Vad är en intern Wiki, och hur kan du ställa in en?

Det är svårt att hålla din företagskunskap synkroniserad mellan alla anställda när du inte har ett bra sätt att lagra och dela information. Detta leder till en minskning av produktiviteten eftersom anställda lägger mer tid på att söka efter svar istället för att arbeta.

En intern wiki kan hjälpa dig att lösa detta problem. I den här artikeln kommer vi att gå igenom processen för att ställa in din wiki, men först:

Vad är en intern Wiki och vilka är fördelarna med den?

En intern wiki är ett kunskapsarkiv som ger anställda möjlighet att skapa, redigera och dela relevant företagsinnehåll och bästa praxis. Det är som en centraliserad databas som tillåter varje anställd att kommunicera information för att förbättra ditt teams samlade kunskap och eliminera överflödiga frågor.

Det är en värdefull tillgång som kan fungera som ditt företags uppslagsverk för att bevara institutionell kunskap när ditt team växer.

Även om en intern wiki liknar en kunskapsbas genom att den främjar informationsdelning, är den största skillnaden att det är ett mer samarbetsverktyg som gör att alla kan

dela med sig av sin expertis (främst för internt bruk). Å andra sidan hanterar ett dedikerat team vanligtvis en kunskapsbas och innehåller information för både intern och extern användning (produkter och tjänster).

Här är några anledningar till att du bör skapa en intern wiki:

• Genom att ge snabb åtkomst till information i din organisation förbättras samarbetet mellan olika avdelningar, eller inom en avlägsen/hybrid arbetsplats.
• Att ha en plats som innehåller all relevant information kommer att öka de anställdas inlärningshastighet och produktivitet.
• En intern wiki kan förbättra din introduktionsprocess. Den innehåller all relevant information som nya medarbetare behöver för att anpassa sig till sin nya miljö och få bollen i rullning.
• Interna wikis ger också en extra nivå av säkerhet och tillförlitlighet. Du kan ställa in dem så att de endast är tillgängliga för medlemmar i din organisation, och det eliminerar risken för dataförlust på lokala hårddiskar.
• Interna wiki-verktyg är användarvänliga och låter vem som helst skapa och redigera innehåll tydligt och organiserat med hjälp av punkter, hyperlänkar, olika färger och andra värdefulla funktioner.
• Att ha en intern wiki kan hjälpa dig att bygga en mer inkluderande arbetsplats, eftersom det uppmuntrar alla att skapa ditt företags centrala nervsystem.
• En intern wiki tillåter dina lag att kommunicera asynkront, vilket minskar stressen med att hitta överlappande timmar och riskerna med att byta sammanhang.
• Det låter dig förhindra kunskapsförlust när anställda slutar.

Vilken typ av innehåll kan du lagra i din interna Wiki?

Även om en intern wiki kan ta emot all information om din organisation, är det bäst att fokusera på det mest relevanta innehållet som dina team behöver i sin dagliga verksamhet, inklusive:

• Företagsnyheter och uppdateringar
• Handledningar för intern programvara
• Utbildnings- och onboardingdokument
• Tekniska anteckningar
• Vanliga arbetsflöden
• Mötesanteckningar
• Företagspolicyer etc.

Välja din interna Wiki-programvara

Även om varje företag har olika behov och krav, finns det några kärnfunktioner att hålla utkik efter när man väljer ett internt wikiverktyg. Här är några viktiga funktioner att tänka på:

• Välj en wiki-programvara som integrerar populär interna kommunikationsverktyg som Slack, Microsoft Teams, Asana, e-postmeddelanden, etc., för att undvika att ständigt byta mellan dem för att komma åt viktig information.
• Ett av huvudmålen med ditt företags interna wiki är att minska tiden dina team lägger på att leta efter information. Med tanke på att din företagswiki kan innehålla mycket information är det viktigt att du väljer ett verktyg med effektiva sökfunktioner för att snabbt bläddra igenom filer.
• Den interna wiki-mjukvaran bör tillhandahålla åtkomst- och rättighetshantering för att skydda innehållet från utomstående.
• Ditt wikiverktyg bör tillåta flera användare att komma åt och bidra i realtid.
• Välj ett verktyg som låter dig skapa separata arbetsytor för olika avdelningar. Det beror på att dina team blir mer produktiva när de direkt kan komma åt innehåll som är relevant för deras funktioner.
• Wiki-mjukvaran du väljer bör tillåta dig att spåra ändringar och uppdateringar. Du, eller teamet som ansvarar för att underhålla wikin, bör veta vem som gör ändringar och när ändringarna görs.

