5 sätt att övervinna de vanligaste utmaningarna för uppgiftshantering

Varje projekt består av en rad uppgifter som du behöver slutföra i tid. Korrekt uppgiftshantering innebär att hantera projekt från idé till slutförande. Oavsett om du är en del av ett team som arbetar från kontoret eller hemmet, kan uppgiftshanteringsprocessen få dig att möta några vanliga utmaningar.

Ta reda på de fem vanliga uppgiftshanteringsutmaningarna du och ditt team kan möta och hur du kan övervinna dem med verktyg.

1. Ingen synlighet i uppgiftens framsteg

En av förutsättningarna för att uppgiften ska slutföras i tid och att samarbetet är framgångsrikt är synlighet i uppgiftens framsteg. Utan det blir det en utmaning för alla lag att administrera uppgifterna. Du kan förvänta dig att snabbt lösa alla problem endast genom att säkerställa transparens i uppgiftens framsteg.

Med Kanban-kort kan du skapa en visuell översikt över projektets arbetsflöde. Trello är en Kanban board-app som låter dig effektivisera alla uppgifter genom att identifiera flaskhalsar i processen. Den här appen gör inte bara uppgiftens framsteg tillgänglig, utan låter dig också vidta avgörande åtgärder för att hålla de pågående uppgifterna i rörelse.

Att använda Gantt-diagramverktyget är ett annat användbart sätt att spåra uppgiftens framsteg. Med Agantty appen kan teammedlemmarna synkronisera sina uppgifter därefter. Det låter dig också tilldela och delegera uppgifter till tillgängliga resurser.

Relaterad: De bästa gratis Gantt-diagramapparna för projektledning

2. E-postberoende hämmar arbetet

Tydlig kommunikation är avgörande för att alla team ska kunna slutföra uppgifterna inom den angivna tiden och med full effektivitet. Även om e-post är ett populärt kommunikationssätt bland teammedlemmar, kan ett fullfjädrat beroende av e-post vara kontraproduktivt och hämma produktiviteten.

När det gäller ett team är en av de största uppgiftshanteringsutmaningarna att hålla alla på samma sida genom att kommunicera de nödvändiga meddelandena. Här blir det avgörande att kommunicera vad och hur – båda. Om någon lägger mer tid på att kontrollera, skriva och svara på e-postmeddelanden än produktiva uppgifter, kommer syftet med e-postkommunikation att misslyckas.

Med MeisterTask, kan du centralisera informationsdelningsprocessen för teammedlemmarna. Du kan underlätta bättre teamkommunikation genom att lägga till uppgiftsbeskrivningen, bilagor, uppgiftsändringslogg och kommentarer i själva uppgiften. Dessa funktioner gör en uppgift interaktiv och spårbar.

Genom att spåra ett projekt kan du hålla dig uppdaterad och få all nödvändig information. Du kan snabbt svara på alla uppgiftsändringar med emojis och få meddelanden via e-post för sådana ändringar.

3. Brist på strukturerade resultatrapporter

För att veta om ditt teams effektivitet och produktivitet är det nödvändigt att få en fullständig överblick över varje teammedlems prestation. Utan rätt insikt kan ingen omöjligen veta om uppgiftens framsteg. Endast en strukturerad rapport kan generera insikter om hela processen som teamet har gått igenom.

Sådana rapporter ger inte bara värdefulla insikter om uppgifter och projekt. De presenterar också den insamlade informationen på ett lättförståeligt sätt. När du har den fullständiga bilden på ett ställe blir det sömlöst att vidta åtgärder för att förbättra arbetseffektiviteten.

Strukturerade rapporter låter dig också generera olika statistik med hjälp av de avgörande mätvärdena och anpassa hur du vill se detaljerna. Du kan använd funktionen Universal Reporting i Asana för att få grafiska diagram och grafer över ditt teams prestation. Med några få klick kan du få tag i ditt teams produktivitetsstatus i realtid.

Varje teammedlem kan skapa sin produktivitetsinstrumentpanel med det här verktyget som visuellt representerar prestandamåtten. Individer kan dela skrivskyddade rapporter med interna och externa medarbetare. Det är också enkelt att anpassa rapporterna eftersom du kan lägga till olika filter, välja diagramtyper och tilldela en separat färg för varje projekt.

4. Frånvaro av enkel automatisering

I den moderna affärsvärlden är vikten av uppgiftsautomatisering av största vikt. Utan det blir det svårt att hantera dina uppgifter och slutföra projektet i tid. Frånvaron av automatisering kan också leda till produktivitetsproblem i ditt team och långsam utförande av uppgifter.

Därför bör du använda olika verktyg för att automatisera uppgifter och rädda ditt team från att lägga tid på att manuellt utföra dessa uppgifter. När du väljer automatiseringsverktyg, se till att dessa har fler fördelar än nackdelar som brant inlärningskurva, långsammare av systemet och överdriven tidsåtgång.

När det kommer till automatisering kan du använda valfritt antal verktyg beroende på din arbetsomfattning. Förutom att ta bort teamets arbetsbörda låter intelligent automation dig fokusera på de uppgifter som är viktiga. Medan du använder flera automationsverktyg kan du ta hjälp av Zapier för enkel integration mellan apparna.

Några av de populära integrationerna som Zapier stöder är:

• Google Sheets och Toggl: Används för att hantera projekt för fjärr- och hybridteam.
• ClickUp och TimeDoctor: Används för att spåra produktiva timmar och hantera uppgifter.
• Trello och Jira: Används för att spåra problem medan du hanterar uppgifter via verktyget i Kanban-stil.
• Asana och HubSpot: Används för att synkronisera CRM-programvara med ett projekthanteringsverktyg.
• ClickUp och Jira: Används för att spåra och lösa problem medan du övervakar uppgifter.

Relaterad: Zapier-integrationer som automatiserar ditt arbetsflöde för uppgiftshantering

5. Hanterar Scope Creep

Scope creep är en vanlig uppgiftshanteringsutmaning som team står inför. Det avser förändringar i projektkrav från vad du beslutade vid projektstart. Dessa förändringar påverkar både projektets syfte och resultat.

Du måste vara medveten om omfattningskrypning när du planerar ett projekt och tilldelar uppgifter till medlemmarna. Oavsett bransch kan du förebygga det genom riskbedömning och att vara medveten under projektkartläggningen.

Varje projekt kommer med en viss risk och att ha en beredskapsplan på plats från början kan rädda dig från alla oväntade situationer. Att ständigt utvärdera risker under projektets livscykel kommer också att hjälpa dig att hantera riskerna. Genom att använda monday.com, kan du taktfullt hantera omfattningskrypning i dina projekt.

Projektriskregistret för denna app gör det möjligt för dig att lokalisera, utvärdera och planera för en möjlig incident så att du kan minska riskerna. Använder dess Scrum sprint planeringsmall, kan du få ditt team att hålla fokus på specifika uppgifter och mål. De Change Management Tracker av det här verktyget låter dig skissera och spåra förändringshanteringsplaner.

Uppgiftshanteringsproblem lösta

Uppgiftshanteringsproblem kan resultera i försenade projekt och missnöjda kunder. Var medveten om de potentiella problem du kan möta när det gäller uppgiftshantering.

Eftersom den här artikeln diskuterade utmaningarna och deras genomförbara lösningar, kan du nu vidta nödvändiga åtgärder för att undvika sådana problem för att säkerställa sömlös projektledning.

De 8 bästa gratis Asana-alternativen för projektledning

Letar du efter alternativ till Asana? Kolla in dessa kostnadsfria verktyg som låter dig hantera dina projekt effektivt.

Läs Nästa

Om författaren