Hur man använder metoden för engagemangsinventering för att optimera uppgiftshanteringen

Känner du någonsin att du har så mycket att göra och inte har tillräckligt med tid att göra det på? Om så är fallet, är du förmodligen i majoriteten av befolkningen. Oavsett om det är arbete eller hemuppgifter finns det alltid något som behöver göras.

Du kanske har provat alla möjliga olika produktivitetstekniker för att komma över din arbetsbörda, men ändå kommit till kort. Men om du vill förbättra din tidshantering och uppgiftshantering kan åtagandeinventeringen vara ditt svar.

Hur fungerar åtagandeinventeringen?

Commitment Inventory är ett uppgiftshanteringsverktyg som gör att du kan hantera din tid mer effektivt. Det är enkelt, även om det kräver lite planering för att få det att fungera. I huvudsak skapar du en kategoriserad inventering av alla dina åtaganden och bestämmer hur mycket tid du ska avsätta till varje del.

Inventeringen du gör kan vara arbetsspecifik, i så fall skulle du skriva ner alla olika typer av uppgifter du gör som en del av ditt jobb. Detta kan innefatta administration, marknadsföring, projekt A, projekt B och möten, som exempel.

Tanken är att beräkna hur mycket tid, i procent, det tar dig att utföra arbetet i varje kategori till en god standard. Om du upptäcker att din totala procentandel överstiger 100 % måste du bestämma vad du ska ta bort från ditt lager.

Relaterad: Skäl till varför du bör använda tankekartor i din vardag

Åtagandeinventeringen visar dig exakt var din tid behöver gå och varför du inte kan få allt gjort. Det hjälper dig att rensa upp i ditt ansvar och låter dig fokusera på det som är möjligt och viktigt.

Skapa en lista över åtaganden

Till att börja med måste du skapa en lista med åtaganden, vilket bör vara kategorier av uppgifter du gör. Detta bör vara en noggrann lista och innehålla allt du behöver göra som en del av ditt jobb. Du kan skapa en separat inventering för hem-livsansvar eller kombinera det med ditt arbete.

Trello är ett utmärkt program för att generera din lista, eftersom du kan skapa brädor med flera listor och se dem sida vid sida. Följ dessa steg för att komma igång:

1. Klicka på Trello högst upp Skapa > Skapa bräda.
2. Namnge din tavla och klicka Skapa.
3. Klicka på Titel i din första lista, skriv "Commitments" för att byta namn på den och tryck Stiga på på ditt tangentbord.
4. Klick Lägg till kort för att skapa en ny kategori, t.ex. administration.
5. För varje kategori kan du skriva i Kortbeskrivning vilka uppgifter som ingår i den kategorin.

Nu när du har din lista över åtaganden kan du börja beräkna hur stor procentandel av tiden du behöver för var och en. Var inte värdefull om den totala procentandelen vid denna tidpunkt; skriv bara bredvid varje åtagande hur mycket tid du rimligen skulle behöva för att göra det bra.

Relaterad: Tips för att hantera dina Trello-brädor

När du har gjort detta kan du lägga till procentsatserna och hitta din totala summa. Det är här de flesta upptäcker att deras totalsumma överstiger 100%.

Att vara realistisk om din tid

Procentlagen dikterar att 100 % av din tid är det maximala du kan ge. Om dina åtaganden kräver mer än detta, är chansen stor att du antingen kommer att prestera dåligt eller att du helt enkelt inte får saker gjorda alls.

Som sådan måste du bestämma vad som måste tas bort från ditt lager, för att du ska prestera bra och hantera din tid ordentligt. Det kan vara utmanande att ta bort saker från den här listan, särskilt om det innebär att hoppa av ett projekt eller säga nej till människor. Det är dock nödvändigt att vara realistisk om vad som är möjligt en viss dag eller vecka.

Du kanske vill ta bort arbetsuppgifter som:

• Du kan enkelt delegera.
• Är ytterligare arbetsuppgifter du inte hinner med, dvs specifika projekt.
• Behövs inte.

För att radera kort på Trello, håll muspekaren över kortet, klicka på Redigera ikonen och välj Arkiv. Fortsätt göra detta tills dina åtaganden utgör 100 % av din tid.

Relaterad: Hur man håller deadlines och slutför uppgifter i tid

Använd ditt engagemangsinventering för uppgiftshantering

Med ditt engagemangsinventering färdigt och redo att köra, är det viktigt att hålla sig till de tidsgränser du har tilldelat varje åtagande. Detta kan enkelt göras genom att sätta uppgifter baserat på varje åtagande.

Låt oss till exempel säga att du tilldelade 15 % av din tid till administration, vilket inkluderar att kolla e-post, skriva anteckningar och skriva mötesprotokoll. Därför bör admintid endast ta upp 15 % av din arbetstid, exklusive raster.

Du kan hantera detta sömlöst på Trello genom att använda brädet du redan har skapat. Du kan skapa en att göra-lista på din Trello-bräda genom att klicka Lägg till en annan lista.För varje uppgift (kort) du lägger till kan du välja Redigera > Redigera etiketter och välj en färg som representerar vart och ett av dina åtaganden. På så sätt kan du spåra hur mycket tid du lägger på var och en.

Om du schemalägga uppgifter i din kalender, du kan enkelt hantera detta genom att ställa in kategorier i din digitala kalender. På Outlook kan du göra detta genom att välja Kategorier på menyfliksområdet och i Google Kalender, högerklicka helt enkelt på din händelse och välj en färg som representerar den kategorin. Genom att göra detta får du en tydlig överblick över din vecka och hur den står sig mot ditt engagemangsinventering.

Relaterad: De bästa gratis prioriteringsmallarna för dina projekt

Med tiden kanske du märker att du behöver justera procentsatserna. Det kan bero på att du har varit för generös med din tid, eller inte tillräckligt generös. Om så är fallet, utvärdera ditt lager och gör ändringar vid behov.

Uppgifter under kontroll

Med en åtagandeinventering får du mycket bättre insikt i hur du hanterar din arbetsbelastning. Det hjälper dig att prioritera ditt ansvar effektivt. Det är lätt att sätta press på sig själv att göra allt, men verkligheten är att ingen kan göra det. Istället för att försöka klämma in allt, ta ett steg tillbaka och titta på vad som finns framför dig.

Sätt gränser på plats under din arbetsvecka så kommer du att kunna prestera bättre på de ansvarsområden som betyder mest. Inte bara det, du kommer att ha fungerande bevis på var din tid spenderas och kunna göra ändringar i den efter behov.

Asana vs. Måndag: Välj det perfekta projekthanteringsverktyget

Asana och Monday är båda populära projektledningsverktyg, men hur jämför de? Ta reda på vilken som är bättre!

Läs Nästa

Om författaren