8 funktioner i Workplace från Facebook för Collaborative Project Management

Att hantera kommunikationen och innehållet i ett projekt är en utmanande uppgift. Utan en gemensam källa för data är det en överväldigande uppgift. Workplace från Facebook har en lösning på detta! Oavsett storleken på ditt arbete eller projekt är det ett idealiskt verktyg för att hantera olika uppgifter och innehållet i projekt.

Dessutom är dina teammedlemmar redan bekanta med dess användargränssnitt (UI), eftersom det liknar Facebook-plattformen. Läs vidare för att ta reda på hur det kan bli ett kraftpaket för projektledning.

1. Skapa en dedikerad grupp för varje projekt

Leda flera projekt samtidigt kan vara hektiskt och förvirrande. Hoppa över förvirringen med den dedikerade gruppfunktionen i Workplace. I den här plattformen kan du skapa separata grupper för varje projekt för att hålla isär uppgifterna.

Grupperna du skapar förblir hemliga, eftersom endast gruppmedlemmar har tillstånd att bidra. Du kan lägga till så många grupper du vill och lägga till valfritt antal medlemmar i en grupp.

Om du arbetar i samarbete med en annan organisation kommer en flerföretagsgrupp väl till pass. En grupp med flera företag i Arbetsplats låter dig arbeta med människor utanför ditt företag med lika effektivitet.

2. Dela filer med lagkamrater

Oavsett om du arbetar på distans eller arbetar från samma kontor, måste du dela filer med dina kollegor via onlinekanaler. Som alla andra effektiva kontorspaket låter Workplace dig enkelt dela filer med dina lagkamrater.

Du kan lägga till filer från ditt lokala system i gruppen. Alternativt kan du också använda fildelningsintegreringarna som godkänts av organisationens systemadministratör. Gruppadministratörer kan lägga till godkända integrationer till en grupp som dess medlemmar kan använda.

Kontrollera fliken Integrationer för att hitta fildelningsverktygen. För närvarande stöder den fildelningsappar som Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint, etc.

3. Samarbete kring filer och feedback

Genom att använda anteckningsfunktionen i denna arbetsytasvit kan ditt team dela feedback om olika filer som delas i gruppen. På så sätt blir det enklare än någonsin att spåra kommentarer och feedback.

Dessutom är alla filer som delas med gruppmedlemmarna tillgängliga på fliken Filer. Så du behöver inte bläddra igenom flödet för att hitta filen du behöver.

Denna svit låter dig också skapa en öppen feedbackgrupp. Här kan även andra teammedlemmar ge feedback. Genom att dela mer om projektet, som dokumentationsstil, design, målgrupp etc., kan du få mer feedback från andra och få nya perspektiv.

4. Spåra projekt- och uppgiftsframsteg

Det är enkelt att hålla reda på projektets framsteg i Workplace. Genom att lägga ut veckouppdateringar om framsteg, preferenser och andra exceptionella problem i gruppen kan lagkamraterna informera varandra om sina uppgifter.

Om någon måste dela långa rapporter eller forskningsresultat kan de använda Note-funktionen på den här plattformen. För att spåra att göra-uppgifter kan du dela åtgärdsobjekt i gruppen som tilldelad mottagaren kan markera som slutförda när de är klara.

Du kan använda omnämningsfunktionen för att tilldela en uppgift till en gruppmedlem. Du kan till och med integrera Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, etc. appar för bättre uppgiftshantering och produktivitet genom Workplace.

Relaterad: Gratis Zapier-alternativ för att minska arbetsbelastningen och öka produktiviteten

5. Säker och gemensam lagring av filer

Fliken Filer i arbetsplatsgrupperna organiserar alla projektfiler på ett ställe. Du kan spara tid genom att låta Workplace hantera dina projektresurser som bilder, PDF-filer, Excel-ark etc. Om du använder Workplace behöver du inte hålla reda på gruppmedlemmar som delar projektrelaterade känsliga dokument via olika plattformar, vilket utsätter konfidentiell data på spel.

