leverera projektet i tid. En projektbugg eller en problemrapport bör innehålla viktig information såsom problem eller felnummer, identifieringsdatum, problemet som väckts av, beskrivning, prioritet, lösning och buggstatus.

Regelbundna uppdateringar av sådana rapporter under en projektlivscykel kommer minimera distraktion och förhindra klientens frustration. Det kommer också att spara dig från risken för projektförseningar och påföljder.

8. Variansanalys

Variansrapporten är ett bra sätt att veta om ett projekt är på rätt väg. I denna rapport analyserar och jämför du skillnaden mellan uppskattning och utfall av olika aspekter av ett projekt. I den här rapporten använder du ett standardmått för att mäta båda data.

Den här rapporten hjälper dig att identifiera om du ligger före planen, håller på att ta slut eller håller schemat. Du kan jämföra din budget, resurs, omfattning eller schema i rapporten.

Men projektledare väljer vanligtvis den här rapporten för att analysera budget, utgifter och arbetstrender för ett projekt. Tiden för att generera sådana rapporter varierar från projekt till projekt. Även om kunder kan behöva den här rapporten i slutet av ett projekt, kanske du vill skapa den regelbundet under projektets livscykel för att få bättre insikter.

Vilken rapport vill du skapa härnäst?

Nu när du vet vilka typer av rapporter du kan skapa för projekt, tillsammans med deras funktioner, kan du enkelt välja vilka som helst utifrån dina behov. Om du använder en rapporteringsapp kommer det inte att vara utmanande och tidskrävande att skapa rapporter.

Det som är bra är att de flesta av projektledningsplattformarna också fungerar som rapporteringsverktyg.

De 8 bästa rapporteringsverktygen för projektledare

Rapporteringsverktyg förenklar processen att skapa rapporter för genomförda projekt eller internt teamprestanda. Här är några av de bästa att använda!

Läs Nästa

Om författaren