Getting Things Done (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Vilket är det bästa produktivitetsramverket?

Även om varje dag kan kännas som en jonglering, är det viktigt att hålla saker i perspektiv. Distraktioner finns dock gott om. Det kan ibland kännas som att du är i en ständig kamp för att hålla fokus på de mål som betyder mest för dig. Men tänk om det fanns ett system som kunde hjälpa dig att eliminera tiden som spenderas på mindre viktiga aktiviteter?

Det är här produktivitetsramverk som Getting Things Done (GTD) och Zen to Done (ZTD) kommer till användning. De ger en bättre förståelse för arbetsflödet, effektiviserar kommunikationen och minskar tiden som ägnas åt ineffektiva arbetsmetoder. Låt oss ta en titt på båda dessa system.

Vad är Getting Things Done (GTD)-ramverket?

"Getting Things Done" (GTD) är en tidshanteringsteknik utvecklad av produktivitetsgurun David Allen. Grundtanken bakom metodiken härrör från konceptet att våra sinnen är som röriga utrymmen fulla av oavslutade uppgifter och projekt som vi behöver slutföra.

Målet med GTD är att hjälpa människor att få ordning på sina liv genom att metodiskt definiera uppgifter, dela upp dem i handlingsbara steg, övervaka framsteg och slutligen få dem gjorda.

Hur man använder GTD-ramverket

GTD består av fem enkla metoder för att få bort röran ur din hjärna, så att du kan fokusera på det som är viktigt. De fem stegen listas nedan:

Fånga: Det första stora steget är att samla in och fånga alla dina väntande uppgifter externa verktyg för uppgiftshantering eller att-göra-appar, eller helt enkelt anteckna dem på ett papper. Dessa uppgifter kan vara av personlig eller professionell karaktär, såsom e-post, möten eller sms. Detta steg är avgörande eftersom att ha för många uppgifter i huvudet kan påverka ditt fokus och din energi.

Klargöra: Nästa steg är att dela upp alla uppgifter i hanterbara och genomförbara åtgärder som kan tydas med absolut tydlighet. Detta hjälper dig att identifiera de praktiska och fungerande föremålen, och du kan bli av med de som inte är relevanta.

Organisera: Det tredje steget är att prioritera dina uppgifter och kategorisera dem efter deras komplexitet, sammanhang eller hur brådskande åtgärder krävs. Med den här tekniken kan du bestämma om uppgifter måste göras direkt, lagras för senare eller kasseras helt. De flesta GTD-användare använda mappar och uppgiftslistor för att hantera och organisera uppgifter på lämpligt sätt.

Recension: Du bör försöka se över och analysera ditt arbetsflöde då och då. Det hjälper dig att identifiera uppgifter som kräver din uppmärksamhet. En djupgående analys av arbetsflöden kan ha stor inverkan på den totala effektiviteten, och det är därför det är viktigt att inte missa ett slag när du identifierar dina nästa att göra-åtgärder.

Förlova sig: Nu när allt är i sin ordning är det sista steget att engagera eller börja arbeta med de valda uppgifterna i prioritetsordning.

Fördelar med GTD-metoden

Modellen går ut på att fånga upp all information externt och vidta åtgärder senare, antingen vid en schemalagd tidpunkt eller när någon extern trigger inträffar. Fördelarna med GTD kan sammanfattas enligt följande:

Mer fokus, mindre skräp: GTD hjälper dig att hålla ett register över alla dina projekt och planer. Du kan skapa uppgifter med förfallodatum, länka anteckningar till kalenderhändelser, ordna uppgifter hierarkiskt genom att dra och släppa dem i mappar och visa påminnelser med visuella meddelandemetoder med lämpliga verktyg.

Upprätthåll en hälsosam balans mellan arbete och privatliv: Det är lätt att hitta balans i ditt liv när du kan hålla reda på dina åtaganden och uppgifter ordentligt. Ett effektivt organisationssystem som GTD befriar dig från ångesten att försöka hantera din tid och resurser.

Relaterad: Okomplicerade att göra-appar för att fokusera på uppgifter och få saker gjorda

Kreativitet: GTD hjälper dig att organisera ditt arbete och ditt liv bättre så att du kan hitta tid att följa din passion och utveckla kreativa idéer och sysselsättningar. Med tiden kommer du att märka ökad tilltro till att fatta beslut, samt bättre hälsa och kvalitetsrelationer.

Vad är Zen to Done (ZTD)-ramverket?

Zen to Done är ett förhållningssätt till personlig produktivitet skapat av Leo Babauta. Zen to Done består av tio produktivitetshöjande vanor som kommer att förbättra ditt sätt att arbeta och förenkla ditt liv. Byggd på grundläggande GTD-principer kan den hjälpa dig att hantera alla dina viktiga uppgifter och projekt effektivt.

