Hur man använder Editor i Outlook för idiotsäker e-post

Microsoft Editor är en molnbaserad tjänst för stavnings- och grammatikkontroll som är inbyggd i Microsoft Outlook och Word. Microsoft har också släppt ett gratis webbläsartillägg för Chrome och Edge, som ger grundläggande förslag som hjälper dig att förbättra grammatiken och korrigera din stavning.

Men för att släppa lös den fulla kraften i Editor behöver du en Office 365-prenumeration. Detta gör att du kan få bättre förfiningsförslag, inklusive formalitet, tydlighet, koncisthet, ordförråd och mer. Editor kan vara din bästa vän när du skriver e-postmeddelanden. Så här kan Microsoft Editor hjälpa dig att skriva felfria e-postmeddelanden.

Hur man använder Microsoft Editor för att förbättra dina e-postmeddelanden

Här är några tips som hjälper dig att förbättra dina e-postmeddelanden med hjälp av Microsofts intelligenta skrivassistent.

1. Granska snabbt ett e-postmeddelande

Det finns ofta tillfällen då du snabbt vill granska ett e-postmeddelande och stryka bort eventuella grammatiska eller stavfel innan du skickar det. Om du inte vill gå igenom dina e-postmeddelanden rad för rad, men ändå vill förbättra texten, kan Microsoft Editor hjälpa dig att göra det.

Relaterad: De bästa metoderna för Outlook för att förbättra ditt arbetsflöde

När du har skrivit ett mejl är det bara att gå till Recension och klicka på Stavning och grammatik. Editor kommer att köra en snabb kontroll för att se till att stavningen och grammatiken är i ordning.

2. Gör din text mer inkluderande

Microsoft Editor är förvånansvärt intuitivt och kan till och med känna av tonen i dina meddelanden. Så, till exempel, om du vill göra dina e-postmeddelanden mer inkluderande och bli av med alla slags fördomar som kan smyga sig in, kan Editor hjälpa dig.

För att tillåta Microsoft Editor att övervaka text och markera alla typer av fördomar eller okänsliga referenser, måste du först anpassa inställningarna. Klicka på Redaktör ikonen och anpassa sedan inställningarna därefter.

Microsoft Editor kommer automatiskt att markera text som den tror behöver ändras. Det här är ett fantastiskt alternativ för människor som arbetar i tvärkulturella team och vill undvika att säga något som kan uppfattas som okänsligt.

3. Gör dina e-postmeddelanden mer kortfattade och läsbara

Microsoft Editor kan också hjälpa dig att göra din text mer kortfattad och läsbar. Detta är viktigt och kan göra din text tydligare för läsarna.

Det fungerar med Outlook-applikationen, såväl som Outlook.com. När du skriver kommer Editor automatiskt att ge förslag för att göra din text mer läsbar och koncis.

Detta är idealiskt när du skriver ett längre e-postmeddelande och vill göra det mer professionellt och rakt på sak.

4. Förbättra ditt ordförråd

ont om ord? Inga problem! Microsoft Editor kan också ge förslag för att göra din text roligare. De flesta människor kommer att älska utbudet av förslag eftersom det erbjuder mycket mer specifika adjektiv som hjälper dig att ge mer effekt genom dina ord.

Från konventionella fraser till klichéer och kollektiva substantiv, Microsoft Editor kommer att peka ut dessa för dig och ge dig lämpliga rekommendationer för att förbättra dina e-postmeddelanden.

Relaterad: De bästa verktygen för att organisera dina e-postmeddelanden och öka produktiviteten

Detta är särskilt praktiskt när du ska förklara något för mottagarna och inte vill använda alltför komplicerade ord. Om du känner att du slösar bort för många ord i dina e-postmeddelanden kan Editor hjälpa dig att stärka ditt skrivande och göra det mer effektfullt.

5. Förfina din text och få ett resultat

Microsoft Editor-fönstret låter dig också få en överblick över hur din text läses. Du kan se redaktörens resultat på höger sida, såväl som tonen i skrivandet. Om du klickar på Redaktörens poäng, kan du se alla redaktörens förslag och göra ändringar i enlighet med detta.

Ett pågående arbete

Microsoft Editor är fortfarande ett mycket pågående arbete. Den använder AI för att lära sig hur du skriver och ger förslag, vilket ibland kan missa målet. Men när fler och fler människor börjar använda det kommer Editor att bli bättre.

Om du vill bli en bättre författare finns det massor av onlinekurser som du också kan kolla in.

De 8 bästa plattformarna för skrivkurser online 2021

Vill du förbättra dina skrivfärdigheter? Kolla sedan in dessa skrivkurser online.

Läs Nästa

Om författaren