Hur man väljer ett idealiskt rapporteringsverktyg: 8 funktioner att leta efter

Även om rapporteringsverktyg har blivit en avgörande del av affärsbeslut, kanske du inte har använt några förrän nu. Dessa appar kan tillhandahålla rapporter om alla föredragna frågor eller ämnen.

Eftersom de organisatoriska kraven och verktygsfunktionerna kan variera måste du välja programvaran noggrant. I den här artikeln kan du lära dig om rapporteringsverktyg och hur du kan välja det perfekta verktyget för ditt team eller din organisation.

Som namnet antyder tillhandahåller rapporteringsverktyg rapporter till organisationer genom att analysera och strukturera nödvändig data från olika källor. Dessa verktyg hjälper team och organisationer att fatta databaserade beslut genom att visa upp all information på ett ställe. Som ett resultat kan du snabbt hitta nödvändig information.

Med sådana verktyg behöver teamen inte samla in data manuellt. Istället kan de investera den tiden i något mer produktivt. Beroende på typ av organisation kan rapportverktyg generera olika rapporter som försäljningsrapport,

uppgiftsresultatrapport, budgeteringsrapport, teameffektivitetsrapport, etc. Användare kan också anpassa affärsrapporterna baserat på de specifika frågor de har.

Det blir ofta svårt att välja rätt verktyg då det finns olika rapporteringsappar på marknaden. Här är de bästa funktionerna som ett rapportverktyg bör ha:

1. Datavisualisering

Rapporterna som ett rapportverktyg genererar bör kunna ge dig insikter på ett ögonblick. Ett rapportverktyg bör ha flera typer av datavisualisering.

Kunder och team kan ha olika krav på hur de vill visualisera sin data. Därför, ju fler visualiseringsvariationer ett rapporteringsverktyg har, desto bättre.

Vissa datavisualiseringsmetoder är cirkeldiagram, segmentdiagram, tidslinjediagram, linjediagram, datakartor, punktdiagram, Venn-diagram, etc. När du har en mängd olika visualiseringar tillgängliga i rapporteringsverktyget kan du välja den som bäst passar dina behov och komfortnivå.

2. Dra-och-släpp-rapportering

Om du använder ett verktyg för att skapa en rapport bör du kunna lägga till komponenter utan problem. Dra-och-släpp-funktionen har blivit ett måste för alla sofistikerade rapporteringsverktyg. Den här funktionen gör det möjligt för vem som helst att inkludera data, visualiseringsmodeller eller andra element i en instrumentpanel.

Dina lagkamrater behöver inte ens någon utbildning i att skapa rapport om de kan dra och släppa element i instrumentpanelen. När instrumentpanelen innehåller allt du vill, är det enkelt att fylla i en rapport från den.

3. Interaktiva rapporteringsinstrumentpaneler

Det finns inget alternativ till en intuitiv och interaktiv instrumentpanel för ett rapporteringsverktyg. Det är platsen där rapporteringsverktygen visar sina data. Din app bör vara interaktiv för att hitta den data du vill ha med hjälp av olika filteralternativ.

Samtidigt hjälper den här funktionen dig att se data från olika perspektiv. Det hjälper dig också att tillhandahålla transparent och kompakt affärsdata i rapporten, avgörande för att fatta välinformerade beslut.

4. Statiska rapporter

Statiska rapporter avser rapporter som innehåller data från en specifik tidpunkt. Den här rapporten visar information om en förutbestämd period för att vägleda dig att fatta rätt beslut. När du väljer ett rapporteringsverktyg måste du se till att det kan ge en statisk rapport.

Du behöver den här rapporten för att diskutera de anställdas prestationer under en månad eller framstegen i ett projekt. Även om bra rapporteringsprogram bör ha en statisk rapporteringsfunktion, bör detta inte vara den enda faktorn du bör fokusera på. Den ska också kunna erbjuda realtidsrapporter.

Relaterad: Vad är universell rapportering i Asana? Varför ska du använda det?

5. Liverapportering

Alla rapporter du skapar med ett rapportverktyg utan att ange att det är statiskt är en realtidsrapport. En realtidsrapport ger dig den mest uppdaterade informationen, nödvändig för att ta uppdaterade och relevanta beslut. Ditt rapportverktyg bör också kunna generera realtidsrapporter.

Korrekta data säkerställer att du fattar kloka affärsbeslut. Genom att ha tillgång till realtidsdata kommer varje teammedlem att vara på samma sida. Förutom att hjälpa dig att utvärdera statistik och prestanda, minskar den här rapporten också förseningar i arbetsflödet.

Skaffa ett rapporteringsverktyg som kan erbjuda dig liverapportering om vilket ämne som helst för att optimera lagets mål och skapa strategier för framtiden.

6. Stöd för integrationer

Det finns inget enskilt verktyg i världen som kan uppfylla alla krav i en organisation. Därför behöver moderna företagsorganisationer ett anslutet ekosystem av flera appar för att utföra alla uppgifter effektivt. Genom att integrera olika verktyg kan du hålla dem synkroniserade.

Ditt rapportverktyg bör också erbjuda en integrationsmöjlighet med många andra appar. Integrationen kommer att göra datainsamling och analys automatiserad och problemfri.

Innan du väljer en rapportapp för ditt team, kolla in dess lista över appar som stöds för integration. Välj det bara om listan innehåller alla större appar du använder. Ett bra rapporteringsverktyg bör också erbjuda e-postintegration och låta dig dela rapporten med andra via e-post.

7. Flexibilitet för anpassningar

Ingen vill se rapporten i samma format vid varje möte. Du kan alltid lägga till en touch av kreativitet och innovation till dina rapporter genom att anpassa dem.

Rapporteringsverktyget du väljer bör erbjuda dig fullständig flexibilitet att ändra det. Du bör kunna ändra färger, tabeller, layouter och andra element enligt ditt varumärke. När du genererar en rapport för din kund kommer du att öka ditt värde för kunden genom att anpassa den utifrån din varumärkesimage.

8. Färdiga mallar

Att skapa en rapport från grunden kan vara svårt, särskilt när det är ont om tid. I sådana situationer bör en rapportmall komma till användning. Om ditt rapportverktyg har inbyggda mallar för olika ändamål kan du enkelt välja en och komma igång med den.

Att göra en rapport kan ta mycket av din tid och ansträngning. Du kan spara dessa båda genom att använda mallarna. Allt du behöver göra är att välja en mall och länka den till dataresursen. Verktyget kommer att placera data på rätt plats och din rapport kommer att vara klar på kort tid.

Att välja rätt rapporteringsverktyg för ditt team är nyckeln till ett snabbt och korrekt beslutsfattande. Nu när du vet vilka funktioner ett rapporteringsverktyg bör ha, välj din programvara klokt.

Med dessa appar kan du alltid analysera och hantera ditt teams produktivitet. Rapporteringsverktyg är den avgörande teknikstacken i alla projekt, oavsett om ditt team arbetar på plats eller från avlägsna platser.

De 10 bästa tipsen för att effektivt hantera ett fjärrteam

Tycker du att det är svårt att hantera ett team som arbetar på distans? Prova dessa bästa tips för en organiserad fjärrstyrning av team.

Läs Nästa

Om författaren