Google Dokument-guiden du behöver för alla dina affärsdokument

Annons

Du har många verktyg för att skapa och dela dokument. Rapportbyggare, dokumentredigerare och e-postprogram spelar alla en roll i dina dagliga uppgifter.

Men har du någonsin övervägt Google Docs på allvar?

Googles egen kontorsproduktivitetssvit har funktioner som kan hjälpa dig att skapa, redigera och dela dina dokument snabbt och enkelt. Var du än är och vad du än arbetar, Google Dokument kan spara tid 10 Google Docs-tips som tar några sekunder och sparar tidLär dig några hemligheter som kommer att öka din Google Dokument-produktivitet med hjälp av dessa snabba och enkla tips. Läs mer – och du behöver inte spendera en krona.

Låt oss se de användbara funktionerna i Google Dokument som kan fungera för dig och ditt team.

Använd Google Docs for Business Collaboration

När du arbetar i en teammiljö är samarbete nyckeln. Google Dokument har verktygen inbyggda som gör det enkelt att samarbeta i alla dokument.

Grundläggande dokumentdelning

Om du vill dela ett dokument med din kollega eller team gör Google Dokument det enkelt med två olika metoder.

Dela från Google Drive. Klicka bara på Dela med sig knappen i det övre högra hörnet för att starta. Om du inte namngav ditt dokument kommer du att se en uppmaning att göra det innan du delar det.

Sedan kan du ange namn från dina Google-kontakter eller deras e-postadresser för att skicka dokumentet direkt. Men innan du skickar det, bör du välja privilegier genom att klicka på Redigera filer knapp. Delningsalternativen gör att andra kan redigera, kommentera eller visa ditt dokument. Klicka på när du är klar Gjort.

Dela med en länk. Om du hellre vill dela en länk till ditt dokument, klicka Få delbar länk i popup-fönstret istället för att ange dina kontakter. Du kommer då att se liknande alternativ för att tillåta andra att redigera, kommentera eller visa dokumentet. Sedan är det bara att kopiera länken och öppna den i ett meddelande eller chattfönster där du vill dela den.

Avancerade delningsinställningar

Du har fler alternativ när du har ett dokument med känslig information eller ett som du verkligen vill begränsa åtkomsten till.

Klicka på i popup-fönstret för delning Avancerad i det nedre högra hörnet.

Du kan sedan begränsa redigerare av dokumentet från att ändra åtkomst eller bjuda in andra. Du kan också förhindra kommentatorer och tittare från att skriva ut, kopiera eller ladda ner ditt dokument. Dessutom kan du ändra den åtkomst du angav ursprungligen.

Om du bestämmer dig för att dela ditt dokument via e-post kan du göra det från det här fönstret, klicka Läs mer om du har frågor, eller bara slå Gjort när du är klar.

Kommentarfunktioner

Kommentarer är det sanna bränslet för samarbete. Du kan använda kommentarer för att lägga till anteckningar till specifika delar, bilder eller ord i dokumentet. Detta är fördelaktigt för bättre redigeringar eftersom du kan ha en faktisk diskussion om innehållet innan du gör några ändringar.

För att lägga till en kommentar, välj delen, bilden eller ordet som kommentaren refererar till. Sedan klickar du antingen på plus knappen som visas på sidan av dokumentet eller Kommentarer knappen längst upp. Skriv din anteckning och tryck på Kommentar knapp.

När du väl har lagt till en kommentar förblir den på sidan av dokumentet som olöst. Detta är praktiskt eftersom när ett beslut fattas om objektet kan du klicka på Lösa knappen och kommentaren försvinner från skärmen.

Om du vill se lösta kommentarer eller öppna dem igen, klicka bara på Kommentarer knappen längst upp. Alla kommentarer som du öppnar igen kommer att visa dessa åtgärder på både dokumentskärmen och kommentarsektionen.

Ytterligare kommentarsåtgärder låter dig redigera, ta bort eller få en direktlänk till anteckningen. Och när du klickar på Kommentarer knappen från toppen har du möjlighet att ta emot e-postmeddelanden. Du kan få ett meddelande för varje kommentar eller bara de som involverar dig. Varningarna är en stor tidsbesparande eftersom du inte behöver oroa dig för att missa något.

Versionshistorik

Dokumentversionering är en nödvändig funktion för att dela och samarbeta om ett dokument i realtid. Detta är särskilt viktigt när teamet har möjlighet att redigera dokumentet.

Klick Arkiv > Versionshistorik från menyn. Du kan sedan namnge den aktuella versionen separat från huvuddokumentets namn eller helt enkelt se versionshistoriken.

Om du väljer Se versionshistorik, öppnas ett sidofält och visar dokumentets historik. Du kan klicka på knappen för att endast visa namngivna versioner eller se alla. För en namnlös version kan du klicka på Mer (tre-punkts) ikon för att lägga till en om du vill.

För varje version i listan kommer du att se datum och tid då den redigerades. Du kan klicka på en för att se den versionen som ger dig möjlighet att återställa den högst upp. Namngivna versioner är mycket användbara för långa dokument eller de med många medarbetare.

