10 saker du inte visste att du kunde göra med Microsoft SharePoint

För många är SharePoint en plattform med begränsade funktioner. Men så är inte fallet. Du kan göra många saker på den här plattformen, varav några kan ha varit okända för dig hittills.

I den här artikeln kommer vi att avslöja sådana funktioner i SharePoint som säkert kommer att förvåna dina kollegor.

1. Behandling av fakturor

Om din organisation arbetar med tredjepartskunder är fakturagenerering och hantering de avgörande delarna av din arbetsprocess. De flesta organisationer är beroende av externa verktyg för fakturahantering. Dock, SharePoint användare kan utföra de flesta stegen från sin ursprungliga plattform.

Du kan använda Microsoft Forms för att samla in fakturadata och importera dem till SharePoint. Att skapa en faktura och utföra dess intäktsanalys är också möjligt samtidigt på SharePoint.

Relaterad: Google Formulär vs. Microsoft Forms: Vilken ska du använda?

Dessa processer kräver inblandning av färre personer. Därför är det mindre risk för misstag under datainmatning. Dessutom gör införandet av automatiska steg faktureringen snabbare. Du kan också enkelt ta reda på om processens framsteg.

2. Använd under onboarding

Att rekrytera och ta in nya personer i ett företag är en besvärlig uppgift. Allt bör vara på plats för att säkerställa en positiv upplevelse för den nya teammedlemmen.

Genom att integrera Microsoft Forms och Power Automate med SharePoint kan du samla all information på ett ställe och skapa ett arbetsflöde för alla avdelningar. Efter att ha satt upp integrationen och arbetsflödet behöver HR-chefen bara övervaka varje steg.

Att använda SharePoint i introduktionsprocessen erbjuder en win-win-situation för både de nyanställda och HR-cheferna. Medan den färska rekryten kan börja direkt med allt tillgängligt, kommer rekryterarna att behöva lägga mindre ansträngning på onboarding.

3. Hantera lager

Lagerhantering är en hektisk process eftersom den involverar en rad uppgifter och deluppgifter såsom upphandlingsschema, kostnadsspårning och underhåll. Dessutom kan uppgiftsberoendena göra processen lång och komplex.

Om du använder SharePoint kan du integrera det med Power Automate, Microsoft Lists och Microsoft Teams för att sömlöst administrera ditt lager. Det låter dig hantera alla processer inklusive listning av produkter, schemaläggning, visualisering av data från en enda plattform.

Förutom att minska tiden som krävs för utrustningshantering, eliminerar dessa integrationer avsevärt risken för fel och dubbletter av datainmatning.

4. Dela dokument med vem som helst

Om du arbetar med en kund eller leverantör är fildelning med personer utanför ditt team en oumbärlig del av din arbetsprocess. Med SharePoint kan du enkelt dela filer eller dokument med andra. Behörighetsfunktionerna säkerställer att du har nödvändiga säkerhetsåtgärder på plats.

Beroende på vilken typ av säkerhet du vill ha kan du tillåta andra att se eller redigera dokumentet. Du kan också kontrollera vem som kan komma åt filen med rätt typ av behörighet.

SharePoint låter dig skapa fil- och mappmallar med olika behörigheter. Det besparar dig från att manuellt ställa in behörigheter för varje ny fil eller mapp du skapar.

5. Skapa Wiki-webbplats

Med den ständigt växande mängden information måste organisationer ha sin Wiki-sajt. Sådana webbplatser kan lagra och hantera all slags information, som kunskapsartiklar, allmän serviceinformation, artikelinformation och affärsdiskussioner.

Du kanske inte vet att i SharePoint kan du få ett element som heter Wiki Site. Den kan hantera alla krav från en organisation angående Wiki som en generisk Wikipedia inte kan hantera.

Det är också enkelt att använda SharePoint Wiki-webbplatsen. Lägg till innehållet och dela det efter godkännande från administrationen. Du kan också använda SharePoint List för att sortera och konvertera data i en Excel-fil och använda den i andra format i Wiki.

