Hur man snabbt får ett försenat projekt tillbaka på rätt spår

Varje projekt börjar med goda avsikter och bästa ansträngningar, men många av dem går av banan med lågt engagemang och missar milstolpar. Men det finns ingen anledning att bli besviken, eftersom vissa korrigerande åtgärder kan få ditt försenade projekt tillbaka på rätt spår på nolltid.

Här är några effektiva projektåterställningstekniker som du bör försöka få saker att gå i rätt riktning.

1. Ring till ett teammöte

Ditt team kan ha träffats på flera virtuella teammöten för detta projekt. Men när du vet att du är på väg att missa en deadline är det obligatoriskt att alla sitter tillsammans en gång till. Detta teammöte bör utveckla en ny strategi om vad som ska göras härnäst.

Tänk på projektleveranser, budget och tid (återstående eller ytterligare) du har för att slutföra projektet. Kolla in effekten av din försening på var och en av dessa aspekter. Ta reda på vad teamet kan leverera samtidigt som den ursprungliga budgeten och deadline behålls.

Bortsett från dessa, se hur lång tid det tar att avsluta projektet. Prata sedan med din kund om att välja något av ovanstående alternativ.

2. Ta reda på orsaken till förseningen

Förutom att välja hållbara alternativ för dina kunder, använd mötet för att fastställa problemet med projektet. Endast genom att känna till orsaken bakom projektförseningen kan du vidta åtgärder för att åtgärda problemet.

Det kan finnas olika orsaker till att ett projekt försenas, inklusive budgetbrist, brist på resurser, förändringar i organisatoriska prioriteringar, omfattningskrypning, teamineffektivitet, etc. Ta reda på vem som är ansvarig för förseningen och hur det har påverkat projektet. Ta också reda på hur du kan lösa problemet på snabbast möjliga tid.

3. Sätt en ny men realistisk deadline

Om du har missat den ursprungliga deadline är det dags att gå vidare och sätta en ny istället. Gå igenom det ursprungliga schemat för att identifiera hur många uppgifter i projektet som fortfarande väntar. Sätt utmanande men genomförbara milstolpar för var och en av de återstående uppgifterna och hitta ett nytt förfallodatum för projektet.

Ditt mål är att leverera projektet inom den nya deadline. Tänk därför på ditt teams kapacitet, resurser och tillgänglighet innan du ställer in det nya förfallodatumet.

4. Ompröva projektets omfattning

Om en orealistisk projektomfattning har gjort att ditt projekt har försenats, överväg att revidera översikten så att den kommer att kunna uppnås på kort tid. Diskutera omfattningen med uppdragsgivaren eller intressenterna och kontrollera vilka delar av projekten du kan ta bort.

Låt aldrig räckviddskrypning ske när du faktiskt ber om räckviddsminskning. En förändring i omfattning kommer att göra projektet svårt att slutföra. Det kan också behöva flytta fokus för ditt team till en ny riktning helt och hållet.

5. Dela upp i små uppgifter och prioritera

När du får en nick från kunden om den reviderade projektomfattningen, börja arbeta med det. Först av allt, dela upp det återstående arbetet i små bitar av uppgifter. Leta sedan upp om det finns några beroenden mellan uppgifterna. Om ja, överväg dem innan du prioriterar uppgifterna.

Be teamet att arbeta med de prioriterade uppgifterna först. Ibland kan en kund be dig att leverera ett avsnitt eller en del av ett projekt först under en projektförsening. I sådana fall, prioritera det segmentet.

Relaterad: De bästa teknikerna för frilansare att prioritera uppgifter gratis

6. Bekräfta eller omfördela ansvar

Du måste arbeta med hela teamet för att bestämma deras roller för återstående projektomfattning eller uppgifter. Granska de utförda uppgifterna för att identifiera eventuella konflikter eller ineffektivitet i det arbete som hittills utförts på detta projekt. Det kan bli nödvändigt att bekräfta eller omfördela uppgifter baserat på tidigare prestationer.

Under omfördelning av uppgifter, lös eventuella tvivel om den ursprungliga planen. Se till att den nyligen tilldelade personen har de färdigheter som behövs för att slutföra denna uppgift och inte har några andra prioriteringar.

7. Fokus på realtidskommunikation

Det finns inget utrymme för fler förseningar i ett projekt som redan har gått ur spår. Ibland kvarstår avgörande beslut på grund av det försenade svaret. Därför bör ditt team inte slösa tid på asynkron kommunikation där de inte vet när de kommer att få något svar.

Relaterad: Tips och verktyg för att kommunicera med kunder och team i realtid

I försenade projekt, lägg tonvikten på synkroniserad kommunikation som omedelbar chatt. Kollegor kan också delta i ljud- eller videosamtal för att klargöra eventuella tvivel eller ställa en viktig fråga. Vad du än gör, lita aldrig på fördröjda kommunikationslägen som e-post i sådana situationer.

8. Spåra och hantera uppgifter noga

Du vill inte bli försenad två gånger på ett enda projekt. För att undvika detta är det viktigt att hantera uppgifterna och följa deras framsteg på en daglig basis. Gör prestationsspårning till en del av din dagliga rutin med dynamisk projektledningsappar där medlemmar kan kontrollera uppgiften och projektets framsteg.

Det räcker inte att spåra prestationer, eftersom du måste jämföra dem med de förväntade prestationerna. När du märker att någon släpar efter, kontakta dem omedelbart för att ta reda på problemet och åtgärda det så snart som möjligt.

9. Ha en riskhanteringsplan på plats

En reviderad disposition för ett försenat projekt inkluderar ofta extra arbetsbelastning, nya resurser och ett strikt schema. Även om det finns en stor chans att du lyckas slutföra projektet, innebär det också en viss risk. Därför måste du utarbeta en riskhanteringsplan.

För det, identifiera riskfaktorerna. Du bör också analysera dem för att utveckla en plan för att mildra deras negativa effekter. Gör ansträngningar för att minska risken för förekomsten av dessa riskfaktorer. Gör hela teamet medvetet om riskhanteringsplanen och uppdatera den ständigt allt eftersom projektet fortskrider.

10. Lägg ytterligare ansträngning

Det behöver inte sägas att du måste lägga extra kraft på att snabbt leverera ett försenat projekt. Det kan också innebära att arbeta övertid för många teammedlemmar. Beroende på projektets omfattning kommer tiden att variera. Detta kan dock demotivera laget om övertiden blir omfattande.

Av denna anledning bör chefer ge sina lagkamrater en tydlig uppfattning om hur länge övertiden kommer att pågå. Om någon inte kan ge mer tid till ett försenat projekt måste du lägga ut deras uppgift på entreprenad.

Effektiva tips för försenade projekt

Det är inte ovanligt att ett projekt tappar fokus. När det väl händer är det nödvändigt att identifiera och känna igen smärtpunkterna i projektet.

För att få projektet tillbaka på rätt spår, följ tipsen som nämns ovan. Du kan också använda projektledningsappar för framgångsrikt och snabbt slutförande av projekt.

De 11 bästa funktionerna i MeisterTask för agil projektledning

Vill du implementera agilt – den dynamiska projektledningsmetoden som ökar produktiviteten? MeisterTask kan hjälpa dig.

Läs Nästa

Om författaren