Hur man skapar en deadline som faktiskt fungerar för dig

Deadlines bör vara mer motiverande och mindre stressande, inte tvärtom. Om inte en deadline kan få ut det bästa ur dig inom den angivna tiden, är det till ingen nytta. Därför måste du vara försiktig när du anger en deadline för ett projekt i första hand.

Fortsätt läsa den här artikeln för att veta hur du kan skapa en deadline som du kan hålla dig till.

1. Tänk på mål och riktlinjer för projektet

Om du ska skapa en deadline för ett projekt som du eller ditt team arbetar med, måste du vara tydlig med projektmålen. Förutom de breda målen bör det också finnas några specifika riktlinjer.

Tänk på alla dessa för att förstå den beräknade slutförandetiden samtidigt som du följer reglerna och föreskrifterna. Se också till att alla är medvetna om riktlinjerna och målen för ett samarbetsobjekt innan du börjar med ett projekt.

2. Dela upp uppgiften i mindre enheter eller deluppgifter

För att skapa en deadline för ett projekt måste du dela upp det i flera mindre bitar. Dessa mindre portioner är också kända som uppgifter och deluppgifter. Skapa senare separata deadlines för varje minsta uppgiftsenhet.

Tänk också på uppgiftsberoende innan du anger den slutliga deadline för hela projektet. Sätt deadline för de oberoende uppgifterna tidigare och de beroende uppgifterna senare.

Förklara beroenden för lagkamraterna. Således kommer de att förstå orsaken bakom olika deadlines för individuella uppgifter.

3. Ta tillräckligt med tid för att skapa en deadline

Att sätta en projektdeadline är inte mindre viktigt än de andra uppgifterna som är involverade i det. Så skynda dig aldrig att sätta en deadline. Det kan omedvetet tvinga dig att skapa en orealistisk som du kommer att missa.

Ta alltid tillräckligt med tid när du slutför ett förfallodatum. Se till att du inte missar några avgörande punkter när du har bråttom.

4. Överväg möjliga orsaker till projektförseningar

Projektförseningar har blivit ganska vanliga nu för tiden. Nästan alla lag har ett register över att skicka in projekt efter förfallodatumet. Om samma sak hände med ditt team också, ta reda på orsaken bakom en projektförsening.

Om en orealistisk deadline orsakade projektets försening förra gången, ha en mer liberal deadline för ditt nästa projekt. Om det finns andra skäl, ställ in en deadline när du har tillräckligt med tid för att åtgärda problemet om det händer igen.

Om du inte har någon direkt erfarenhet av projektförseningar, överväg de vanliga möjliga orsakerna och sätt en deadline för att undvika dem alla.

5. Se upp för motstridiga prioriteringar

I denna konkurrensutsatta värld arbetar de flesta med flera projekt samtidigt. Dessa motstridiga prioriteringar kan göra dina deadlines ouppnåeliga. För att undvika det, kolla in arbetsbandbredden för varje gruppmedlem fram till deadline för ditt projekt.

Efter att ha tagit hänsyn till varje projektmedlems prioriteringar kan du komma med en hållbar deadline. Du kan behöva ta bort några medlemmar från ett projekt och rekrytera nya personer för att slutföra projektet inom den beräknade tid som kunden har angett.

Relaterad: De bästa teknikerna för frilansare att prioritera uppgifter gratis

6. Få synpunkter från intressenter

Ett framgångsrikt projekt kräver ett samarbete från alla inblandade, inklusive tredjepartsleverantörer. Det är inte glädjande att mitt i projektet få reda på att en av dina livsviktiga resurser är otillgänglig på grund av semester.

Det är därför du måste få synpunkter från alla intressenter i projektet om deadline. Sätt ett preliminärt förfallodatum och fråga om de finner tidsfristen rimlig i jämförelse med deras arbetsbörda och prioriteringar. Du kan också ha flera möten med din kund innan du slutför en deadline.

7. Vet din idealiska stressnivå

Du måste hålla med om att en idealisk mängd stress alltid fungerar som motivation. Därför, när vi säger att deadlines inte ska vara stressande, betyder det inte att man tar bort brådskande uppgifter helt och hållet. Varje deadline du skapar bör innehålla en måttlig nivå av stress. Det kommer mentalt att väcka eller inspirera dig att slutföra arbetet.

Den ideala stressnivån varierar beroende på person och uppgiftssvårighet. Så ställ in en deadline med tanke på rätt stressnivå som inte bara låter dig slutföra uppgiften i tid, utan också får ut det bästa ur dig.

Relaterad: Självledningsförmåga att förvärva för personlig produktivitet och arbetslivsproduktivitet

8. Tilldela extra tid för omfattningsändring

Oavsett om du arbetar för en kund eller på ett internt projekt för din organisation, kan omfattningsförändringar inträffa. Eftersom det inte är möjligt att förutsäga en räckviddskrypning, är det bättre att ha lite tid till hands för det medan du schemalägger en deadline.

Ett team kan möta omfattningsförändringar för projektet när som helst. Håll därför lite tid till hands för omfattningsjustering samtidigt som du skapar ett förfallodatum. Du kan också förklara för din klient att du har anpassat lite extra tid för just detta ändamål.

9. Var beredd på problem i sista minuten

Ingen vill missa en deadline. Överväg därför alla möjligheter som kan orsaka förseningar i ditt projekt, inklusive problem i sista minuten. Ibland kan lagkamrater vänta till sista dagen för att slutföra den tilldelade uppgiften.

Den sista dagen kan det uppstå en nödsituation – någon kan bli sjuk eller ha problem med sin dator eller internetuppkoppling. För att undvika sådana problem som kan undvikas, skapa en mjuk deadline en eller två dagar före den ursprungliga deadline.

När alla lämnar in sitt arbete före deadline kan projektinlämningen ske i tid. Om någon missar den mjuka deadline kan du delegera uppgiften för att slutföra den inom förfallodatumet. Det kommer att rädda dig från oväntade projektförseningar.

10. Håll tidsfristen uppnåbar

När du har övervägt alla ovanstående faktorer bör du komma med en genomförbar deadline. Efter att ha slutfört lagkamraterna och fått en fullständig uppfattning om deras tillgänglighet och prioriteringar, bör du sömlöst fixa ett förfallodatum som alla är bekväma med.

Om du har några tvivel bör du direkt be dina kollegor att förtydliga. Projekthanteringsverktyg kan hjälpa dig att hålla reda på projektets framsteg och tillgängliga resurser om du behöver schemalägga om.

Avsluta uppgifter före deadline

Endast en uppnåbar deadline kan säkerställa att du kan slutföra uppgiften inom förfallodatumet.

Kom ihåg att följa tipsen som beskrivs i den här artikeln samtidigt som du skapar en deadline för att göra det realistiskt. Du kan också få ditt projekt tillbaka på rätt spår vid eventuella oväntade omständigheter.

Hur man snabbt får ett försenat projekt tillbaka på rätt spår

Här är tio effektiva sätt att få en försenad projekttidslinje på rätt spår, så att du kan slutföra projektet i tid.

Läs Nästa

Om författaren