Hur man skapar en databas i Microsoft Access: En steg-för-steg-guide

Microsoft Access är en GUI-baserad frontend-databasapp som ger kraften hos mjukvaruutvecklingsverktyg och Microsoft Jet Database Engine i en kodfri och lågkodad plattform. Därför är det enkelt att skapa en relationsdatabas i Access.

Den här artikeln visar dig de enkla stegen för att skapa en skrivbordsbaserad Access-databas med hjälp av en mall. Det kommer också att förklara stegen för att skapa en Access-databas från början genom att bygga dina egna formulär, tabeller, rapporter och andra objekt.

Använda mallar för att skapa en databas i Microsoft Access

Microsoft ger dig tillgång till flera produktionsklara Access-databasmallar. Du kan använda dessa mallar utan modifiering eller anpassa dem lite för varumärkessyfte.

En Access-databasmall kommer med alla nödvändiga objekt som en funktionell databas behöver. Du hittar till exempel tabeller, frågor, makron, rapporter och formulär i valfri mall som du väljer.

Du kan välja vilken databasmall som helst för att komma igång med Microsoft Access databas. Så här gör du:

1. Öppna Microsoft Access på din bärbara eller stationära dator.
2. Du bör se startskärmsvyn för Access.
3. Klicka på Ny på den vänstra panelen.
4. Du bör se många Access-databasmallar.
5. Använd sökrutan för att leta efter onlinemallar om du inte hittar det du letar efter.
6. Mallöversiktsfönstret öppnas när du väljer en mall.
7. Här kan du ändra Filnamn och filsökväg.
8. Klick Skapa att bygga databasen. Den öppnas automatiskt.
9. Du kommer att se välkomstskärmen. Klicka på Komma igång att använda databasen.
10. Den vänstra navigeringsrutan visar alla databasobjekt som tabeller, frågor, formulär och så vidare.
11. Du kan börja skriva in projektuppgifter genom att klicka på Ny uppgift i formuläret Uppgiftslista.
12. Du kan dubbelklicka på Uppgifter under menyn Tabeller till vänster för att granska den råa databasen.
13. Klicka på Stäng (X) knappen i det övre högra hörnet under menyfliksområdet för att stänga alla öppna databasobjekt.

Hur man skapar en databas i Microsoft Access från grunden

Även om Access-databasmallar sparar lite tid, låter det dig inte dyka djupt in i hur en databas fungerar. Du måste skapa en databas från en tom Access-fil med dina egna data, tabeller, formulär och andra delar. Ladda ner detta exempel på Access-databas att börja bygga ditt eget.

Relaterad: Hur man lär sig Microsoft Access: Gratis onlineresurser

Du kan börja skapa din egen Access-databas genom att följa dessa enkla steg:

1. På menyfliksområdet Access, klicka på Fil flik.
2. Du kommer att se Tom databas alternativ. Klicka på det.
3. Ändra namn och sökväg i Tom databas översikt fönster.
4. Klicka på Skapa knappen för att bygga och öppna den tomma databasen.

Den tomma databasen är grunden. Du måste lägga till data och databasdelar för att göra det till en fungerande databas. Följande avsnitt visar stegen för att lägga till grundläggande databasdelar av Access:

1. Lägg till en tabell

Den tomma databasen lägger automatiskt till en tabell, Bord 1. Tabellen i databladsvyn liknar ett Excel-kalkylblad. Access använder dock termen Fält för kolumner och Record för rader.

Om du vill lägga till en ny tabell i din databas:

1. Klicka på Skapa fliken på menyfliksområdet.
2. Du kommer att se sex sektioner av databasdelar som applikation, tabell, fråga, formulär, rapport och makro.
3. Klicka bara på Tabell att skapa Tabell 2.

Relaterad: Hur man skapar relationer mellan flera tabeller med hjälp av datamodell i Excel

2. Lägga till data i tabeller

Även om Access-databasen ser ganska lik ut som Excel, är det annorlunda att lägga till data. Här är stegen som du bör försöka lägga till data i en tabell:

1. Det första fältet visas som ID. Dubbelklicka på det för att byta namn på det till Record ID.
2. Klicka nu på Klicka för att lägga till och välj datatyp. Datatyp låter Access veta vilken typ av poster du kommer att lagra i det fältet.
3. Välja Kort text för fält som förnamn, efternamn, adress osv.
4. För att lägga till fält och datatyper snabbare, klicka på Designvy ikonen i det nedre högra hörnet.
5. Du kan lägga till Fält namn och Data typ sida vid sida.
6. Nu är det dags att lägga till poster. När du lägger till en post nedan Förnamn, kommer Access att tilldela Primär nyckel 1 i cellen nedan Record ID.
7. Primära nycklar är unika för varje post. Access använder det för att bygga tabellrelationer.

3. Lägg till ett formulär

Formulär hjälper dig och dina teammedlemmar att lägga till data snabbt. Det gör också datainmatning enklare. Replikera följande steg för att bygga ett formulär:

1. Välj en databastabell för formuläruppbyggnad.
2. Klicka på Skapa fliken på menyfliksområdet.
3. Klicka på Form.
4. Access skapar automatiskt ett formulär baserat på tabelldata.
5. Formuläret kommer även att visa data från andra länkade tabeller.
6. Klicka på Nytt (tomt) rekord knappen längst ner i formuläret för att ange nya kunduppgifter.
7. Om du nu försöker stänga formuläret kommer Access att be dig spara och byta namn på formuläret.

4. Lägg till och kör en fråga

Att köra en fråga och hämta data är en viktig uppgift som du kan utföra i din Access-databas. Du kanske vill prova dessa steg:

1. Från Skapa fliken på menyfliksområdet, klicka på Frågedesign.
2. Dubbelklicka på tabellerna som du vill hämta data från genom frågor.
3. Dubbelklicka på de fält som du vill inkludera i din fråga från varje tabell.
4. Du kan också lägga till kriterier för varje fält för att visa specifika data.
5. Lägg till kriterier för Beställning fylld genom att ange ett likhetstecken (=) följd av Ja.
6. Om du byter databasen till databladsvy körs frågan och hämtas kunddata för fyllda beställningar.

5. Lägg till en rapport

Du kan skapa strukturerade rapporter för din Access-databas. Längre fram ger rapporter viktiga insikter om projektet eller arbetsflödet. Enkla steg för att skapa en rapport:

1. Välj den tabell som du vill skapa en rapport för.
2. Klicka på Rapportera från Skapa fliken på menyfliksområdet.
3. Högerklicka på ett fält och välj Ta bort kolumn för att ta bort eventuella fält.
4. Klicka på i det nedre högra hörnet Förhandsgranskning för att visualisera din rapport.
5. Stäng rapporten och Access ger dig möjlighet att spara den.

Använd Microsoft Access för kraftfulla databaser

Du kan skapa en fullt fungerande databas på Microsoft Access genom att följa de ovan nämnda stegen. Använd sedan din databas för att hantera många arbetsrelaterade saker som klienter, projektdata, intäktsdata, innehållshistorik och så vidare.

Även om det har lite av en inlärningskurva, kommer dina ansträngningar säkert att ge dig bättre möjligheter. Du kan improvisera ditt arbetsflöde med en systematisk databas. Eller så kan du lägga in skickligheten i ditt CV för att leta efter ett högbetalt jobb i välrenommerade teknikföretag.

10 kända teknikföretag som låter dig arbeta på distans

Företag blir mer öppna för idén om distansarbete. Men vilka teknikföretag låter dig arbeta utanför kontoret?

Läs Nästa

Om författaren