De 12 bästa sätten att förbättra projektledningseffektiviteten

Om du är en del av ett projektledningsteam finns det ingen övre gräns för produktiviteten. Det finns alltid utrymme för att förbättra din effektivitet.

Även om olika verktyg kan hjälpa dig, bör alla inblandade i ett projekt följa några metoder för att utföra uppgiften skickligt. Använd följande metoder idag för att förbättra din effektivitet när du arbetar med ett projekt.

1. Planeringsstadiet är avgörande

Planering är nyckeln till projektledning. Ett noggrant planerat projekt kommer inte bara att säkerställa dess framgång. Det kommer också att bekräfta att varje teammedlem gör rätt uppgift vid rätt tidpunkt.

Under detta skede, överväg alla krav från klientens sida för att skapa specifika mål.

Fortsätt sedan med att beskriva dina uppgifter och fördela dem mellan dina lagkamrater. Innan du tilldelar uppgifterna till gruppmedlemmarna, kontrollera om de är bekväma med sina roller.

Relaterad: De bästa gratisapparna för uppgiftsplanering

2. Effektiv kommunikation

Först när kommunikationen mellan intressenterna är tydlig kan man arbeta med full effektivitet. Se till att projektmedlemmarna är på samma sida med kunderna och deras lagkamrater.

Beroende på projektkraven kan du förlita dig på synkroniserad eller realtidskommunikation. Oavsett om du kommunicerar verbalt eller nonverbalt bör korrespondensen vara tydlig.

Varje felkommunikation kan skada din produktivitet och orsaka förseningar i projektet. Du kan använda Slak för transparent och dokumenterad kommunikation.

3. Skapa kunskapsbas

Även om du har smidig kommunikation mellan kollegor, kommer flera lagkamrater att be någon om samma information vara kontraproduktivt. För att göra processen med datadelning enkel bör du skapa en kunskapsbas eller datahub på appar som Bitrix24.

Samla alla nödvändiga data och instruktioner i en kunskapsbas och ge tillgång till den för varje projektmedlem. Du kan också skapa förklarande utbildningsvideor för att hjälpa nya projektmedlemmar utan att slösa tid.

4. Hantera och budgetera projekttid

Tid är en avgörande essens i ett projekt. Projektförseningar kan göra att du förlorar värdefulla och långsiktiga kunder. Därför bör du budgetera tid i början av projektet för att säkerställa teamets fulla effektivitet.

Använd I god tid app för att registrera den tid det tar att slutföra varje milstolpe och uppgift. Förutom att spåra effektivitet och produktivitet kan appen också hjälpa dig att tillhandahålla fakturor till kunder.

5. Gör projektfiler tillgängliga

Varje projekt innebär att skapa och dela hundratals dokument och pappersarbete. Vissa dokument behöver också samarbeta i realtid. En gruppmedlem som väntar på tillstånd att komma åt en fil kommer bara att bidra till förseningar och ineffektivitet.

Du kan använda vilket innehållshanteringssystem som helst Microsoft SharePoint som låter dig lagra i ett centralt arkiv. Se till att systemet har funktioner som olika behörighetsnivåer, versionskontroll och revisionsfunktion.

6. Förbered dig på att hantera risker

Inget projekt är fritt från potentiella risker. Omotiverade problem under mitten av ett projekt kan hämma effektiviteten. Därför är det obligatoriskt att gå igenom riskbedömningsprocessen innan man arbetar med projektet.

Med SWOT app, kan du identifiera riskerna och förstå vilken skada dessa kan orsaka. Diskutera med uppdragstagarna för att hitta en lösning för att hantera risken om den inträffar.

7. Dokumentera alla data

Dokumentation hjälper dig att öka ett teams ansvarighet och effektivitet. Har du deltagit i ett Zoom-möte? Cirkulera mötespromemorian i skriftlig form. Har du fattat ett muntligt beslut? Dokumentera det i ett e-postmeddelande och skicka det till alla inblandade.