Hur man använder ZTD-ramverket

Zen to Done (ZTD) rekommenderar att du införlivar tio vanor som ger dig mer produktivitet. Medan hela systemet uppmuntrar människor att bilda tio vanor, fokuserar minimalistiska ZTD på bara fyra kärnvanor. När du väl har löst dessa fyra vanor är de andra sex mycket lättare att göra. Låt oss ta en titt på de fyra kärnvanorna i det minimalistiska ZTD-ramverket:

Samla: Det är lätt att förlora viktig information om du inte skriver ner den någonstans, i så fall kan all den tid som går åt till att samla in dessa tankar och idéer gå till spillo. Du kan använda verktyg som ett pappersanteckningsblock, klisterlappar eller anteckningsappar på din telefon som är lättillgängliga.

Om du är en del av ett team är det vettigt att ha enhetliga arbetsflödessystem som sömlöst kan registrera uppgifter, anteckningar, kontakter och filer för att fånga och hämta information.

Bearbeta: Det rekommenderas starkt att kontrollera din inkorg eller att göra-listor en gång om dagen. Börja dagen med att granska och bearbeta informationen. Detta syftar till att uppmuntra vanan att fatta snabbt beslut. Ta bort alla objekt du inte behöver. Om du inte kan adressera ett föremål, delegera det till rätt person. Om det tar två minuter eller mindre, gör det direkt eller skriv ner det, så att du inte glömmer det.

Planen: Planering är en grundläggande vana som hjälper dig att definiera dina viktigaste uppgifter (MIT) för varje dag och sedan schemalägga och slutföra dem därefter. Du kan börja med att göra en lista över dina viktigaste uppgifter (MITs) och "Big Rocks" eller viktiga projekt för dagen respektive veckan.

MITs är specifika, tidsorienterade uppgifter i kärnan av din dagliga att göra-lista. Du bör också försöka utveckla dagliga, veckovisa och månatliga rutiner som kan hjälpa dig att förbättra din totala produktivitet.

Do: Detta uppmuntrar dig att fokusera på en enskild uppgift vid en viss tidpunkt samtidigt som du undviker distraktioner som e-post, telefonsamtal och sms.

Fördelar med ZTD-metoden

De viktigaste fördelarna med ZTD-ramverket belyses nedan:

Lätt att förstå: ZTD-systemet är ganska lätt att förstå. Ramverket föreslår en lista med tio produktivitetshöjande vanor som är viktiga för ett framgångsrikt genomförande av dina mål.

Välj nyckeluppgifter: Detta system delas upp i enkla komponenter: dagens viktigaste uppgifter eller MITs, en Big Rocks uppgiftslista som i huvudsak är stora projekt som du behöver arbeta med, och en daglig eller veckovis uppgift rutin.

Ta bort distraktioner: Om du är som de flesta har du ett antal projekt på gång samtidigt. ZTD uppmuntrar dig att stänga av telefoner, e-postmeddelanden, internet och även använda en timer att slutföra uppgifter. Detta eliminerar distraktioner, så att du kan hålla dig på rätt spår och avsluta varje projekt med färre avbrott.

Nyckelskillnader mellan GTD och ZTD

• GTD erbjuder ett omfattande system för uppgiftshantering, medan ZTD är ett tillvägagångssätt som integrerar GTD med vanor.
• GTD fokuserar på att få uppgifter gjorda, och ZTD fokuserar på att uppnå mål.
• GTD kan vara ganska komplext, med att behöva organisera och granska många uppgifter i ett antal steg. Å andra sidan är Zen to Done ett mer intuitivt och enklare ramverk som syftar till att bryta ner komplexa processer till 1-3 MITs (Most Important Tasks) och flera Big Rocks (stora projekt) för dagen eller vecka.

GTD och ZTD: Nyckeln till tidshantering

Hur säkerställer du att ditt hårda arbete översätts till output? Allt kommer tillbaka till produktivitets- och tidshanteringstekniker som GTD och ZTD. Individer och team kan använda dem för att förbättra personlig produktivitet, hålla deadlines och hantera större projekt mer effektivt.

Det handlar om mer produktivitet än att bara vara medveten om din tid och se till att du använder den väl. Det handlar också om att göra rätt prioriteringar så att du kan få ut det mesta av varje dag. Följ ramarna ovan så får du en bra start.

9 vardagsuppgifter du kan automatisera med Zapier

Här är några vardagliga uppgifter som du kan automatisera utan kodning i Zapier för att spara tid och göra livet enklare.

Läs Nästa

Om författaren