3 tillgängliga skrivtips för kontoret

På kontoret måste människor kunna förstå vad som kommuniceras till dem, så att arbetet blir ordentligt utfört. För det mesta görs detta bra, men med den ökande mångfalden på arbetsplatser finns det ingen tid som nu för att nå en nivå.

Om du vill veta hur du kan förbättra tillgängligheten för dina e-postmeddelanden, dokumentation och andra skriftliga kontorsmedier, tittar vi här på några tips om hur du gör det.

Skäl till att ha tillgängligt material

Om du läser detta kan din anledning till att förbättra tillgängligheten i skriftligt material vara att bli mer inkluderande och är en av de främsta anledningarna till att de flesta företag använder det. En inkluderande arbetsplats lockar till mångsidig rekrytering och stödjer personal som behöver det.

Det är välkänt att när miljön är den rätta kan människor med specifika inlärningsbehov tänka kreativt och ofta briljera. Att börja med hur du kommunicerar är grunden för detta.

Relaterad: Hur du använder din inlärningsstil för att maximera produktiviteten

Men tillgänglighet är också ett otroligt smart affärsdrag. Bara för att du vet vad du menar betyder det inte att det översätts på det sättet. Om alla förstår vad det är de behöver göra och saker är vettiga betyder det:

• Färre misstag
• Förbättrat personalförtroende
• Du når en bredare publik
• En mer engagerande arbetsplats
• Du sparar tid när du förklarar saker

Viktigast av allt är att det är otroligt enkelt att göra och kan faktiskt förbättra din arbetsresultat längs vägen.

1. Använder enkelt språk

Oavsett om du skickar ut ett e-postmeddelande till en stor publik, skriver ett nyhetsbrev eller skapar ny dokumentation för en ny procedur på jobbet, är avsikten att andra ska ta till sig det. I dessa fall är det nödvändigt att använda ett enkelt språk.

För det första bör du undvika att använda akronymer och jargong i din text. Vissa människor kanske inte vet vad de menar och kan vara ett hinder för nybörjare. De kan också få anställda att känna sig utanför och ta bort den övergripande effekten av ditt arbete. Skriv istället ut akronymerna i sin helhet och välj ord som alla kan förstå.

När du skriver till en publik är ett bra tips att skriva för någon som inte har en aning om vad ditt jobb är. Mycket skriftlig kommunikation går utanför viktiga detaljer och går miste om nödvändiga steg. Detta händer när författaren skriver från en plats av kunskap, och de mentalt fyller luckorna i, snarare än att skriva ner dem.

Relaterad: Nyhetsbrev för blivande entreprenörer

Genom att vara noggrann och överväga varje steg medvetet kan du skriva en mer djupgående förklaring, och det är mindre sannolikt att anställda ber om förtydliganden. Till exempel kan det vara ganska öppet att berätta för någon vad de ska göra, medan det att berätta för dem vad de inte ska göra håller instruktionen specifik.

Du kan använda exempel om du kämpar för att förenkla något, för att ge ditt arbete en verklig tillämpning.

2. Använder tillgängligt teckensnitt

Det finns en anledning till att de flesta webbplatser, applikationer och sociala medier använder samma typ av typsnitt, och det är för att de vet att det når en bredare publik. Dina e-post- och digitala meddelandeprogram har redan ett standardteckensnitt som är lätt att läsa, vilket vanligtvis är Arial eller Calibri, och är idealiska teckensnitt att använda för all skriftlig dokumentation.

Text med små bokstäver är också lättare för ögat, så avstå från att använda alla versaler, som när du skriver rubriker eller försöker framhäva något. Istället kan du djärv orden för att dra personens uppmärksamhet på det, eller bryta upp texten.

Dessutom kan teckenstorleken vara viktig för anställda som har svårt att se mindre text. Text som är 12px eller högre är idealisk och är ofta standarden för offentligt material. Om den är mindre än så här riskerar du att folk inte kan läsa den ordentligt. Naturligtvis kan de använda Zoom fungerar på sina datorer om det är en digital fil, men om den har skrivits ut kan detta ge problem.

Relaterad: Verktyg för att synkronisera Microsoft Outlook med Google Kalender

Slutligen bör teckensnitt och bakgrunder vara svartvita, och om du måste använda färg är blått det bästa eftersom det är den som de flesta människor med färgblindhet kan urskilja. Inte bara det, det är en enkel färg som inte är kontrasterande.

3. Dela upp textblock

Har du någonsin fått ett e-postmeddelande eller ett dokument som innehåller kontinuerliga textblock? Om du har det vet du att det kan vara störande, och det kan också vara svårt för många att läsa. Tack och lov finns det några snabba och enkla sätt att göra detaljerade textbitar mer tillgängliga.

Punktpunkter och numrerade listor är utmärkta verktyg att använda för att lista idéer, fördelar, steg och annan information. Se till att punkterna är kortfattade och specifika, så kommer du att kunna sammanfatta flera stycken till ett lättläst avsnitt. Det håller läsarens uppmärksamhet och sparar tid.

Relaterad: Team Wiki-verktyg som du kan använda för att förbättra produktiviteten

Ett annat sätt att dela upp text är att använda bilder. Du måste dock vara försiktig med bilderna du använder. Alla bilder du använder bör komplettera texten; om din bild innehåller viktig information som inte ingår i ditt skrivande kan du utesluta eller förvirra människor. Bilder bör också använda enkla färger och undvika kontrasterande färger som kan vara svåra för andra att se.

Du kanske inte behöver göra detta om det bara är ett e-postmeddelande du skickar ut, men i så fall kan det vara värt överväger om det ena e-postmeddelandet skulle kunna delas upp i separata e-postmeddelanden om det innehåller många olika idéer och ämnen. Att behålla ett ämne per e-post är idealiskt om det är mycket att komma igenom.

Att vara tillgänglig hjälper alla

Alla har olika sätt att arbeta, och vissa människor kan behöva ytterligare saker som inte beaktas här. Det viktiga är att få feedback och ta reda på vad som fungerar för människor; ju mer du kan förbättra tillgängligheten för din skriftliga kommunikation, desto fler fördelar kommer du att se.

Övertänk det inte; bara sätta igång och ge det en chans. Med dessa tips kommer du att vara på god väg till en tillgänglig arbetsplats, och andra kommer att uppskatta din mindfulness-inställning.

4 tips för att slutföra en professionell jobböverlämning

När du lämnar ett jobb, hur ska du lämna över? Här är några snabba och enkla steg för att lämna över din arbetsbörda innan du börjar på ditt nya jobb.

Läs Nästa

Om författaren