Så, några verktyg tillhandahåller funktionerna ovan samtidigt som de är användarvänliga, varav ett är Tettra.

Bästa metoder för att bygga din interna Wiki med hjälp av Tettra

Det är viktigt att du har en steg-för-steg-plan för att bygga din interna wiki innan du går ombord på team. Här är några steg du kan följa:

1. Strukturera din information

När du har valt din wiki-mjukvara kan du dela upp ditt innehåll i huvudkategorier för bättre organisation. Till exempel:

• A Företag avsnitt där du kommer att lägga till företagsomfattande information som företagsuppdateringar och nyheter.
• Skapa en HR avsnitt för företagspolicyer, anställdas belöningar och förmåner, semesterpolicyer.
• Du kan också ställa in en avdelningar kategori där distinkta avdelningar i din organisation snabbt kan komma åt relevant information.
• En annan praktisk kategori kan vara Träning, för dina handledningar och annat utbildningsmaterial.

Du kan skapa fler kategorier beroende på ditt företags behov. Målet här är att bättre organisera ditt innehåll så att alla vet var de kan hitta specifik information.

2. Importera eller skapa innehåll

Efter att ha skapat en tydlig och organiserad struktur för din företagswiki kan du nu importera befintligt innehåll, om du har, eller skapa nytt innehåll i dina wikikategorier.

Ett bra ställe att börja skulle vara att skapa en Komma igång kategori för att inkludera din Intern Wiki-guide. Du kan använda den här guiden för att förklara hur det här projektet kommer att vara användbart i din organisation och bästa praxis om hur du kan utnyttja det.

3. Konfigurera integrationer

Ställ in integrationer för att säkerställa att du kan använda dina befintliga interna verktyg för att lägga till/uppdatera innehåll i din interna wiki. På så sätt kommer du enkelt att bidra med innehåll som annars skulle ta för lång tid, eller bara skapa en bättre helhetsupplevelse för användarna.

Detta inkluderar att din chattapplikation ansluter, så att användare kan brainstorma idéer, lägga upp dem i Tettra så att andra kan se dem och till och med öppna en uppgift direkt där om det behövs. Att göra detta kommer att bidra till att öka användningen av den interna wikin genom att göra den till en integrerad del av allas dagliga arbetsflöden.

4. Konfigurera åtkomsträttigheter och behörigheter

Genom att konfigurera åtkomsträttigheter och behörigheter kan du bestämma vem som har åtkomst till vilket innehåll. Detta är viktigt eftersom du kan lägga till innehåll som bara är relevant för ett specifikt team i din organisation. Eller så kanske du vill begränsa åtkomsten till vissa dokument. Du kan göra det i Tettra under Teaminställningar.

5. Starta din wiki

Nu är det dags att tända lamporna och få alla att använda din interna wiki. För att göra detta kan du skicka e-postmeddelanden till teammedlemmar direkt genom inställningarna i Tettra. När du har gjort detta, se till att du uppmuntrar dem att läsa wikiguiden du lade till i kategorin Komma igång.

Öka ditt teams samarbete genom att ställa in din företagswiki

Att skapa en intern wiki är ett bra sätt att lagra och dela information. Många företag har inte detta, men det kan vara till hjälp på många sätt.

Det möjliggör bättre samarbete mellan team och avdelningar, och fler möjligheter för anställda att lära av varandra. Använd dessa tips som en grund för att skapa din företagswiki.

Hur man använder Wiki-verktyget i Microsoft Teams

Microsoft Teams har ett internt Wiki-verktyg som låter dig hantera och samla in information sömlöst. Så här använder du den!

Läs Nästa

Om författaren