De 6 bästa gratis prioriteringsmallarna för dina projekt

Känner du ibland att du simmar i ett hav av projekt och inte vet hur du ska prioritera ditt arbete? Du kan göra alla dina projekt synliga och dina långsiktiga mål tydliga med projektprioritering mallar, samtidigt som du får snabb tillgång till uppdragsbeskrivningar, projektmilstolpar och kritisk framgång faktorer.

Starta varje projekt på rätt fot med dessa unika mallar för projekt kickoff-möten, samt tilldela prioriteringar till mål i ordningsföljd med mera.

1. Idéprioritering: Action-Priority Matrix av Someka

Action-Priority-matrisen, alternativt känd som Impact-Effort-matrisen, är ett enkelt verktyg som hjälper teamen att samordna de viktigaste idéerna. Perfekt för nystartade företag, små företag och ideella organisationer, mallen rangordnar enkelt idéer baserat på viktiga överväganden som bemanning, resurser, momentum, kostnad och övergripande ansträngning och påverkan.

Mallen är organiserad i en ansträngnings- och effekt-/viktmatris, som rangordnar varje idé baserat på dess framgång i ett av fyra scenarier (hög ansträngning-hög effekt, låg ansträngning-hög effekt, hög ansträngning-låg effekt eller låg ansträngning-låg effekt Påverkan). Detta ramverk hjälper dig att fatta mer välgrundade beslut om var du ska lägga din tid och resurser.

Ladda ner:Someka (Gratis, tillgänglig som Excel-fil)

2. Målprioritering: SMART Goals Worksheet av Vertex42

Miljö SMART mål hjälper dig inte bara att forma dina långsiktiga planer utan låter dig lägga ditt bästa arbete i dina mest ambitiösa projekt. Det erbjuder ett kostnadseffektivt sätt att hjälpa dig att uppnå målen och målen för din organisation.

A SMART Målet bör omfatta allt följande:

Specifika: Målen ska vara väldefinierade och tydliga.

Mätbar: Det borde finnas ett definitivt sätt att mäta om du har uppnått målen, i termer av kvantifierbara framgångsmått.

Uppnåeligt: Du måste se till att målet inte är omöjligt att slutföra.

Relevant: Målen bör vara realistiska och relevanta för dina projektmål.

Tidsbunden: Mål bör vara tidsbundna och inkludera måldatum för installation och slutförande.

Använd den här mallen för att skapa en plan för att nå projektmålen. Detta är ett utmärkt sätt att registrera både korta och långsiktiga mål, deadlines, mått på framgång, referenser eller använda resurser samt styrkor och färdigheter som används för att uppfylla projektmålen.

Ladda ner: Vertex42 (Gratis, tillgänglig som Excel-fil)

3. Arbetsflödesprioritering: Eisenhower Matrix Template av Someka

Konceptualiserad av USA: s förre president Dwight D. Eisenhower, Eisenhower Matrix är ett bra sätt att organisera och prioritera dina projekt. Eisenhower-matrisen, även känd som den brådskande/viktiga matrisen, är ett verktyg som organiserar uppgifter i fyra kategorier baserat på brådska och vikt. De fyra kategorierna av uppgifter är:

• Akuta och viktiga uppgifter är de punkter som är både brådskande och viktiga och bör åtgärdas omedelbart, såsom prioriteringar, nödsituationer och deadlines.
• Inte akuta, men viktiga uppgifter är saker som är viktiga men inte prioriterade, som att skriva en dagbok, shoppingaktiviteter osv.
• Brådskande, men inte viktiga uppgifter är aktiviteter som inte nödvändigtvis är viktiga men akuta som telefonsamtal, sms, mejl etc. som du svarar på när du får chansen.
• Inte brådskande, inga viktiga uppgifter inkludera uppgifter som inte är brådskande eller viktiga eftersom de inte hjälper dig att nå dina mål.

Det ger ramarna för planering av aktiviteternas ordningsföljd och säkerställer därmed att du arbetar med rätt saker vid rätt tidpunkt. Du kan analysera prioriterade uppgifter, undvika onödiga uppgifter, dra ner på distraktioner och även förbereda dig för oförutsedda händelser.

Ladda ner: Someka (Gratis, tillgänglig som Excel-fil)

4. Incidentprioritering: Incident Priority Matrix av Smartsheet

En incident är en störande händelse som negativt påverkar uppnåendet av ett projekts mål. Incidenter kan inträffa när som helst, från ett långvarigt strömavbrott orsakat av en naturkatastrof till felaktig utrustning eller programvara.

