Hur man använder Asana-mallar för alla projekt

Det enda du bör lära dig om Asana är hur du använder projekt för att öka produktiviteten i ditt team. Med Asana-projektledning kan du undvika föråldrade kalkylblad, långa e-posttrådar och långa möten som upprepar samma information.

Om ditt team mestadels gör mycket repetitivt arbete, behöver du inte återskapa dessa uppgifter och projekt i Asana varje gång. Du kan använda Asana-mallar för att spara tid, inte bara nu, utan för efterföljande projektdesigner.

Låt oss kolla in hur man använder Asana-mallar för nästan alla projekt som ditt team arbetar med.

Vad är Asana-projektmallar?

Istället för att börja från början när man skapar en kanban-tavla i Asana, innehåller en malldesign redan alla de grundläggande sektioner som team ofta använder. Istället för att planera ett projekt från grunden ger Asanas projektmallar dig de nödvändiga byggstenarna för att komma igång.

En mall är i grunden ett plug-and-play-projekthanteringshack som låter dig standardisera processer och komma igång med varje nytt projekt. Om du behöver göra ändringar för att passa dina behov kan du göra det också.

Du kan använda, skapa och spara anpassade eller inbyggda Asana-projektmallar för en mängd olika processer. Alla exempel är projekt med snäva deadlines (som en lansering), pågående processer (som introduktion av nya rekryter) och informationsspårning.

Användare med gratiskonton kan få tillgång till gratis mallar, men premiumplaner erbjuder fler alternativ anpassade för specifika branscher. Asana mall exempel inkludera en försäljningsplanmall, byråhanteringsmall, innehållskalendermall, checklistor för nyanställningar och mer.

Asana organiserar också mallar efter teamfunktioner, såsom design, IT, produkt, kundframgång, drift och mänskliga resurser. Om du är en projektledare som inte vill slösa tid på att pilla med kanban-tavlor, bläddra helt enkelt i galleriet, välj din teambeskrivning och ta en projektplansmall som passar dina behov.

Låt oss nu kolla in hur man använder Asana-projektledningsmallar.

Hur man använder Asana-projektmallar

Följande är stegen för att använda en mall:

1. Klicka på orange i det övre vänstra hörnet av din Asana-app + knapp.
2. Välj Projekt från rullgardinsmenyn.
3. Välj sedan Använd en mall från startskärmen för projekt.
4. Du kommer att hälsas med en lista över Asana-skapade mallar, mestadels skräddarsydda för det syfte du angav att du skulle använda Asana för vid registreringen. Du kan ändra kategorin av mallar du ser genom att klicka på rullgardinsknappen bredvid Typ i det övre högra hörnet på skärmen.
5. Du kan förhandsgranska mallarna för att få en känsla av hur de kommer att se ut och hur de kommer att gynna ditt team.
6. För att starta ett nytt projekt med hjälp av en mall, klicka Använd mall.
7. På nästa skärm får du chansen att anpassa projektnamnet och ändra behörigheter. Klick Skapa projekt när du har anpassat allt efter din smak.
8. Ta en titt på LÄS MIG och KOPIERA MIG uppgifter för instruktioner och förslag.

Du kommer att kunna anpassa ett projekt skapat från en mall för att möta ditt teams behov. För att skräddarsy projektet till ditt arbetsflöde kan du ändra, lägga till eller ta bort vad som helst i mallen.

Om du uppgraderar till Asana Premium kommer du att kunna lägga till fler anpassade fält till projekt skapade från en mall, så att du kan hålla reda på den information som är viktigast för ditt team.

Relaterad: De bästa gratis Asana-alternativen för projektledning

Hur man skapar anpassade mallar i Asana

Det är möjligt att ditt team har specifika arbetsflöden som du vill fånga i en mall. I det här fallet vill du kunna konvertera tidigare avslutade projekt till mallar samtidigt som du behåller vissa detaljer, såsom projektuppgifter, viktiga milstolpar och projektfaser.

Så här gör du det:

1. Skapa ett nytt projekt (eller duplicera ett du redan har) för att fånga en sekvens av uppgifter som ditt team slutför regelbundet. Se till att du har alla uppgiftsdetaljer redo att gå.
2. Klick Detaljer, sedan rullgardinsmenyn för projekthuvudet och välj Konvertera till en mall. Se till att inte ta bort eller arkivera projektet.
3. Upprepa processen för så många projektlayouter du vill.

För att använda en av dina anpassade mallar, gå helt enkelt tillbaka till +-knappen i den översta raden och skapa ett nytt projekt. Klicka på Mallar fliken på den nya projektskärmen, och dina anpassade mallar kommer att organiseras efter team på en flik med din organisations namn.

Dessa mallar kan uppdateras i takt med att dina processer förbättras och du får erfarenhet från tidigare projekt.

Relaterad: De bästa Asana-integreringarna du bör kolla in

Arbeta smart med Asana-projekt

Projektmallar gör det enklare att spåra mer av ditt arbete i Asana genom att tillhandahålla strukturerade arbetsflöden som är enkla att skapa och anpassa för ditt team.

Det finns mer uppfinningsrika sätt att automatisera repetitiva uppgifter och förtydliga mål och processer för ditt team i Asana. För fler idéer, läs vår djupgående guide till hur du använder Asana för att få mer arbete gjort.

6 kreativa sätt att få ut det mesta av Asana

Asana är ett av de mest populära verktygen för projektledning. Men du kanske undrar hur du kan använda det i din vardag? Ta reda på hur!

Läs Nästa

Om författaren