Hur man använder Google Dokument eller Kör offline på PC och mobil

Annons

Om det finns en nackdel med molnbaserade tjänster och appar är det att du alltid måste vara online för att kunna använda dem. Om ditt internet går ner, eller om du är på resande fot, stannar ditt arbete av.

Lyckligtvis har Google Docs, nu mer känt som Google Drive, detta täckt. Du kan ta tjänsten offline och komma åt och redigera dina filer även utan internetanslutning.

Det bästa av allt är att du kan göra det på praktiskt taget vilken plattform eller enhet som helst. I den här guiden tar vi en titt på hur du ställer in det och kommer igång överallt där du använder Google Drive.

På skrivbordet i webbläsaren

Du behöver webbläsaren Chrome för att kunna komma åt Google Drive offline på skrivbordet. Detta är tillgängligt för Windows, Mac och Linux och fungerar på samma sätt på varje plattform. På webbläsare som inte stöds, inställningarna för att aktivera offlineåtkomst saknas.

För att komma igång behöver du Drive Chrome webbapp installerat i Chrome. Det kommer som ett standardalternativ med Chrome, men om du behöver det kommer du att uppmanas att installera det innan du fortsätter.

Aktivera offlineläge i Google Drive

Logga in på ditt konto på Google Drive, drive.google.com. Klicka på inställningar ikonen (kugghjulet) mot det övre högra hörnet av skärmen och välj inställningar.

I fönstret som öppnas, kontrollera Synkronisera Google Dokument... alternativet i avsnittet märkt Off-line. Dina filer börjar laddas ned till din dator – dessa inkluderar Dokument, Kalkylark, Presentationer och Teckningar.

Aktivera offlineläge i Google Dokument

Gå till Google Dokument — docs.google.com – och logga in. Klicka på hamburgermenyikonen uppe till vänster på skärmen och välj inställningar.

Under Offlinesynkronisering klick Sätta på. En ny flik öppnas med instruktioner för att installera Chrome Web-appen om det behövs och sedan bekräfta att du vill aktivera offlineåtkomst.

Redigera filer

Det tar några minuter att ladda ner dina filer och även att cachelagra kopior av Docs-apparna. Koppla inte från internet för snabbt, annars kommer du inte att kunna komma åt dem. För att säkerställa att en specifik fil du behöver är tillgänglig offline, öppna den och stänger den sedan igen.

När du är offline öppnar du Google Drive eller Google Docs i din webbläsare genom att gå till samma URL som du använder i onlineläge. Alla dina filer kommer att listas som vanligt, men de som inte är tillgängliga offline kommer att vara nedtonade.

Dubbelklicka för att öppna en fil. Du kommer att se en grå "Offline"-ikon bredvid filnamnet.

Dina ändringar sparas automatiskt när du redigerar ett dokument. När du går online igen kommer de att synkroniseras tillbaka till ditt konto. Alla filer som har redigerats lokalt men som ännu inte synkroniserats kommer att visas med fet stil i din dokumentlista.

Du kan också skapa nya dokument när du arbetar offline. Dessa kommer att laddas upp till ditt konto nästa gång du är online.

På skrivbordet med hjälp av Drive-appen

Ett annat sätt att använda Google Dokument offline kommer via dedikerad Google Drive-app. Detta är tillgängligt för stationära enheter för Windows och Mac, såväl som för Android och iOS på mobilen.

Som standard laddar Drive-appen för skrivbordet ned hela innehållet i ditt Drive-konto till din dator. Det liknar hur skrivbordsmolnklienter som Dropbox fungerar. För att bara ladda ner specifika mappar gå till Inställningar > Synkroniseringsalternativ i appen.

När den är installerad kan du komma åt alla dina Drive-filer – inte bara dokument – ​​genom ett Explorer-fönster på Windows eller Finder på Mac.

Du kan redigera alla filer som laddats ned via Drive-appen. Google Dokument-filer, sparade i .gdoc, .gsheet etc format, redigeras i Chrome.

Du måste dubbelklicka på filen för att öppna den, så du måste ha Chrome inställd som din standardwebbläsare: en fil kommer inte att vara tillgänglig om den öppnas i en annan webbläsare. Du måste också ha aktiverat offlinefunktionen i själva Drive-webbappen, som vi beskrev ovan.

Andra filer öppnas i din lokala app - Excel-kalkylblad i Office, bilder i Photoshop och så vidare.

Redigera dessa och spara dina ändringar som vanligt. De kommer att synkroniseras till ditt molnkonto nästa gång du ansluter till internet.

Drive-appen är förmodligen det bekvämaste alternativet om du i första hand använder tjänsten på en enda dator. Det kommer med besväret att behöva lagra många gigabyte data lokalt, så det är inte idealiskt för att ha på flera maskiner.

På en Chromebook

Tvärtemot vad många tror, Chromebooks fungerar offline Fungerar inte Chromebook offline? Avslöja myternaEn av de största kritikerna riktade mot Googles Chromebooks är att de är online-bara maskiner – alltså, inget internet, ingen mening. Hur sant är detta påstående? Läs mer för en mängd olika funktioner. Detta inkluderar användning av Dokument offline.

