Hur man håller deadlines och slutför uppgifter i tid: 8 tips

För många är deadlines en fruktansvärd fråga. Du kan skjuta upp tills deadline närmar sig och misslyckas med att slutföra uppgiften i tid trots dina ansträngningar i sista stund.

Missade deadlines kan ha en negativ inverkan på din produktivitet och intryck i både personliga och professionella liv. Kolla in punkterna som förklaras här för att ta reda på hur du enkelt kan klara varje deadline.

1. Skapa många små milstolpar

Leder komplexa och tidskrävande uppgifter dig till att skjuta upp? Om ja, då är du inte ensam. Ibland känns ditt sinne överväldigat och demotiverar dig att arbeta till sista stund.

Det är därför du måste dela upp dina ambitiösa mål i mindre milstolpar. Om ditt mål till exempel är att slutföra en 50-sidig uppgift kan du dela upp den i små kapitel och arbeta med ett kapitel vardera.

När du väl gör detta kommer ditt undermedvetna inte att kännas överbelastat. Istället kommer de små deadlines att verka hanterbara och motivera dig att komma igång med arbetet. När du fortsätter att uppnå alla små milstolpar en efter en, blir det inte svårt att nå det stora målet.

2. Hitta en motiverande partner

Att arbeta ensam är svårt – särskilt när det innebär en komplex uppgift. Samtidigt som att arbeta ensam ger dig frihet, kan du också bli någon utan motivation att slutföra arbetet. Eftersom du inte är ansvarig inför någon om dina personliga deadlines, kan missade milstolpar bli vanligt.

Om du har problem med att hantera dina självpåtagna deadlines kan du alltid involvera någon annan. Det skulle vara trevligt att ha någon som känner till dina deadlines. Denna ansvarspartner kan vara någon från din familj eller vänner.

För att avsluta läsningen av ett kapitel kan ni gå in i en klasskamrat och studera tillsammans. Om du inte kan hitta en partner kommer det att vara inspirerande att ens veta om någon som uppnått samma milstolpe.

3. Håll alltid koll på framstegen

Att göra framsteg genom att spåra en daglig vana hjälper dig att slutföra en uppgift i tid. Även om du anger en deadline betyder det inte att du kommer att avsluta den sista dagen. Detta innebär att du kommer att arbeta med projektet i flera dagar för att slutföra det innan deadline.

Du kanske inte är lika produktiv under alla dessa arbetsdagar. Men att regelbundet följa framstegen hjälper dig att identifiera luckorna och låta dig kompensera för dina svaga punkter.

Du kan använda MeisterTask för att spåra hur mycket framsteg du har gjort på en uppgift. Du kan lägga till valfritt antal uppgifter till den och spåra deras framsteg när du arbetar med dem varje dag.

4. Undvik att lämna kryphål i planeringen

Innan du kommer med en deadline för personliga uppgifter måste du ha gått igenom en detaljerad planeringsprocess. Att känna till målen, arbetsprocessen och tillgänglig tid är några saker du bör tänka på innan du bestämmer en deadline. Att ha problem med din planering kan kosta dig deadline.

Det är ingen idé att skylla dig själv för att ha missat en deadline om du hade brister i din planeringsprocess. Till exempel måste du låna några böcker från ett bibliotek för att avsluta ett projekt på måndag. Du gjorde planeringen för fredagen, men biblioteket håller stängt på lördag och söndag.

Som du kan se finns det ett kryphål i detta schema. På grund av detta är du skyldig att missa deadline här. För att undvika sådana omständigheter, se till att din arbetsplan inte har några brister.

5. Håll distraktioner i bukten

Distraktioner är en av de största anledningarna till att du inte kan slutföra uppgifter i tid. Långa e-postmeddelanden, aviseringar på sociala medier, brådskande men mindre viktiga uppgifter, en familjemedlem som tittar förbi för att chatta – allt detta distraherar dig från dina mål och hindrar ditt arbetsflöde.

När ditt sinne väl har avleds till något annat är det svårt att få tillbaka samma koncentration och uppmärksamhet till ditt ursprungliga verk. När du är inne på en uppgift, försök att göra så mycket framsteg som möjligt på en gång.

Du kan stänga av dina mobil- och datoraviseringar till undvika distraktion. Att använda anti-distraktionsappar är också användbart för att hålla dig fokuserad under arbetstid.

Om du har för många saker på tallriken kan det hända att du tappar sikte på deadlines och väntande uppgifter. Det bästa sättet att vara medveten om dina uppgifter och deadlines är att använda ett kalenderverktyg. Sådana appar hjälper dig att schemalägga uppgifter, evenemang och möten.

Att hålla reda på dina tidigare och framtida deadlines och milstolpar blir enkelt med kalenderprogramvaran. Dessa appar låter dig visualisera de kommande deadlines på ett sorterat sätt. Kontrollera dessa verktyg dagligen för att hålla koll på dina att göra-uppgifter för dagen.

Google Kalender är en kalenderschemaläggningsapp som du kan använda för din personliga och professionella uppgiftsschemaläggning. Det stöder också integration med olika projekthanteringsverktyg som gör deadlinevisualisering enkel.

7. Använd en mjuk deadline

En mjuk deadline är en preliminär deadline du sätter före den ursprungliga. Om du undrar om en mjuk deadline kan hjälpa dig är svaret ja. Det är inte bara användbart för professionella projekt. Mjuka deadlines är lika effektiva för personliga milstolpar.

Även de bästa planerna kan uppleva hicka. Du kan bli sjuk eller ha något tekniskt problem. Låt inte dessa tvinga dig att missa en deadline. Ha en mjuk deadline på plats och försök att avsluta arbetet innan dess.

Förutom att rädda din rygg under alla oväntade händelser, kommer det att säkerställa att en uppgift slutförs i tid.

8. Undvik förhalning till varje pris

De flesta av er håller med om att förhalning är anledningen till att ni fortsätter att missa deadlines, även de självpåtagna. Även om uppgiftens komplexitet är ansvarig för detta i de flesta fall, kan människor ibland skjuta upp eftersom det inte finns någon belöning för att slutföra en uppgift.

Prokrastinering blir vanligare i personliga uppgifter som inte involverar någon handledare eller belöning. Men du kan alltid unna dig själv efter att ha avslutat arbetet i tid. Det kommer att inspirera dig att undvika förhalning nästa gång.

Relaterad: De bästa tipsen för att undvika förhalning och hålla deadlines

Att slutföra uppgifter i rätt tid ökar produktiviteten

Deadlines ska inte vara stressande och demotiverande. Istället ska det motivera dig att slutföra uppgifterna i tid. Du kan följa de saker som nämns här för att uppfylla dina självskapade deadlines.

Du bör också undvika förseningar i ditt yrkesliv till varje pris genom att ta reda på möjliga orsaker och deras lösningar.

9 skäl till varför projekt blir försenade och hur man undviker dem

Ta reda på varför dina projekt kan bli försenade och hur du taktfullt kan undvika dem.

Läs Nästa

Om författaren