Cutting Edge yaM sätter standarden för onlinemöteshanteringsverktyg

Annons

Om du håller möten utan dagordning, eller för protokoll över vanliga gamla Word-dokument, är dina möten och protokollrapporter förmodligen inte så användbara som de skulle kunna vara. Även om de flesta av oss inte ser fram emot att delta i möten, finns det ändå fantastiska onlineverktyg 10+ fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och mötenHur hanterar man ett team av människor som är utspridda geografiskt? Hur samordnar man internationella tidszoner? Konceptet med att arbeta via internet har börjat smyga sig in på den vardagliga arbetsplatsen,... Läs mer som kan bidra till att göra möten mer produktiva och mindre tidskrävande för dem som planerar och underlättar dem.

Jag snubblade nyligen över en banbrytande webbapplikation för möteshantering online som heter jams (som står för Yet Another Meeting). yaM är som en virtuell assistent för att producera professionellt utseende agendor och minutrapporter, samtidigt som det tillhandahåller verktyg som hjälper till att träffas deltagarna bollar idéer, gör produkt- och kostnadsanalyser och integrerar med online molnkonton inklusive Dropbox, Google Kalender och Evernote.

yaM kan användas med båda mötesplatser online Onlinemötesguide: Programvara och strategiModerna videokonferenstjänster är lätta att använda och tillgängliga för nästan alla som har en dator eller smartphone. Möjligheten att ansluta och träffa människor online innebär att vi inte längre är begränsade av geografisk plats. Läs mer tycka om Google Hangouts Tips om att planera och hålla effektiva möten med Google HangoutsMed dagens internetteknik kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla onlinemöten, särskilt om du förplanerar dem och använder dig av tidsbesparande verktyg. De senaste månaderna har jag deltagit i onlinemöten... Läs mer , eller i traditionella offlineinställningar. Som en webbapplikation liknar den Håller med Agreedo: Skriv och hantera dina affärsmötesprotokoll gratis onlineI flera veckor nu har jag letat efter en lättanvänd webbplats eller applikation som gör att jag kan föra och lagra mötesprotokoll. Den traditionella textdokumentmetoden är inte längre en produktiv... Läs mer , men det är mycket mer avancerat utan att vara komplicerat.

Skapa agendor

Efter att ha registrerat ett konto hos yaM kan du omedelbart börja utveckla en agenda för ditt nästa möte. Du lägger helt enkelt till agendapunkter på arbetsytans vänstra sida, tillsammans med tidslängden och namnet på den person som är ansvarig för den punkten.

Du kan enkelt tilldela namn till agendapunkter, men deltagare måste registrera ett konto hos yaM, som du kan skicka en inbjudan till dem att göra från arbetsytan. Att ha registrerade deltagare gör yaM till ett mycket mer samarbetsverktyg för möteshantering, eftersom varje deltagare samtidigt kan lägga till anteckningar i arbetsytan under mötet. Även om det är mer effektivt att ha en person tilldelad som minuttagare, finns det andra användbara verktyg i yaM som gör det bra för samarbete.

När din agenda har skapats kan du skriva ut eller cirkulera den till mötesdeltagare. Varje registrerad deltagare kommer att få en mötesrapport via e-post, som naturligtvis inkluderar medielogistik, listan över agendapunkter och en länk till yaM-arbetsytan online. Det bästa av allt är att din cirkulerade agenda är professionellt formaterad och lätt att läsa. Agendapunkter kan också kopieras och läggas till ett nytt möte. Det skulle dock vara ännu bättre om utvecklare kunde skapa ett sätt att skapa standardpunkter på agendan som automatiskt är en del av varje nytt möte.

Minuttagning

Att lägga till anteckningar och åtgärder i yaM är lika enkelt som att skapa agendor. Protokoll består av fyra typer av innehåll: anteckningar, åtgärder, bifogade filer och samarbetsverktyg i realtid.

Sättet som yaM är konfigurerat kan faktiskt hjälpa mötesdeltagarna att hålla fokus, särskilt om alla har arbetsytan öppen på sin dator under mötet. Minuttagaren kan enkelt lägga till en åtgärd, med ett förfallodatum och namnet på den ansvariga. Konstigt nog kan dock bara en person anges som ansvarig för varje åtgärd.

Där yaM också lyser är dess samling av inbyggda samarbetsverktyg som låter medlemmar göra Pro/Con-analys, produktanalys, brainstorma idéer eller rösta om viktiga beslut. Det finns också ett verktyg för vad som kallas en SWAT-analys, vilket innebär att man diskuterar och registrerar styrkorna, svagheterna, möjligheterna och hoten med ett visst projekt, idé eller beslut.

Du kommer att se att dessa samarbets- och möteshanteringsverktyg kan vara mycket användbara för att hålla deltagarna engagerade och möjligen hjälpa dem att göra bättre analyser och beslut. Du kan också skriva ut eller mejla innehållet i individuella samarbetsverktyg till deltagarna under mötet. (Obs: idéer för andra samarbetsverktyg online är recenserad här De 6 bästa gratis onlinemötesverktygen för att samarbeta med ditt teamSmå team behöver inte dyra företagsappar för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt teams data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer ).

Precis som med dagordningar kan yaM-protokollrapporter också skrivas ut eller cirkuleras via e-post. Protokollet är så välformaterat att mötesdeltagarna inte har någon ursäkt att inte granska dem. Agenda och protokoll arkiveras också på yaM, så deltagare kan logga in på sitt konto och granska dem när som helst.

Andra verktyg

yaM innehåller ytterligare verktyg för att spåra tid under möten, ställa in mötesdatum i the inbyggd kalender (som integreras med Google Kalender, Exchange och Outlook/iCal-flöden), och en adressbok.

Utvecklarna av yaM har inkluderat flera användbara funktioner i sin webbapplikation, men de har gett särskilt uppmärksamma att se till att användargränssnittet är tillgängligt och lätt att lära sig inom några minuter efter registrering konto.

yaM har ett grundläggande gratiskonto som inkluderar alla kärnfunktioner och möjligheten att hålla upp till 10 möten per månad, med upp till fem deltagare per möte. Ett premiumkonto tillåter obegränsade möten och deltagare, anpassningsbart gränssnitt och SSL-kryptering.

yaM enligt min mening sätter standarden för verktyg för onlinemöteshantering. Men låt oss veta vad du tycker om denna onlineapplikation. Finns det ytterligare funktioner som du vill se till?