Fördelar och begränsningar med att använda makron i Google Sheets

Om du är en frekvent användare av Google Sheets i vardagen måste du veta att repetitiva uppgifter tar mycket tid. Du måste formatera celler, texter, siffror, grafer, ramar och så vidare.

Tack vare App Script och GUI-baserad inspelning kan du automatisera uppgifter genom att köra makron. Även om det är enkelt att köra ett makro, kanske det inte är genomförbart eller acceptabelt i alla fall. Genom att förstå fördelarna och nackdelarna med makron i Google Kalkylark kan du använda dem effektivt och säkert.

Varför ska du använda Google Sheets-makron?

Låt oss säga att du behöver hantera tusentals data i flera kalkylblad. Dessa kalkylblad kan vara den årliga budgeten, att göra-listor, månadsbudget, investeringsspårare, evenemangsplanerare, schemaläggare, produktlager och så vidare.

Så småningom, alla dessa Google Kalkylark kommer att innehålla olika formatering för texter, siffror, datum, tider och många fler. Du kan också skapa färgade kolumner, rader och texter för bättre datasynlighet.

Du skulle eliminera många repetitiva steg om du noggrant registrerar alla interaktioner i Google Sheets-gränssnittet som du utför med Macro Recorder. Gör detta en gång för varje kalkylblad och tilldela ett kortkommando för makrot.

Relaterad: Hur man automatiserar repetitiva uppgifter i Google Sheets med makron

Använd nu kortkommandot för att formatera nyinmatade data. Här är några av de enkla makron som du kan börja med:

• Formatera flera tabeller i ett kalkylblad.
• Skapa samma datavisualisering från liknande uppsättningar data upprepade gånger.
• Förvandla formler till värden och exportera sedan data till andra verktyg.
• Sortera data på alla blad enligt en enhetlig regel.
• Visa kolumner och rader över hela kalkylbladet utan problem.
• Tilldela enhetliga flikfärger till alla ark i en specifik fil.
• Makron låter dig återställa filtren på ett ögonblick.

Du kan implementera makron för att minska tiden du lägger ner på att organisera och beräkna data. Fördelarna med makron i Google Kalkylark kommer att stärka ditt självförtroende och din motivation.

Vilka är fördelarna med att använda makron i Google Sheets?

Ett makro är ett av snabba hack i Google Kalkylark för att förbättra användarupplevelsen i Google Kalkylark. Det ökar din effektivitet och förmåga att hantera mer data samtidigt som den minskar den totala handläggningstiden. Följande är några viktiga fördelar med att använda makron i ditt kalkylark:

1. Automatisering

Du kan helt automatisera Google Sheets-baserad databehandling med hjälp av makron. Allt du behöver göra är att planera din strategi för datainmatning, formatering, organisation, beräkning och visualisering.

Utför nu uppgifterna steg-för-steg medan du spelar in varje uppgift i ett separat makro. Tilldela unika kortkommandon till makron. Du kan också göra en ordlista för dessa genvägar och placera dem i kalkylbladet som referens.

För småskaligt databasarbete kan Google Sheets-makron enkelt minska kostnaderna för en extra teammedlem eller kostsamma verktyg.

Relaterad: Hur man skapar en databas i Microsoft Access: En steg-för-steg-guide

2. Felfri databehandling

Mänskliga fel är oundvikliga i kalkylblad. Felen kan multiplicera om flera individer arbetar på samma kalkylblad. Därför kommer implementering av makron att minimera manuella uppgifter som datainmatning, dataformatering och databeräkningar.

När det finns minimala manuella uppgifter kan du förvänta dig felfri databearbetning i ett kollaborativt kalkylblad.

3. Tillämpa regler för datavalidering och efterlevnad

Om ditt arbete kräver stränga efterlevnadskrav kan du använda makron. Använd makron för att tillämpa flera regler direkt istället för att manuellt tilldela regler till varje blad.

Du kan enkelt implementera policyer för dataefterlevnad och validering i många projekt utan att slösa tid och pengar.

4. Skär ner gissningsarbetet

Makron och Google Formulär kan hjälpa dig att utöka kraften i dina kalkylblad. För samarbetande kalkylblad, använd dedikerade Google Formulär för datainmatning. Tilldela också några makron för formatering och beräkningar.

Dina teammedlemmar kan nu enkelt ange ny data och formatera arket för att uppfylla dina förväntningar. De behöver inte heller vänta på dina instruktioner.

5. Eliminerar matthet

Du eller dina teammedlemmar kommer snart att bli utmattade om ni behöver ange data manuellt, formatera celler eller beräkna värden och så vidare. Manuellt arbete behöver också extra fokus. På så sätt blir din arbetsstyrka mer improduktiv.

Automatiska makron hjälper dig att arbeta snabbare och eliminera tristess på jobbet. Du och din arbetsstyrka kan enkelt flytta fokus till viktiga uppgifter som ger dig intäkter.

6. Lätt att felsöka

Ett makro kan lagra flera UI-interaktioner. Således, om du ser någon ovanlig formatering, dataorganisation eller beräknade värden, vet du var du ska felsöka.

Om du inte använder makron måste du gå igenom massor av steg för att felsöka fel.

7. Google Apps-integration

Det underliggande programmet för makron är App Script. Du kan lära dig avancerade skript för att integrera Google Sheets med andra Google Workspace-tjänster som Dokument, Drive, Formulär och så vidare.

Du kan använda makron för att flytta, kopiera eller ta bort filer på Google Drive från Google Kalkylark.

Finns det någon nackdel med Google Sheets-makron?

Några nackdelar förhindrar en fullfjädrad distribution av makron i alla projekt. Följande är de brister som makron i Google Kalkylark har:

1. Säkerhetsproblem med appskript

Okända makron kan utgöra ett hot mot hela ditt Google-kalkylblad. Hackare kan skapa komplexa makroskript som kan stjäla data från ditt arbete eller förstöra databasen för gott.

2. Makron exporteras/importeras inte automatiskt

Du kan inte köra makron från ett ark till ett annat. Du måste gå igenom en komplex process för att importera makron genom att kopiera dess skript.

3. Inlärningskurva

Du måste gå igenom några hjälp- och utbildningsartiklar för Google Kalkylark för att bemästra användningen av makron. Du måste också planera Google Sheets UI-interaktioner för att skapa effektiva makron.

4. Tangentbordskonflikter

Det finns minst tio kortkommandon för Google Kalkylark som kan störa makrogenvägar. För de genvägarna börjar också med Ctrl + Alt + Skift.

Därför måste du skapa unika genvägar för makron. Skriv också ner dem för framtida referens.

5. Det kan finnas buggar i tunga makron

Ibland kanske du inte inkluderar alla UI-interaktioner i ett makro. Ett makro med omfattande steg kan sakta ner databehandlingen eller kanske inte fungerar alls. Du kanske vill dela upp stegen i flera makron.

Google Sheets-makron för snabbt felfritt arbete

Det finns alltid för- och nackdelar med all teknik, och Google Sheets-makron är inget undantag. Men dess fördelar väger mer än dess nackdelar.

Därför använder många Google Sheets-experter makron i sina kalkylblad för att leverera felfritt arbete i en arbetsmiljö med högt tempo. Genom att implementera makron kan du också bli en kraftfull Google Sheets-användare.

4 Google-skript som gör Google Sheets mer kraftfullt

Google Sheets är bra direkt, men kan bli ännu mer kraftfullt om du använder Google Sheets-skript för att förbättra dess kapacitet.

Läs Nästa

Om författaren