Ditt team kan ladda upp filer till en grupp genom flera kanaler som inlägg, chatt, ämnen, lärande, media, etc. Men alla filer går direkt till fliken Filer. Härifrån kan du enkelt hantera filåtkomst, versionskontroll och ta bort filen om det är onödigt.

Det är viktigt att veta att du bara kan ladda upp upp till 50 MB filer via någon annan kanal än Workplace Chat. Från Workplace Chat kan du ladda upp filer som är upp till 75 MB stora. Filstorleksbegränsningen hjälper teamet att hålla sig produktivt genom att dela små filer utan ansträngning utan att stöta på några problem med uppladdningshastighetens bandbredd.

Detta kan verka som en låg filuppladdningsgräns. Workplace stöder dock uppladdning av massiva videofiler upp till 4 GB. Så närhelst du behöver skapa en videohandledning för avsnittet Lärande eller kunskapsbibliotek kan du alltid ladda upp långa HD-videor.

6. Realtidsmeddelanden via Workplace Chat

När ett team arbetar med ett projekt från avlägsna platser finns det inget alternativ till realtidskommunikation. Det är dock inte alltid möjligt att ansluta via ljud- eller videosamtal när du arbetar hemifrån. Det är därför du måste ha ett omedelbart chattalternativ i din samarbetsarbetsyta.

Workplace erbjuder även denna funktion till sina användare via Workplace Chat-appen. Ladda ner den på din Android- eller iOS-telefon och håll kontakten när du är på språng. Använd den för att få ett omedelbart svar på en viktig fråga. Grupper med 250 eller färre medlemmar kan använda det här alternativet.

7. Ljud- eller videosamtal för sömlös kommunikation

För ett fjärr- eller hybridteam är samarbete omöjligt utan ljud-/videosamtal. Om du använder Workplace From Facebook för projektledning, du behöver inte använda någon ytterligare app för dessa ändamål. Att ringa till din lagkamrat är bara ett klick bort med Workplace.

Upp till 50 teammedlemmar kan delta i ett ljud- eller videomöte via Workplace från Facebooks mötesfunktion. Du kan använda denna möjlighet för veckovisa teammöten eller gruppdiskussioner.

Du kan också delta i snabba en-till-en-samtal med gruppmedlemmarna. Integrering av virtuella samtalsappar som Zoom, BlueJeans och Cisco Webex Meetings är också tillgängliga.

8. Postfästefunktion för snabbreferens

Du kan också fästa ett inlägg eller innehåll på gruppsidan, liknande en Facebook-sida eller -grupp. I varje grupp finns det viktiga projektinstruktioner, mål, deadlines och resurser. Innehållsnålning säkerställer att teammedlemmarna utan ansträngning hittar det innehåll som behövs för att arbeta med ett projekt.

Om du vill kan du fästa flera inlägg utan problem. Du kan också bestämma vilket pinnat inlägg som ska ligga över de andra. Kom ihåg att endast gruppadministratören kan fästa ett inlägg i Workplace-gruppen.

Det är enkelt att hantera flera projekt

Funktionerna som du såg ovan är grundläggande behov för alla projekt. Workplace från Facebook tillfredsställer alla dessa funktioner effektivt genom ett enkelt användargränssnitt.

Om dina projektdata som att-göra-listor, arbetsflöden, produkt-/tjänstmockups, referensinnehåll etc. finns på mer än ett verktyg, ta med dem till ett centralt verktyg som Workplace gratis. Det är också smart att veta hur Workplace konkurrerar med andra projektledningsarbetsytor innan du fattar det slutliga beslutet.

Google Workspace vs. Arbetsplats Från Facebook: Vilket är bättre?

Så här bestämmer du vilket som är bättre för fjärr- eller hybridteam: Google Workspace eller Facebook Workplace.

Läs Nästa

Om författaren