Hur man skapar en professionell faktura från grunden: 5 enkla steg

Fakturering är en viktig del av frilansande. Det är ett bevis på ditt hårda arbete och den tid du investerat i att hjälpa dina kunder med dina fantastiska tjänster. Även om fakturering kan automatiseras, kanske du inte har tillräckligt med budget för att spendera på dyra bokföringsprogram.

Dessutom kommer det inte att hjälpa ditt varumärke att sticka ut att använda samma gamla fakturamallar som alla andra använder. I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en faktura från början för att fakturera dina kunder – en som är unik för dig och representerar ditt varumärke.

Steg 1: Skapa en lista över det väsentliga

En faktura innehåller följande viktiga detaljer:

1. Företagsinformation för båda parter: Mejl, telefonnummer, adresser osv.
2. Fakturanummer: Ett unikt nummer för att identifiera fakturan (exempel: #1001).
3. Utgivningsdatum: Datumet då du utfärdade fakturan.
4. Förfallodatum: Datumet då kunden ska betala dig.
5. Beskrivning: En kolumn som innehåller alla tjänster du levererat till kunden.
6. Pris: Dina avgifter per enhet av varje levererad tjänst.
instagram viewer
7. Kvantitet: Antalet enheter av din tjänst som kunden köpte (exempel: 10 artiklar).
8. Total: Totalkostnad för varje levererad tjänst, dvs pris multiplicerat med kvantitet.
9. Delsumma: Totalkostnad för alla serviceartiklar tillsammans före justeringar.
10. Beskatta: Skatt betalas (om någon) av kunden vid köp av dina tjänster. Rådfråga din revisor för att guida dig genom denna process.
11. Belopp som ska betalas: Den slutliga kostnaden som kunden kommer att stå för i utbyte mot dina tjänster efter alla justeringar.
12. Betalningsinformation: Alla betalningssätt som du accepterar, inklusive dina kontouppgifter.
13. Villkor: Villkoren som du och din kund kom överens om innan affären gjordes.

Här är ett tips: Det är en bra idé att inkludera en liten tacksamhetsgest på din faktura. Något så litet som "Tack för ditt företag" tillför mycket personlighet till din faktura. Det låter din kund veta att du ser fram emot att göra affärer med dem igen.

Var också försiktig när du ger rabatter. Nybörjare frilansare frestas ofta att ge stora rabatter till sina kunder i hopp om att de ska stanna kvar. Men detta kan resultera i motsatt effekt eftersom kunder kan uppfatta ditt ursprungliga pris som en felaktig framställning av värdet du levererar.

Relaterad: Saker som kunder letar efter när de anställer frilansare

Steg 2: Lägg till dina varumärkesidentifierare

Det som skiljer en bra faktura från en medioker är hur väl den är utformad. Den senare kan innehålla alla väsentliga delar men ser otroligt tråkig och oinspirerande ut. Om den görs rätt kan din faktura fungera som ett subtilt marknadsföringsverktyg utöver att vara ett juridiskt dokument.

Du kan göra detta genom att använda dina varumärkesidentifierare som din logotyp, typografi och varumärkesfärger. Genom en smart kombination av färg, typsnitt och syntax kan du påverka din kunds humör när de tittar på din faktura och riktar uppmärksamheten mot de viktigaste delarna.

Relaterad: Hur man skapar en anpassad färgpalett i Adobe Photoshop

Steg 3: Slutför mallens layout

När du har lagt till dina varumärkesidentifierare är nästa steg att slutföra layouten på din faktura. Det innebär att ordna allt så att alla delar av fakturan kompletterar varandra. Målet här är att skapa en anpassad mall som kan användas på obestämd tid.

En bra mall är en som är organiserad, vacker, korrekt och oändligt återanvändbar. Oroa dig inte, du behöver inte vara grafisk designer för detta. Bara en grundläggande förståelse för design och nyfikenhet att experimentera räcker. Du kan också titta på mallar online för inspiration.

Relaterad: Grundläggande designelement och hur man använder dem

På tal om designers kan det vara en bra idé att anlita en för denna process. De kan hjälpa dig att använda dina varumärkesidentifierare på ett sätt som du kanske inte hade föreställt dig och bättre ordna din faktura. När allt kommer omkring är det mycket billigare att anställa någon en gång än att betala en vanlig prenumerationsavgift för bokföringsprogram.

Kom ihåg att din mall är tänkt att vara en blandning av design och data. Det betyder att den korrekt ska visa alla nödvändiga detaljer på din faktura och fortfarande se presentabel ut. Detta är vanligtvis svårt att få till rätt vid första försöket, så var inte rädd för att förstöra saker och ting; lär dig genom försök och misstag.

Steg 4: Fyll i detaljer och kontrollera efter fel

Informationen som finns på en faktura är mycket viktig, både ur juridisk och professionell synvinkel. En faktura som innehåller felaktig information är en omedelbar röd flagga för kunder och kan skada eller till och med avsluta din relation med dem.

Tre saker att vara särskilt uppmärksam på är det slutliga beloppet, dina betalningsmetoder och de överenskomna villkoren. Kom ihåg att ingen gillar överraskningar på en faktura. Ju lättare du gör det för din kund att betala dig, desto mer sannolikt är det att du får din betalning i tid.

Steg 5: Skicka fakturan till din kund

När allt är på plats (förmodligen efter många revisioner), skicka fakturan till din kund. Se till att du inte har använt redigerbara dokumentformat som .docx och valt .png eller .pdf istället. Den förstnämnda lägger till förvirring och misstro till handeln om någon part ändrar dokumentet senare.

Relaterad: Klients röda flaggor som alla frilansare bör vara medvetna om

Om du skickar en faktura till en ny kund och inte vet vad du ska skriva i e-postmeddelandet, använd den här mallen:

Hej [klient],

Tack för att du valde [ditt företagsnamn] för dina krav. Bifogat till detta e-postmeddelande hittar du din faktura för arbetsartiklarna levererade på/under [leverans av arbetet].

Hör gärna av dig om du har några tvivel eller behöver förtydliganden om något, vi hjälper gärna till. Ser fram emot framtida samarbeten.

Skapa en minnesvärd faktura

Du kanske tycker att det inte är värt att lägga tid på att utforma en faktura eftersom du trots allt inte får betalt för det. Så varför bry sig om att skapa en anpassad mall när du bara kan använda en färdig?

Även om det är sant, notera att en anpassad faktura är ett subtilt men ändå starkt marknadsföringsverktyg. Det signalerar inte bara kompetens och professionalism, utan sätter också ditt varumärkes prägel på varje ny kund – vilket gör dig minnesvärd.

Hur man blir en framgångsrik frilansare: 8 grundläggande färdigheter

Vill du veta hur man blir en framgångsrik frilansare? Här är några nyckelfärdigheter som du behöver!

Läs Nästa

Om författaren