Använd användbara Google Dokument-mallar

Ett av de bästa sätten att få ett försprång med att skapa ett affärsdokument är att använda en mall. Som tur är har Google Dokument många inbyggda mallar som du kan använda. Dessutom kan du hitta många fler Google Doc-mallar 24 Google Dokument-mallar som gör ditt liv enklareDessa tidsbesparande Google Dokument-mallar hjälper dig att slutföra dina dokument istället för att kämpa för att sätta ihop dem. Läs mer från externa källor. Här är flera som kan hjälpa dig att skapa välformaterade och professionella affärsdokument.

Inbyggda mallar

För att se alla Google Dokuments inbyggda mallar klickar du bara på pilarna högst upp bredvid Mallgalleri efter att du loggat in. Du kan sedan se dem för arbete som förslag och mötesanteckningar, de som är specifika för din bransch som försäljning eller mänskliga resurser, och de för affärsbrev och CV.

Välj någon av mallarna så öppnas den i redigeringsfönstret. Sedan är det bara att byta ut malltexten mot din egen så är du klar.

Ytterligare mallar

Om du inte ser en mall inbyggd i Google Dokument som passar det du behöver kan du kolla in externa alternativ. Här är bara några för att komma igång.

Komplett med en innehållsförteckning för vad du bör inkludera, denna affärsplansmall är snygg och ren. Och om du behöver ytterligare hjälp följ dessa steg för att skapa din egen affärsplan Hur man skriver en affärsplanÄr du på väg att starta ditt eget företag? Börja med en plan! Följ vår affärsplan eller använd någon av mallarna vi har sammanställt. Läs mer .

När ett formellt uppsägningsbrev är vad du behöver är denna mall användbar. Den innehåller en plats för din företagslogotyp högst upp och användbara uppmaningar om detaljerna du bör inkludera.

Om du letar efter en enkel mötesagenda med tabellformatering är den här perfekt. Den innehåller också platser för saker som dina deltagare bör läsa eller ta med, vilket är praktiskt.

Lägg till Google Docs Business-tillägg

Om du inte är bekant med Google Docs-tillägg är dessa verktyg som liknar webbläsartillägg som du kan lägga till i applikationen. De sträcker sig från företag till produktivitet till verktyg. För att komma åt tilläggsbutiken, öppna ett Google Docs-dokument, klicka Tillägg från toppmenyn och sedan Skaffa tillägg.

Här är flera tillägg som kan vara idealiska för dina affärsuppgifter:

För flödesscheman, processdiagram och liknande bilder Lucidchart är Visio-alternativet du har väntat påDu kanske inte har hört talas om Lucidchart tidigare, men jag slår vad om att du har hört talas om Microsoft Visio. Läs mer , Lucidchart Diagrams är ett utmärkt verktyg. Och om du redan använder onlineapplikationen loggar du bara in och kommer åt dina diagram direkt från Google Dokument. Eller skapa ett gratis konto för att testa det.

HelloSign [Inte längre tillgänglig]

Om du arbetar med kontrakt, avtal och andra dokument som kräver signatur, ta en titt på HelloSign. Registrera dig för ett gratis konto för att prova med tre dokument per månad och kolla sedan in den betalda versionen för obegränsade signaturer.

När du skapar dokument som innehåller inkonsekvenser kan det vara dåligt för verksamheten. Consistency Checker är ett tillägg som skannar ditt dokument och letar efter objekt som avstavning, förkortningar och stavningsvariationer.

Är du en tankekartare Förvandla din brainstorm till en tankekarta för maximal insiktAtt spela in din brainstorm i en tankekarta kan hjälpa dig att få djupare insikter. Och det är lätt. Vi visar dig hur du kombinerar båda strategierna för forskning, planering och innovation. Läs mer ? Om så är fallet, då är MindMeister verktyget för dig. Även om du säkert kan använda ett tillägg som Lucidchart Diagrams för dina tankekartor, gör MindMeister det enkelt. Välj bara texten i ditt dokument, öppna tillägget, så skapas en tankekarta åt dig och infogas i ditt dokument automatiskt.

Bkper [Inte längre tillgänglig]

För att skapa och uppdatera ekonomisk data från dina böcker är Bkper ett coolt verktyg. Du kan enkelt lägga till en ny bok på Bkper-webbplatsen som en huvudbok, journalbok eller utgiftsrapport. Lägg sedan in detaljerna i ditt Google Docs-dokument med tillägget.

Andra användbara tillägg

• Mail Merge: Slå samman dokument till e-postmeddelanden och brev
• Supermetrics: Infoga dina affärsmått i ett dokument

Använder du Google Docs for Business?

Som du kan se har Google Docs funktioner inbyggda tillsammans med verktyg du kan få för att göra det användbar för affärsdokument 10 mallar för att spara tid på kontoretFinns det dokument som du skriver om och om igen? Oavsett om det gäller mötesagendor, fakturor eller statusrapporter kan mallar göra ditt arbete enklare. Vi har sammanställt 10 mallidéer för att spara tid. Läs mer . Du kan enkelt skapa, redigera, dela och samarbeta i ditt nästa affärsdokument.

Använder du redan Google Dokument för företag? Om så är fallet, har du verktyg, tips eller knep som gör det ännu mer fördelaktigt i affärsvärlden? Dela dina tankar nedan!