Att använda en incidentprioritetsmatris är ett strukturerat tillvägagångssätt för att hantera incidenter samtidigt som man hanterar incidentens många komponenter. Detta är vanligtvis ett ovärderligt verktyg för att hantera IT-tjänstförfrågningar.

Varje organisation har olika prioriteringar för risk- och katastrofåterställning. Använd mallen för att tilldela prioriterade färger till varje serviceförfrågan, baserat på om det är en viktiga, kritiska, måttliga eller mindre incidenter, och spåra sedan framsteg genom din organisations arbetsflöde.

Med ett lättanvänt system för att tagga incidenter och strukturerade fält för att lagra relevant information – kan du fokusera på snabbare lösningar samtidigt som du säkerställer att dina kunder är nöjda.

Ladda ner: Smartsheet (Gratis, tillgänglig som Excel-mall)

5. Produktprioritering: RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) mall av intercom

De RIS modell hjälper dig och ditt team att utvärdera prioriteringen av ett initiativ. Denna metod är utmärkt för att ge klarhet kring produktfunktionernas riktning, vilket gör att team kan fatta bättre beslut tidigare i processen.

Inom ramen, Nå definieras av procentandelen potentiella kunder som skulle kunna använda din produkt, vanligtvis mätt i termer av "transaktioner per månad" eller andra liknande mätvärden. Nästa steg skulle vara att utvärdera påverkan av funktionsuppsättningar, åtgärdade av dina användare. Baserat på de insikter du samlar in kommer du att kunna prioritera den ena framför den andra. Det leder dig att investera i produktfunktioner som ökar konverteringsfrekvensen eller förbättrar kundupplevelsen.

De Förtroende estimator låter dig definiera ett konfidenspoängsystem för att utvärdera ditt lags uppskattningar och bestämma någon form av konsensusrankning. Det här verktyget talar om för teamet vad som är troligt och rimligt, snarare än att ge större vikt åt irrelevanta eller dåligt definierade åsikter eller idéer.

När det kommer till Ansträngning, kommer ditt projekt sannolikt att ta månader att slutföra, så det är viktigt att göra tids- och arbetsuppskattningar för varje fas av projektet, inklusive design, utveckling och testning. Det hjälper dig att fokusera din energi för att undvika att slösa tid på lågvärdiga aktiviteter som leder till resultat som inte är optimala eller helt enkelt "tillräckligt bra".

Ladda ner:Intercom (Gratis, tillgänglig som Excel-fil)

6. Daglig uppgiftsprioritering: Att-göra-listamall av Smartsheet

När du arbetar med flera projekt kan det vara svårt att hålla dina uppgifter organiserade på en daglig basis. Genom att lista viktiga uppgifter som håller dig på rätt spår kan du slutföra projekt effektivt samtidigt som du organiserar alla uppdrag som dina överordnade, kunder, kollegor och andra intressenter ger dig.

Relaterad: Hur du optimerar din att-göra-lista för att bli mer effektiv

Denna mall för att göra-lista hjälper dig att skapa en prioriterad lista över uppgifter som är involverade i ditt projekt och hålla reda på förfallodatum, milstolpar och leveranser när du går. Du kan alltid gå tillbaka och lägga till fler allt eftersom projektet utvecklas – eller ta bort eller ändra uppgifter om de behöver ändras. Du kan också skapa deluppgifter senare, så att du är väl förberedd om några av dina uppgifter är för komplexa.

Ladda ner:Smartsheet (Gratis, tillgänglig som Excel-fil)

Förbättra projektprioritering och ledning

Mallar för projektprioritering ger ett tydligt och systematiskt sätt att identifiera och välja projekt för ökad effektivitet och effektivitet. De kommer att påskynda processen med att forska och utveckla varje projekt genom att tillhandahålla ett ramverk som kan användas med omedelbar verkan.

Vidare kan du också undvika risken för partiskhet, uppmuntra samarbete och säkerställa valet av de högst prioriterade projekten för begränsade resurser. Att hålla dessa mallar överensstämmande med alla projekt kommer garanterat att förbättra produktiviteten, projektframgångsfrekvensen och den övergripande kvaliteten på arbetet.

5 tips för att göra gruppprojekt enkla

Gruppprojekt kan vara svårt, speciellt när en av medlemmarna inte gör sin del. Här är några sätt att göra gruppprojekt mindre smärtsamma.

Läs Nästa

Om författaren