Hur man färgkategoriserar din Outlook-kalender

Det är välkänt att användningen av färg för att märka olika delar av information förbättrar minnesbevarandet och i sin tur produktiviteten. Du kanske har använt färg för att markera anteckningar i skolan eller på möten, eller använt färg för att rita grafer. Hur som helst, det finns en anledning till att folk använder det.

När du planerar ditt schema eller bokar möten kommer Outlook-kalendern utrustad med många verktyg för att hålla dig organiserad. Ett av dessa verktyg är funktionen Kategorier, som låter dig kategorisera möten efter färg. Här tittar vi på hur man använder kategorier i Outlook effektivt.

Hur man ställer in kategorier i Outlook-kalendern

Det finns två olika sätt att ställa in kategorier i din Outlook-kalender. Detta beror på om du använder webbversionen eller applikationen, men båda skapar samma resultat.

För applikationsversionen är det enklaste sättet som följer:

1. Enkelklicka på ett möte i din Outlook-kalender.
2. På bandet, den Utnämning fliken ska öppnas.
3. Klick Kategorisera.
instagram viewer
4. Välj i rullgardinsmenyn alla kategorier att öppna Färgkategorier fönster.
5. Välj Ny för att skapa en ny kategori.
6. Namnge din kategori och välj en färg som du väljer.
7. Upprepa för så många kategorier du vill och klicka OK på båda fönstren för att applicera den.

Relaterad: Håll dina Outlook-e-post- och Microsoft-konton säkra

Sedan kan du kategorisera alla dina möten genom att klicka på redan befintliga kalenderhändelser och välja kategori från samma Kategorisera falla ner. När du skapar ett nytt möte, Kategorisera alternativet visas i Nytt möte rutan.

För webbversionen av Outlook Calendar:

1. På det blå verktygsfältet högst upp på skärmen klickar du på Kugge ikon för inställningar.
2. I sökfältet skriver du "Kategorier” och välj Kategorier från resultaten.
3. I den Kategorier inställningsfönstret, klicka Skapa kategori.
4. Namnge din kategori och välj en färg från alternativen på skärmen.
5. Upprepa efter behov och klicka Spara.
6. Klick X för att avsluta inställningarna.

Du kan sedan klicka och Redigera eventuella befintliga eller nya möten, och var det står Kalender med en färgad cirkel bredvid kan du välja kategori från rullgardinsmenyn. Du kan ta bort eller redigera dina kategorier genom att gå igenom samma steg för varje version och helt enkelt klicka på Redigera eller Radera alternativ efter behov.

Att välja rätt färger

Som nämnts tidigare har det sina fördelar att kategorisera din kalender med färg. Allt du behöver göra är att titta i din kalender för den kommande veckan, så får du en snabb överblick över vad du kan förvänta dig. Du kommer automatiskt att veta vad som händer utan att behöva läsa hela texten och urskilja den själv.

Forskning har visat att färg påverkar vårt beteende, känslor och inlärning, och vissa färger är bättre än andra när det kommer till produktivitet. Dessa är:

• Rött, orange och gult för detaljer och minneshämtning.
• Gröna för koncentration och fokus.
• Lila för kreativitet.
• Blues för lugnande effekter.

Du bör dock undvika att använda färger som du har negativa associationer till.

Relaterad: Synkronisera Microsoft Outlook med Google Kalender

Hur du kategoriserar din Outlook-kalender effektivt

När du fyller i din Outlook-kalender bör dina kategorier lägga till ett värde snarare än att bara vara en kryssruta. Att vara smart med hur du kategoriserar dina möten kommer att ha optimala effekter på din produktivitet.

För det första, för att hålla det enkelt och effektivt, sikta på ungefär sex separata kategorier för att undvika att ha för många. Du kan behöva ha mer, men gå inte överbord.

Relaterad: Hur du lever i din kalender för uppgiftshantering

För det andra bör de vara distinkt olika typer av arbete. Detta kommer att skilja sig beroende på dina arbetsuppgifter, men det kan se ut ungefär så här:

• Möten
• Samarbete eller projektarbete
• Klientarbete
• Administrering
• Utbildning och färdigheter

Det kommer givetvis att finnas evenemang som inte alltid passar in i varje etikett, men välj den som är mest anpassad. Gör det som är vettigt för dig, och om du upptäcker att du inte riktigt använder en, ta bort den.

Kalenderkategorisering fungerar

Din Outlook-kalender är ett av de viktigaste verktygen du kommer att använda under en vanlig arbetsvecka. Den lagrar alla dina möten och uppgifter som du behöver komma åt, så det är vettigt att använda den till sin fulla potential.

Spela runt med olika färger och kategorityper och håll dig till det. Du kommer att känna dig mer organiserad och bättre kunna läsa ditt schema, vilket kan vara en enorm tidsbesparing under de hektiska perioderna.

Hur man förbättrar tidshanteringen med Outlooks funktion för fördröjd leverans

Att försena leveransen av dina e-postmeddelanden kan hjälpa dig att hantera din arbetsbelastning samtidigt som du får saker gjorda.

Läs Nästa

Om författaren