De 10 bästa tipsen för att få dina projektrapporter att sticka ut

Nuförtiden är det omöjligt att tänka på ett projekt utan en rapport. Faktum är att vissa projekt kräver att du producerar flera rapporter under deras livscykel. Dina projekt och kunder kan behöva dig för att generera olika typer av rapporter, men alla rapporter bör vara kortfattade och lätta att förstå.

I den här artikeln får du lära dig hur du gör en effektiv rapport för ett avslutat eller pågående projekt.

1. Tydliga och koncisa tidrapporter

Dina projektrapporter bör ha tidrapporter. Den måste vara kortfattad, men den bör också innehålla all nödvändig information så att mottagarna enkelt kan förstå den på ett ögonkast.

Det är bättre att skapa en veckotidrapport, och om det behövs kan du göra det varannan vecka eller månadsvis. Tidrapporterna ska innehålla resursnamn, uppgiftsnamn, datum, veckodag, inloggningstid, utloggningstid och total arbetstid.

Istället för att manuellt ange varje data i ett kalkylblad kan du använd valfri tidrapportapp som Timely. Här kan du lägga in dina arbetstider, uppgiftsnamn osv. Då genererar verktyget automatiskt tidrapporter.

2. Detaljerad utgiftsrapport

En komplett utgiftsrapport är inte bara viktigt för kunden. Det är också fördelaktigt för ditt team att hålla reda på budgeten och de faktiska kostnaderna under projektets livscykel.

En utgiftsrapport bör innehålla artikeln eller tjänsten, dess kvantitet, artikelvärde, beräknad budget, kostnad och saldo. Om någon gruppmedlem vill köpa någon tjänst eller produkt för ett projekt, be dem skicka en liknande utgiftsrapport.

Se till att de köper den varan först efter ditt godkännande och skicka in räkningen till dig. Således kan du lägga till data i din slutliga utgiftsrapport och förhindra att kostnaden överskrider budgeten.

3. Omfattande projektstatus

Medan du gör en rapport om ett projekt bör den uttryckligen förmedla projektets status. Projektstatus betyder inte aktuell status för arbetets framsteg. Det bör också inkludera andra data såsom skillnaden mellan planerat och verkligt schema, variation mellan beräknad och faktisk kostnad, återstående uppgifter, försenad deadline (om någon), möjliga risker och problem, och så vidare.

Du bör skapa en omfattande rapport som innehåller status från alla möjliga vinklar. Asanas universella rapportering funktionen kan hjälpa till att skapa projektstatusrapporter i olika omfattningar och vinklar.

4. Resursfördelning

När du förbereder en rapport om uppgiftstilldelning, se till att den hjälper andra att kontrollera resurstillgänglighet och delegera uppgifter vid behov. Ge en uppdelning av hur många timmar varje resurs kommer att lägga på varje uppgift i sådana rapporter.

Det hjälper chefer och kollegor att veta vilken gruppmedlem som är upptagen och vem som har lite tid över. Du kan enkelt sammanställa data och använda den i rapporten för framtida planering med resursplaneringsverktyg som Silverhink.

Relaterad: De bästa verktygen och tipsen för att delegera uppgifter effektivt

5. Visualisera kapacitetsutnyttjande

Det är troligt att du kommer att inkludera en rapport om projektresursutnyttjande. Du måste skilja det fakturerbara utnyttjandet från det totala resursutnyttjandet. Därför är det viktigt att du skapar separata kolumner för varje data.

Du kan också inkludera namnet på resurserna och individuellt utnyttjande, tillsammans med en gruppvis användning. På samma sätt kan du ta lite tid att belöna och erkänna framgången för de bäst presterande när det gäller resursutnyttjande.

6. Förväntade och faktiska risker

Riskbedömning är en oskiljaktig del av projektledning. Därför bör du noggrant visualisera riskbedömningsdata. Du kanske har tänkt på vissa risker när du planerade projektet. Men allt eftersom projektet fortskrider förändras riskbedömningen. Nämn alla upplevda och faktiska risker när du skapar din projektrapport.

Din riskrapportering bör bestå av en översikt över förväntade risker, följt av eventuella risker som projektet har upplevt fram till rapporteringsdatumet. Det är också absolut nödvändigt att du nämner alla riskprofiländringar som du eller ditt team har identifierat under projektets framsteg.

7. Projektportföljanalys

Om du hanterar mer än ett projekt vid varje given tidpunkt och behöver komma med en rapport för att analysera din portfölj måste du vara försiktig. Först och främst, gå till en instrumentpanel där du listar alla projektnamn i fet stil för enkel visualisering.

Instrumentpanelen bör också innehålla en sammanfattning av projekten, som milstolpar, deadline, aktuella framsteg, budget vs. kostnader och resursallokering. Du kan också använda olika grafer för att visualisera data på ett ställe. Senare kan du skapa separata avsnitt för varje projekt och analysera dem individuellt.

Det finns några robusta verktyg för projektportföljhantering tillgängliga på marknaden. Du kan välja något av de bästa verktygen för att skapa professionella och omfattande rapporter.

8. Data- och märkningskonvention

Dina projektrapporter bör innehålla en standardkonvention för data och etiketter. Om du vill skapa en rapport för din organisation, följ organisationskonventionen. Om du skapar en för en kund, kanske du vill diskutera med dem hur de skulle vilja ha informationen som presenteras i rapporten.

Använd också korta och exakta etiketter i din rapport så att alla kan förstå utan problem. Försök dessutom att följa de lokala standarderna för tid och datum. Om du arbetar för en USA-baserad organisation från Storbritannien, skulle det vara idealiskt att använda amerikanska datumkonventioner.

9. Interaktiva diagram och grafer

Oavsett vilken typ av rapport du ska göra, kommer publiken att tycka att interaktiva diagram är mer användbara. Rader och kolumner fulla av numeriska data kan göra människor ointresserade. Skapa istället diagram och grafer som visar ytterligare data när någon för muspekaren över grafen.

Det finns olika grafer och diagram som du kan använda i dina rapporter. Bland dessa är cirkeldiagram, linjediagram och stapeldiagram de vanligaste. Beroende på datatyp måste du välja ett diagram eller diagram för enkel visualisering.

10. Feedbacksektion

Varje projektrapport skulle ge positiv eller negativ feedback. Alla projektrapporter bör innehålla ett avsnitt där kunder eller chefer kan ge sin feedback. Efter att ha gått igenom rapporterna kan publiken ge feedback och förslag i det avsnittet.

Så du behöver inte be om feedback separat. Det visar också att du är villig att känna till dina begränsningar och göra förbättringar. Du kan senare implementera förslagen i ditt projektarbetsflöde.

Börja skapa en projektrapport

En lyckad presentation beror på hur du skapar rapporten för publiken. Under rapportberedningen, tänk på ovanstående punkter för att göra effektiva projektrapporter.

Du kanske också vill använda ett robust datavisualiseringsverktyg för att presentera rapporterna professionellt tillsammans med en touch av kreativitet.

De 8 bästa funktionerna i Google Data Studio för dataanalys och visualisering

Vill du imponera på din publik med handlingsbara datainsikter och övertygande visualiseringar? Kolla in dessa funktioner i Google Data Studio.

Läs Nästa

Om författaren