8 avancerade databasfunktioner om idén du bör använda

Du kanske använder Notion-sidor för att skapa no-code-databaser med hjälp av Notion-funktioner som List, Table, Gallery, Calendar och Board. Notions databasfunktioner på nästa nivå kan dock öka dina uppgifter, resurshantering och övergripande projektproduktivitet.

Dessa funktioner på hög nivå låter dig inte bara organisera projektdata i databaser. Du kan skära och tärna dina data eller använda formler för att upptäcka mönster. Läs vidare för att ta reda på om dessa avancerade funktioner och deras fördelar.

1. Hantera databasegenskaper

Att organisera en enorm samling av data blir enkelt med dataegenskapsfunktionen Begrepp. Du måste lägga till en ny dataegendom för klassificeringsändamål. Lägga till en dataegenskap ger också en ny kontext till datan. Du kan till exempel lägga till databasegenskaper som uppgiftsägare, förfallodatum, senast redigerade tidsstämplar, relevanta webbadresser och så vidare.

Du kan också använda databasegenskaper för datamanipuleringsarbete. Till exempel, om data har flera egenskaper som text, nummer, person, e-post och telefon, visas den i olika scenarier om du väljer en relevant filtreringsegenskap.

Det finns två typer av databasegenskaper, nämligen grundläggande och avancerade egenskaper. Bland de 12 grundläggande egenskaperna är de vanligaste E-post, Telefon, Text, URL, Datum och Filer & media. Tvärtom, Formula, Relation och Rollup är vanliga bland de totalt sju avancerade egenskaperna.

Med Notion kan du hantera egenskaper på många sätt, som att lägga till en ny, ta bort en befintlig, dölja, visa och ordna om.

Relaterad: SQL vs. NoSQL: Vilken är den bästa databasen för ditt nästa projekt?

2. Databasfilter

När du har lagt till några egenskaper i din datamängd kan du filtrera din databas för att fokusera på en specifik sektion. Du måste välja en filteregenskap. Filterfunktionen fungerar på har eller inte har logik.

Du kan skapa ett nytt filter från Lägg till ett filter alternativet för Filtrera menyn ovanför databasen. Du kan skapa komplexa eller enkla filter beroende på strategin för datahämtning.

Det kan vara möjligt att du behöver använda samma filter flera gånger. Du kan också kopiera databasen och skapa en ny för just den filtervyn för att spara tid.

Du kan skapa kapslade filter upp till tre lager. Kapslade filter låter dig också lägga till OCH och ELLER logik. De Lägg till en filtergrupp alternativ från Filtrera menyn låter dig skapa kapslade filter.

3. Sortering av databaser i realtid

Du kan organisera dina data kopplade till olika egenskaper i stigande och fallande ordning genom att använda Sorteringsfunktionen i Notion. Sortering är särskilt användbart för att beställa data, innehåll eller uppgifter beroende på de kända egenskapstyperna.

Låt oss till exempel säga att du vill veta dagens prioriterade uppgifter. Du kan sortera din uppgiftstabell efter prioritet för att veta vilka uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet. Du kan också använda andra sorteringsfunktioner som alfabetisk, senast redigerad och så vidare.

Sorteringsfunktionen tillämpar olika logik för egenskapssortering beroende på egenskapsvärdet. Till exempel kommer egenskaperna Text och Namn att visa ett alfabetiskt sorteringsalternativ. Å andra sidan kommer nummeregenskapen endast att erbjuda numerisk sortering.

4. Tillämpa databasrelationer

Relationsfunktionen i Notion sparar tid genom att minska ansträngningen för att hantera flera databaser för alla projekt. Den kopplar samman alla databaser så att du kan hämta den nödvändiga insikten från vilken databas som helst i samma projekt.

Dessutom kan du utföra en global analys av data genom att koppla ihop alla databaser från olika avdelningar. Att tillämpa databasrelationer i Notion är ganska enkelt och involverar ingen kodning. Skapa den perfekta relationsdatabasen utan kod på Notion med bara några klick:

1. Lägg bara till en Relation egenskap i databasen där du vill länka de andra databaserna.
2. Notion visar vilka databaser du kan välja.
3. I egenskapsvärdesektionen väljer du den datarad som du vill länka till den för närvarande valda datan.

Relaterad: Hur man skapar relationer mellan flera tabeller med hjälp av datamodell i Excel

5. Aggregera data med hjälp av samlade data

Rollup är en annan viktig funktion som hjälper dig att hämta viktig data i alla anslutna databaser av Notion. Du kan till exempel använda sammanställningsfunktionen för att uppskatta den totala slutförandetiden för projektet utan att manuellt räkna de länkade uppgifterna.

Rollup erbjuder också andra beräkningar som Räkna alla, Räkna värden, Räkna tomma, Procent inte tomma, och så vidare. I likhet med Relation-funktionen är Rollup också en kodfri funktion. Du kan skapa en sammanställning i bara tre steg, nämligen att välja en relation, egendom och beräkna.

En kraftfull funktion i Notion är databaslänkning. Funktionen länkad databas gör att du kan visa en bit av datatabellen i olika arbetsytor. Om du har olika teamarbetsytor på Notion är detta den perfekta funktionen för att visa upp arbetsuppgifter på teamnivå.

Du kan också använda separata filter i den länkade databasen utan att göra några visuella ändringar i den överordnade databasen. Du kan också använda sorteringsfunktioner. De länkade databaserna visar ett tvåvägsutdrag av den överordnade databasen. En länkad databas får sina data från samma källa men har olika vyer, sorteringar och filter.

Om du gör ändringar på innehåll eller egenskapsnivå i någon av de länkade databaserna, kommer källdatabasens innehåll också att återspegla dessa ändringar.

7. Beräkningar och funktioner

Notion-databasen ger dig tillgång till enkla och komplexa matematiska beräkningar. Du kan skapa din egen formel och köra den i din databas för att skapa rapporter eller prognoser för dina projekt.

Du måste lägga till en Formula-egenskap till din databas. Sedan kan du köra alla möjliga funktioner och beräkningar genom att inkludera andra egenskaper i databasen. När du har lagt till Formelegenskap, kan du klicka på valfri rad för att ta fram Formel meny. Den här menyn har avsnitt som Egenskaper, Konstanter, Operatörer och Funktioner.

8. Databasmallar

Databasmallar tar bort besväret med datainmatning och gör dig mer produktiv när du arbetar med Notion-databaser. Dessa mallar säkerställer att du eller dina teammedlemmar följer en enhetlig datainmatningsstruktur.

Du kan skapa en databasmall en gång för specifik data som att skicka in felrapporter, mötesförfrågningar, personliga journaler, etc. För vanligt arbete, välj helt enkelt den här mallen och ange endast data. Egenskaper och strukturer kommer automatiskt att visas på databasmallar.

Extrahera viktiga insikter från din idédatabas

Nu när du känner till några högnivåfunktioner i Notion-databassystemet kan du använda dessa på dina Notion-sidor och wikis utan ansträngning. Dessa är viktiga verktyg för att länka datamängder och skapa mönster för att gissa det framtida tillvägagångssättet.

Låt inte din Notion-databas bli ytterligare ett objekt på din tekniska stack. Manipulera databaserna på det sätt som du vill skapa mervärde till dina agila produktivitetsmål.

De 9 bästa agila produktivitetsverktygen för fjärr- och hybridteam

Vill du veta vilket agilt projektledningsverktyg som är rätt för ditt team? Ta reda på den här listan över de bästa smidiga produktivitetsverktygen.

Läs Nästa

Om författaren