6. Integrera med Microsoft Teams

Även om Microsoft Teams är det ultimata verktyget för samarbete, kommer integrationen med SharePoint att ta ditt teams effektivitet till nästa nivå. Denna integration kommer att vara särskilt användbar för organisationer där anställda behöver hantera flera projekt samtidigt.

SharePoint och Teams kommer tillsammans att erbjuda robusta funktioner genom att centralisera informationen. Samarbete och kommunikation mellan kollegor kommer också att ske, i enlighet med efterlevnaden.

Relaterad: De bästa sätten att hantera ditt team i Microsoft Teams

7. Använd som en avancerad innehållsredigerare

Eftersom SharePoint är en dokumenthanteringsplattform kommer den med avancerade innehållsredigeringsfunktioner. Men vet du att det inte finns något behov av att använda webbdesignverktyg som SharePoint Designer eller DreamWeaver för att redigera ett dokument?

Med hjälp av en webbdel för innehållsredigerare kan du göra nödvändiga ändringar på en sida. Några av de markerade funktionerna är att lägga till formaterad text, bilder, tabeller och hyperlänkar till en sida. Dessutom kan du göra allt detta utan att ens öppna dokumentet i den avancerade redigeraren.

8. Synkronisera schema för teammedlemmarna

Många SharePoint-användare vet inte att plattformen erbjuder en delad kalender. Alla SharePoint-teammedlemmar kan lägga till, redigera och se sina kommande scheman och evenemang. Du kan faktiskt också definiera olika grupper inom den här kalendern och senare lägga till händelser i enlighet med detta.

Förutom de vanliga kalenderfunktionerna stöder den här kalendern att tilldela separata färger för varje typ av händelse som möten, webbseminarier, helgdagar. Således kan du enkelt hitta en händelse i en kalender.

9. Automatisera uppgifter

Arbetsautomatisering hjälper människor att fokusera på avgörande uppgifter. Eftersom denna process automatiserar vanliga, vardagliga uppgifter, ökar produktiviteten i ett team många gånger. Med hjälp av SharePoint Workflows kan du automatisera dina arbetsprocesser i stor utsträckning.

I SharePoint får du fem förprogrammerade arbetsflöden: insamling av feedback, godkännande, publiceringsgodkännande, insamling av signaturer och arbetsflöden i tre tillstånd. Vart och ett av arbetsflödena minskar den tid och det arbete du behöver lägga på ett projekt.

Dessutom erbjuder plattformen dig också möjligheten att utveckla skräddarsydda arbetsflöden enligt dina affärskrav.

10. Behåll äldre version av ett dokument

Versionering är en viktig del av dokumenthantering, särskilt om dokumentet är en del av ett samarbetsprojekt som involverar flera redaktörer. Vanligtvis kan tillåtna redaktörer göra ändringar i ett dokument när de vill.

SharePoint visar den senaste versionen av ett dokument med alla de senaste redigeringarna för alla som kan komma åt det. Det är dock inte allt. Det sparar också alla versioner sedan skapandet av den filen i Versionshistorik. Vem som helst kan komma åt versionshistoriken för att se vem som gjort vilka ändringar i dokumentet.

Överraska alla med okända SharePoint-funktioner

SharePoint är inte bara för onlinedokumenthantering. Du kan använda den för olika andra ändamål. Här har du lärt dig om några ovanliga funktioner hos den här plattformen.

Även om många av dessa kan överraska dig, låter alla dessa SharePoint-funktioner dig utföra uppgifter utan att byta verktyg.

Vad är Microsoft SharePoint? 4 funktioner och fördelar med att använda den

Microsoft SharePoint är ett samarbets- och filhanteringsverktyg som hjälper din professionella och personliga produktivitet. Här är vad du behöver veta!

Läs Nästa

Om författaren