Hur man använder Microsoft Outlook för projektledning

Om du eller ditt företag redan använder Microsoft Outlook som ditt e-postprogram är det en bra idé att använda det som ett fullfjädrat verktyg för projektledning. Varför använda en annan rejäl programvara med ett okänt gränssnitt när du kan tilldela uppgifter, ställa in påminnelser och förfallodatum till dina uppgiftslistor i Microsoft Outlook?

Att maximera din produktivitet är en enkel affär med Microsoft Outlook. Det kommer inbäddat med många användbara verktyg som hjälper dig att kategorisera projekt, märka dem och göra så mycket mer. Låt oss ta en titt på allt du kan göra med Microsoft Outlook som ett projekthanteringsverktyg.

1. Tilldela uppgifter

Om du arbetar med ett litet team är det enkelt och smidigt att tilldela uppgifter när du använder Microsoft Outlook. Gå till Att göra på den vänstra panelen och fortsätt till Lägg till en uppgift.När du har lagt till uppgiften högerklickar du och väljer Skapa en ny lista från denna uppgift.

När du har skapat uppgiftslistan högerklickar du och väljer

Dela lista. Du har möjlighet att Skapa inbjudningslänk för personer att tillåta personer att gå med och redigera denna uppgiftslista. Den här funktionen är otroligt användbar för att sortera projekt inom ett litet eller medelstort team.

2. Lägg till ett e-postalias

Arbetsuppdateringar och projektkommunikation kan gå vilse i mängden av vardagliga e-postmeddelanden du får, även när du är för försiktig. Ett missat e-postmeddelande kan leda till förseningar och alla slag. Ett enkelt sätt att hantera detta problem är att skapa ett e-postalias i Microsoft Outlook.

Det är en extra e-postadress som använder samma kontaktlista och inställningar för att ta emot e-post. Du kan göra det genom att gå till Lägg till ett alias och skapa en ny e-postadress, eller använda en befintlig för att fungera som ditt alias. Alla e-postmeddelanden som tas emot på den här adressen kommer som standard att läggas i en speciell projekthanteringsprogramvara.

3. Skapa en grupp

Om du försöker hålla alla projektmedlemmar informerade om alla projektuppdateringar kan du enkelt skapa en grupp. Detta gör också uppgiften att dela kalendrar enklare (mer om det senare).

Gå till människor på den vänstra panelen och leta efter Grupper och skapa en. Du kommer att bli ombedd att lägga till medlemmar, och när du har gjort det kommer du att se ett grupp-e-post-ID där du kan skicka alla projektrelaterade e-postmeddelanden och ges tillgång till gruppkalendern. Du kan ställa in nya evenemang, bli uppdaterad om kommande och ligga före deadlines.

4. Dela kalendrar

Det finns inget bättre än att vara på samma sida när du arbetar med ett projekt. Projektets synlighet är avgörande för projektets framgång. Ett bra sätt att säkerställa det är att dela en projektkalender som är tillgänglig för alla medlemmar i projektet.

RELATERAD: Hur man gör Outlook mindre distraherande med dessa snabba tips

Du kan inte bara se vad andra jobbar med, utan också fokusera på evenemangets milstolpar och viktiga projekthändelser som är kommande. Med en sådan kalenderintegration kommer du aldrig missa viktiga uppdateringar. Nu kan du dela din kalender med dina kontakter.

Du hittar möjligheten att dela uppe till höger och du kan även välja att spegla projektgruppens kalenderaktiviteter för att dyka upp i din kalender för att hålla dig uppdaterad.

5. Använd regler för att driva ett projekt

Om du vill automatisera några vardagliga processer och ta hand om din e-postkorg såväl som ditt projekt, finns det inget bättre sätt att göra det än att använda regler. För att komma igång kan du helt enkelt högerklicka på ett e-postmeddelande och gå till Avancerade åtgärder.

Klicka på a Skapa regel från rullgardinsmenyn. Du kan antingen välja att flytta det befintliga e-postmeddelandet till en valfri mapp, och om du vill göra mer, välj Fler alternativ.Du kan också lägga till en åtgärd och bestämma vad som händer varje gång du får ett e-postmeddelande från den här mottagaren.

6. Kategorisera allt

När ditt arbete är avlägset och mycket kommunikation sker via e-post, är det bäst att kategorisera och märka olika projekt så att du inte går miste om viktig korrespondens. Du kan högerklicka på ett e-postmeddelande och välja Kategorisera från rullgardinsmenyn. Nu kan du antingen välja bland de redan tillgängliga kategorierna eller fortsätta för att skapa en ny.

Om du måste införa ändringar i en befintlig kategori kan du göra det i Hantera kategorier.

7. Använd sökfältet

Om du inte tror på att kategorisera allt eller sätta etiketter på dina e-postmeddelanden, kan du bara använda sökfältet för att leta efter projektmejl. Ge ett relevant sökord så hittar det exakt det du letar efter, varje gång.

RELATERAD: Hur man färgkategoriserar din Outlook-kalender

Sökfältet låter dig söka specifikt i en valfri mapp eller en undermapp, vilket gör din uppgift mycket enklare. Det sparar tid såväl som en hel del ansträngning. Dessutom kan du också söka i raderade e-postmeddelanden, konversationshistorik eller ange andra detaljer som ämne, nyckelord och mottagare för att hitta det du letar efter.

8. Skapa nya mappar för att differentiera projekt

Du kan alltid skapa en ny mapp som innehåller information om ett projekt. När du gör det skulle chansen att blanda ihop projekt eller missa viktiga e-postmeddelanden och deadlines reduceras till ett minimum. Klicka på tre rader uppe till vänster på skärmen och gå till slutet av rullgardinsmenyn.

Där hittar du Ny mapp, och det tar mindre än en sekund att skapa en ny mapp.

9. Använd Excel, PowerPoint, Word och OneNote

Microsoft Outlook eller dess webbversion Outlook.com kommer inbäddad med Excel, PowerPoint, Word och OneNote. Du kan enkelt komma åt Microsofts svit med produktivitetsprogramvara från startsidan. Du hittar dem på den vänstra panelen och du kan komma igång på nolltid.

Dessa integrationer hjälper dig att göra presentationer, lägga till anteckningar, skapa kalkylblad och dokument på nolltid – allt från bekvämligheten av en enda skärm.

Microsoft Outlook gör projekthanteringen enklare

Perfekt för avlägsna team som arbetar online, Microsoft Outlook är extremt användbart för att tilldela uppgifter och automatisera vardagliga uppgifter. När du har möjlighet att skapa nya mappar, undermappar, e-postalias och sortera allt i kategorier kan inget gå fel.

Microsoft Outlook kan vara användbart för din projektledning genom att du kan skapa uppgifter från ett e-postmeddelande, skapa anteckningar och skapa anslagstavlor, så att du kan se allt med en blick. Med ett projekthanteringsverktyg som kommer med ditt e-postprograms välbekanta gränssnitt kan du hålla koll på dina produktivitetsverktyg var som helst, när som helst.

De 5 bästa verktygen för Microsoft Outlook

Saknar du en funktion i Microsoft Outlook? Här är flera Outlook-verktyg som lägger till användbar funktionalitet till din inkorg!

Läs Nästa

Om författaren