De 12 bästa funktionerna i Microsoft Access för databashantering

Databashantering kan vara repetitiv och hektisk om du inte använder rätt verktyg. Med Microsoft Access blir det enkelt att underhålla en relationsdatabas.

Läs vidare för att veta mer om Microsoft Access och dess huvudelement och funktioner.

Vad är Microsoft Access?

Microsoft Access är ett robust produktivitetsverktyg som följer med Microsoft 365-sviten. I den här databasen kan du spela in, visa, redigera och spåra data. Du kan till och med upprätta en relation mellan data.

Förutom att lagra en stor mängd information, underlättar det enkel datahämtning och användning på olika plattformar. Microsoft Access stöder även integration med andra verktyg för enkel datasynkronisering. Några av dess huvudkomponenter är tabeller, formulär, rapporter och frågor.

1. Backstage View

Microsoft Access Backstage-vyn är vad du ser när du startar Access-programvaran men inte öppnar en databas. Med Microsoft Access Backstage-vy kan användare utföra många databashanteringsuppgifter, inklusive att öppna en befintlig databas och skapa en ny.

Dess menypanel innehåller kommandon som du kan tillämpa på en databasfil. Från dess filband kan du välja från dess mallar för att skapa en ny fil.

2. Databas

Microsoft Access är ett databashanteringssystem (DBMS) som låter dig skapa och hantera stora databaser. En databas hjälper dig att hålla informationen på ett organiserat sätt.

En databasfil skapad i Microsoft Access 2007 eller senare versioner kommer med filtillägget som heter ACCDB, medan databaser skapade i tidigare Access-versioner kallas MDB.

Vanligtvis lagras alla tabeller i en Access-databas, tillsammans med andra objekt, såsom formulär, rapporter, makron och moduler, i en enda fil.

3. Relationer

Genom att upprätta relationer kan du skapa en koppling mellan två olika tabeller. En relation involverar fält av två tabeller som innehåller motsvarande data.

Relaterad: Hur man skapar relationer mellan flera tabeller med hjälp av datamodell i Excel

Exempelvis kan fältet Student-ID i tabellen Studentdata kopplas till ett fält med samma namn i tabellen Studentresultat. Relationer hjälper till att förhindra att data saknas och snabbt avgöra resultatet av en fråga.

4. Primära nycklar

När det gäller att associera och på ett meningsfullt sätt kombinera data från flera tabeller i Microsoft Access, måste du använda det primära nyckelfältet. Den primära nyckeln för en tabell är den främmande nyckeln i en annan tabell. Man kan lägga till primärnyckelfältet i andra tabeller för att hänvisa tillbaka till primärnyckelkälltabellen.

5. Tabeller

Åtkomsttabeller liknar ett Excel-kalkylblad som innehåller rader och kolumner. Men i Microsoft Access kallas rader och kolumner som poster och fält.

Dessutom lagrar den data annorlunda än ett kalkylblad. Du bör skapa en tabell för att spåra varje typ av information. Denna process kallas normalisering. Det hjälper dig att undvika uppsägningar och gör en databas flexibel.

6. Blanketter

Microsoft Access-formulär låter dig visa, ange och redigera data för en rad i taget. Ett formulär innehåller vanligtvis kommandoknappar och kontroller för att utföra andra uppgifter som att skicka data till ett annat verktyg.

Med hjälp av formulär kan du styra hur någon interagerar med databasinformationen. Du kan hitta verktyg för att skapa formulär på Skapa fliken på Access Ribbon-menyn. Här kan du designa ditt eget formulär genom att designa ett tomt formulär. Men det bästa alternativet är att gå igenom Form Wizard.

7. Rapporter

Du kan använda Access-rapporter för att formatera, sammanställa och presentera data. I allmänhet innehåller den svar på en specifik fråga. Kör en rapport när som helst för att få den uppdaterade databasinformationen.

Det är också möjligt att formatera en rapport för att presentera data på det mest effektiva sättet. Du kan formatera den för att visa, skriva ut, exportera eller skicka som en e-postbilaga.

Relaterad: Vad är Microsoft SharePoint? Funktioner och fördelar med att använda den

8. Frågor

En frågas funktion är att hämta data som uppfyller specifika villkor från tabeller. Du kan också använda den för att utföra vissa fördefinierade beräkningar. På skrivbordsprogrammet Access kan du använda frågor för att uppdatera eller ta bort flera poster samtidigt.

Frågor kan vara av två typer: urvalsfrågor och åtgärdsfrågor. Medan en urvalsfråga tillåter användare att visa, kopiera och skriva ut hämtad data, kan en åtgärdsfråga utföra en uppgift med datan.

9. Makron

Ett makro är ett verktyg som automatiserar uppgifter och lägger till funktionalitet till olika databasdelar, inklusive formulär, rapporter och kontroller. Det är ett program för att automatisera manuella uppgifter som att öppna en rapport, köra en fråga, kopiera och klistra in och formatera tabeller i Access som du gör regelbundet.

Genom att till exempel bifoga ett makro till en kommandoknapp kan du säkerställa att makrot körs när du klickar på den knappen.

Relaterad: Hur man börjar använda makron i Word

10. Moduler

En modul är en uppsättning deklarationer och procedurer som lägger till funktionalitet till din databas. Dessa uttalanden sätts samman som en enhet. Du måste använda VBA-språket för att skriva moduler.

Det kan finnas klassmoduler eller standardmoduler. Klassmodulerna är associerade med formulär och rapporter, medan standardmodulerna inte är kopplade till något objekt.

11. Inmatningsmasker

Inmatningsmasker indikerar det giltiga formatet för ditt inmatningsvärde i ett fält. Den här funktionen är dock endast tillgänglig för Access-skrivbordsdatabaser.

Inmatningsmasker kan säkerställa konsistensen av det angivna värdet, särskilt i värdekänsliga fält som telefonnummer och postnummer. Den innehåller en obligatorisk och två valfria delar, var och en separerade med ett semikolon.

12. Valideringsregler

Du kan använda dessa regler för att validera de uppgifter du anger i en databas. Uttrycksbyggaren kan hjälpa dig att formatera regeln korrekt. Microsoft Access har två typer av valideringsregler:

Fältvalideringsregel

Om du ställer in en valideringsregel för ett fält, hindrar Access dig från att lämna det fältet om du inte anger ett giltigt värde. Anta att du lägger till >=#12/01/2021# i egendomen av Valideringsregeln av datumfältet. I så fall behöver du endast ange datum den 1 december 2021 och senare.

Regel för postvalidering

Du kan använda den för att styra när du kan spara en post. Denna regel tar hänsyn till andra fält i samma tabell och jämför deras värden.

Microsoft Access för hantering av relationsdatabas

När det gäller att hantera en relationsdatabas erbjuder Microsoft Access en sömlös lösning för företagsanvändare. Den här artikeln diskuterade de grundläggande funktionerna i Microsoft Access, läser som du får en grundläggande idé om verktyget.

Om du är intresserad av att lära dig hur du skapar en enkel databas med Microsoft Access, kolla in följande artikel.

Hur man skapar en databas i Microsoft Access: En steg-för-steg-guide

Vill du skapa en enkel databas på Microsoft Access för att vässa dina databaskunskaper? Här är en steg-för-steg-guide om hur du gör det.

Läs Nästa

Om författaren