Dokumentation hjälper dig att ta reda på de utmaningar ett team möter under ett projekt. Dessa kommer att fungera som vägledning för dina framtida projekt också. Du kan använda Asana uppgiftskommentarsystem för att systematiskt lagra all information relaterad till en specifik uppgift.

8. Välj projektteamet klokt

Många människor kan vara en del av din organisation, men du måste acceptera att inte alla är lämpliga för varje projekt. Olika projekt kräver olika kunskaper och erfarenheter. Det är därför att välja rätt personer för ett projekt hjälper dem att anstränga sig maximalt.

Om du anlitar en kreativ skribent för ett tekniskt innehållsskrivande projekt kommer de inte att kunna arbeta effektivt även om de vill. Att välja rätt person kommer att se till att man kan utnyttja sin talang.

9. Belöna den presterande teammedlemmen

Att nå små milstolpar i tid banar vägen för ett snabbt slutförande av hela projektet. Endast ett motiverat och produktivt team kan hjälpa dig att uppnå milstolpar och projektmål.

Även om alla får betalt för sitt jobb, kan belöningar och uppskattning säkert inspirera en person att arbeta bättre. Genom att belöna teammedlemmar när de har uppnått en milstolpe kommer inte bara mottagaren att vara motiverad, utan andra teammedlemmar kommer också att arbeta hårt för att tjäna belöningen nästa gång.

10. Var öppen för feedback och förslag

Konstruktiv feedback från dina lagkamrater kan hjälpa dig att hitta de svaga punkter som du inte känner till. Om du menar allvar med att förbättra din produktivitet måste du vara positiv till kritik och förslag. Feedback från olika personer hjälper dig att förbättra dig själv.

För att samla in feedback diskret är det en bra idé att skapa ett anonymt enkätformulär. Du kan göra en enkätformulär gratis med hjälp av Google Formulär och sprida länken mellan kollegor. De kan dela sin feedback och förslag utan att avslöja sin identitet.

Relaterad: Google Formulär vs. Microsoft Forms: Vilken ska du använda?

Att automatisera projektledningsuppgifter kan förbättra effektiviteten på många sätt. Du kan använda alla projektledningsverktyg som finns på marknaden. Innan du väljer det, se till att appen kan uppfylla vad ditt projekt kräver.

Om ditt team till exempel arbetar med mjukvaruutveckling, kanske du vill välja verktyg som stödjer agil projektledning. Nuförtiden kräver de flesta projekt att du är tillgänglig när du är på språng. Därför måste verktygen du väljer för projektet ha en mobilversion.

12. Lär känna din produktivitet och improvisera

Slutligen bör du ständigt spåra din produktivitet för att lära dig dina nackdelar och förbättra dem. Använda ett robust uppgiftshanteringsverktyg som Trello kommer att informera dig om framstegen för enskilda uppgifter och det övergripande projektet.

Samtidigt kan apparna visa dig effektiviteten hos enskilda medlemmar genom att jämföra de timmar de spenderar för att uppnå ett mål. Man kan också göra en självutvärdering för att ta reda på områden som behöver förbättras.

Slutför dina projekt effektivt

Nu när du känner till några av de bästa metoderna för att öka effektiviteten bör implementering av dessa visa ökad produktivitet. Moderna projekt kräver maximal effektivitet från sina teammedlemmar.

Det är fördelaktigt att bygga en kultur av kontinuerligt lärande för att förbereda ditt team för att anta utmaningarna i framtida projekt. Utsätt dina teammedlemmar för en intern kunskapsbas eller online-projektledningsutbildning för ömsesidig nytta.

De 8 bästa onlinekurserna i projektledning

Om du vill höja din kompetens och lära dig något nytt, här är de åtta bästa gratis och betalda projektledningskurserna online.

Läs Nästa

Om författaren