Hur man förbättrar tidshantering med Outlook's Delay Delivery Feature

Ibland måste du skicka ut information eller uppdatera uppgiftsuppdateringar via e -post, men timingen är inte rätt. Istället för att förstöra ditt arbetsflöde och skjuta upp det kan du använda Outlooks Delay Delivery -funktion och vara smart om din produktion.

Vad är Outlooks leveransförsening?

Med Outlooks fördröjningsleveransfunktion kan du bestämma när du vill att ett visst e -postmeddelande ska skickas till mottagarna istället för att skicka det direkt. Det är ett användbart verktyg som kan ge dig sinnesro utan att kompromissa med ditt schema.

För att använda Delay Deliver, följ bara dessa steg:

1. Klick Ny E-post.
2. När du har skrivit din e -post och matat in mottagarna går du till alternativ flik.
3. Klick Försenad leverans.
4. Under Leveransalternativ, klicka på kryssrutan bredvid Leverera inte innan.
5. Välj en Tid och Datum att du vill att din e -post ska skickas ut.
6. Klick Stänga.
7. Klicka på e -postmeddelandet Skicka.

Trots att klicka Skicka, kommer din e -post inte att skickas ut förrän den tid och det datum du angav. Låt oss nu titta på varför du kanske vill använda den.

Två minuters uppgiftsregel

Två minuters uppgiftsregel säger att om du har en uppgift på din dagordning som bara tar dig två minuter att slutföra, ska du bara göra det nu, snarare än att lägga det på din att-göra-lista. Det är ett snabbt och enkelt verktyg för prioritering, men det tar inte hänsyn till vad som händer sedan.

Om uppgiften på två minuter är ett e-postmeddelande som du måste skicka ut kan du få svar från detta som du inte har tid att följa upp, och det hamnar ändå på din att göra-lista. För att undvika detta kan du använda Delay Delivery för att slutföra uppgiften och skicka ut den när du vet att du har plats på din arbetsdag för att svara på eventuella svar.

Relaterad:Hur du optimerar din att göra-lista för att bli mer effektiv

Du kan till och med markera kryssrutan bredvid Använd röstknappar på Försena leveransenegenskaper fönster om du vill ha enkla svar från dina kollegor, t.ex. Agree, håller inte med, kanske.

Skickar ut meddelanden

Du kan behöva göra ett meddelande via e -post som måste skickas ut vid en viss tidpunkt. Kanske väntar du på ett visst datum eller en deadline, och under den tiden kommer du att vara utanför kontoret eller ledig.

Istället för att slösa tid på att få en kollega att skicka ut den åt dig eller skicka ut den i förtid kan Delay Delivery göra det åt dig utan att behöva vara inloggad. När du sedan återvänder till kontoret kommer alla redan att vara i fart. På Försena leveransegenskaper, får du också möjlighet att välja Betydelse listrutan, med ett val av Högt lågt, och Vanligt.

Relaterad: Extrahera och ladda ner flera e -postbilagor i bulk

Hantera din svarstid

Att få saker gjort snabbt och effektivt är ett bevis på dina färdigheter; tyvärr utnyttjar chefer och kollegor ofta detta genom att skicka mer arbete åt dig. Om du inte vill ändra ditt sätt att arbeta kan du fördröja dina e -postmeddelanden för att hantera andras förväntningar på din tillgänglighet.

Alternativt, om du behöver skicka flera uppdateringar om ett projekt, kan du klicka på kryssruta bredvid Går ut efter, som kommer att slå igenom meddelandets titel när utgångsdatumet har passerat. Detta kommer att berätta för dig och dina medarbetare att det här e-postmeddelandet inte längre är relevant och att du kan ta bort det vid behov.

Relaterad: Självhanteringsförmåga att skaffa sig för personlig och arbetslivsproduktivitet

Fördröjning för att hantera din tid bättre

Att öva på bra tidshantering innebär ibland att du fördröjer uppdateringar och svar för att komma före rusningen och kan driva dig från reaktivt arbete till proaktivitet.

I huvudsak ger Delay Delivery i Outlook dig kontroll över din lyhördhet samtidigt som du håller dig lugn i vetskapen om att uppgiften är klar.

Hur man återkallar ett skickat e -postmeddelande i Outlook

Har du någonsin tryckt på skicka och ångrat det några ögonblick senare? Vi har alla varit där och önskar att vi kunde ångra att skicka. Vi visar dig hur du återkallar ett e -postmeddelande i Outlook eller försenar att skicka i Gmail.

Läs Nästa

Om författaren