Processen för att ställa in den är exakt densamma som för att använda Chrome på Windows, Mac eller Linux. Öppna Drive- eller Docs-apparna för att ladda motsvarande webbplats i Chrome-webbläsaren och aktivera sedan offlinefunktionen på samma sätt som du skulle göra på de andra plattformarna.

I Google Apps at Work

Offlineåtkomst till Google Dokument kan också aktiveras i Google Apps för företag. Funktionen är dock inte tillgänglig för enskilda användare och behöver en administratör för att aktivera. Som alltid måste användarna använda Chrome.

Logga in på Googles administratörskonsol och gå till Appar > Google Apps > Drive > Dataåtkomst. Markera rutan märkt Tillåt användare att aktivera offlinedokument följd av Spara.

Dessa inställningar tillämpas på hela organisationen. För Google Apps Unlimited- eller Google Apps for Education-konton kan du begränsa offlineåtkomst till enskilda användare eller grupper av säkerhetsskäl.

På mobilen

De Google-appar för iOS och Android Hur man börjar använda Google Dokument på mobila enheterGoogle Docs är ett oumbärligt verktyg när du är på resande fot. Här är en primer för att använda Google Dokument på mobila enheter. Läs mer tillhandahålla offlinesupport för smartphone- och surfplattanvändare. På Windows-surfplattor bör du använda skrivbordsmetoderna för Chrome som beskrivs ovan; för Windows Phone finns inget stöd. Tredjepartsappen GDocs ger offlinevisning på Windows Phone, men ingen redigering.

Använd Dokument offline på iOS och Android

Apparna för iPhone och iPad, samt Android-enheter, fungerar på samma sätt. De har inte en heltäckande "offline"-inställning, utan du måste istället göra ditt innehåll tillgängligt offline på en fil-för-fil-basis.

Det finns tre olika sätt att uppnå detta. Från appens huvudskärm trycker du helt enkelt på menyknappen "tre punkter" under din valda fil och väljer Håll dig offline.

Alternativt kan du välja när filen är öppen Håll dig offline från menyn. Eller välj Detaljer och välj samma alternativ därifrån. I alla fall avmarkerar du bara alternativet för att ta bort offlineversionen från din enhet.

När du har valt det kommer filen att laddas ner. Ett meddelande kommer att varna dig när processen är klar.

Svep in från skärmens vänstra kant och välj Off-line från alternativen för att endast visa de filer som är tillgängliga offline.

Alla ändringar du gör sparas automatiskt och dessa ändringar synkroniseras med ditt konto nästa gång din enhet ansluter till internet.

Undvik problem när du arbetar offline

Det finns några problem du bör vara medveten om när du arbetar med Google Dokument offline.

• Synkroniseringsproblem. Två av de främsta fördelarna med Google Drive är att du kan komma åt dina filer på vilken enhet som helst, och att det är enkelt att samarbeta i dokument med andra användare. Kom ihåg att när du redigerar ett dokument offline, kommer ändringarna inte att vara tillgängliga direkt i en annan webbläsare eller för en annan användare. Om du synkroniserar dina offlineredigeringar efter att dokumentet har redigerats någon annanstans, kommer de två versionerna av filen att slås samman. För att undvika förvirring bör du låta alla medarbetare veta när du tar en fil offline, så att de vet att de inte ska arbeta med den själva.
• Offline kalkylbladskompatibilitet. Kalkylark som skapats i Google Kalkylark före december 2013 kan inte redigeras och endast nås i skrivskyddat läge. Kopiera och klistra in innehållet i ett nytt dokument om du behöver redigera ett äldre kalkylblad.
• Begränsad funktionalitet. När du tar Google Docs offline på skrivbordet, återgår det till att vara lite mer än en grundläggande textredigerare. Du får grundläggande formateringsalternativ, men många vanliga funktioner tas bort. Dessa inkluderar stavningskontroll, lägga till bilder och åtkomst till alla tillägg du har installerat Förbättra Googles tjänster med dessa 5 tilläggDe flesta av oss använder minst en Google-tjänst varje dag – vanligtvis mycket mer än bara en. Sök, Gmail, Reader, Kalender, Drive, Play, YouTube... detta är bara en del av de tjänster vi... Läs mer . Detta är ett mindre problem på mobilen, där apparna redan har lättare funktioner.

Att arbeta offline är en kompromiss

Att ta Google Dokument offline ger dig inte en komplett ersättning för MS Office, eller någon annan traditionell kontorssvit för stationära datorer. Du får det bästa av tjänsten genom att använda den online närhelst du har en tillgänglig internetanslutning.

Men så länge du är medveten om begränsningarna, såväl som några potentiella fallgropar, är funktionaliteten otroligt användbar. Det gör att du kan fortsätta arbeta var du än är, säker i vetskapen om att din data är säker och synkroniseras sömlöst när din anslutning återupptas. Utan någon prestandaträff för att ha funktionen påslagen rekommenderar vi att du aktiverar den nu, även om du inte tror att du behöver den så ofta.

Och kom ihåg, precis som Google Dokument finns det många fler utmärkta produktivitetsappar som fungerar offline 10 mördande produktivitetsappar som fungerar offlineAnslutningsproblem kan uppstå när som helst. Dessa offlineappar hjälper dig att hålla dig produktiv när du är avstängd från webben. Läs mer .