Hur man förbättrar organisationen genom att använda mjuka deadlines

Att ha deadlines att uppfylla är en del av vardagen för de flesta av oss. Det kan vara att du har ett högskoleuppdrag, ett projekt på jobbet eller en skattedeklaration att slutföra; hur som helst, alla har ett slutdatum som du arbetar mot.

För det mesta ger deadlines dig pressen att få saker gjorda. Men om du vill använda det till din fördel och organisera din tid bättre, kan mjuka deadlines vara tricket.

Skillnaden mellan mjuka och hårda deadlines

För det mesta är deadlines satta för oss; din chef eller handledare ger dig ett slutdatum för ett slutgiltigt arbete, och du kan inte göra några revisioner efter denna tid. Detta är en hård tidsfrist, och konsensus är att det kommer att få vissa konsekvenser om du inte uppfyller det.

I slutändan behöver allt en hård tidsfrist eftersom det betyder att saker blir färdiga, och det måste finnas en punkt där ett arbete slutar. De ger dig tydliga förväntningar från din överordnade, och det ger dig självständighet att använda den tidsramen som du tycker passar.

Människor får mer arbete när de är under press, och deadlines är ett bra sätt att använda detta fenomen. Det är därför som människor kommer att göra mer arbete under de sista dagarna eller timmarna i anslutning till slutdatumet. Om du till exempel måste skicka in ett uppdrag om två månader är det osannolikt att du gör mycket arbete den första månaden.

Relaterad: Tips för att undvika förhalning och uppfyll tidsfrister

Det är därför hårda deadlines kan vara oproduktiva. utan tillräckligt med tryck kan du sluta slösa värdefull tid och skynda dig för att slutföra ditt arbete i sista minuten och försumma andra ansvar. Det kan också vara stressande.

Å andra sidan sätts mjuka deadlines före den hårda deadline, med antagandet att du kommer att avsluta ditt projekt med tid över. Till exempel, om den hårda deadline är om två månader, kan din mjuka deadline vara tre veckor i förväg.

Du kan skapa dina egna personliga tidsfrister, och genom att använda detta tillvägagångssätt får du tillräckligt med driv för att få jobbet gjort utan stress i sista minuten.

Fördelar med att använda mjuka deadlines

Att ställa in en mjuk deadline betyder inte att den automatiskt fungerar. För att du ska kunna dra nytta av dem måste du förbinda dig till det. Det är ingen idé att etablera dem om du kommer att bortse från dem till förmån för den hårda tidsfristen.

Men om det görs korrekt kan personliga tidsfrister ge många fördelar:

• Förbättrad tidshantering och mindre tidslöseri
• Mer ansvarsskyldighet gentemot dina andra ansvar
• Bättre organisation med dina projekt
• En känsla av ägande över din tid och arbete
• Skapar förtroende
• Snabbare prestation med tid att tänka kreativt

Relaterad: Sätt att använda Mind Mapping Technique för exponentiell produktivitet

När du har nått den mjuka deadline har du tid att göra omarbetningar och finjustera ditt arbete med gott om tid innan det behöver lämnas över. Dessutom har du flexibiliteten att skicka in det när du är nöjd med resultatet och ta hand om alla andra brådskande händelser.

Hur man ställer in mjuka deadlines effektivt

Så hur ställer du in en mjuk deadline? Nyckeln är att ha en realistisk tidsram i åtanke, som du vet att du kommer att kunna träffas på ett tillförlitligt sätt. Du måste också se till att det inte är för nära den hårda tidsfristen.

Den perfekta parametern för att ställa in en mjuk deadline är att dra 25% av tiden från den hårda deadline, men det kan variera beroende på dina egna begränsningar. Några saker att tänka på är:

• Om du har andra projekt på gång och hur tung din andra arbetsbelastning är
• Hur långt bort är den hårda deadline?
• Vad din söta plats för produktivt tryck är
• Om du arbetar med projektet med andra människor, hur kan du kringgå detta?
• Hur stort eller litet ditt projekt är

När du har fått dessa svar kan du hitta det mest praktiska personliga slutdatumet och komma igång.

För att garantera att du håller dig till din personliga målpost bör du göra en sammanfattning av hur du kommer att hantera det. Trello är en idealisk applikation för detta, eftersom den använder en enkel brädlayout som du kan manipulera för att passa dina behov.

När du har skapat din Trello -arbetsyta öppnar du Sidofält och under Dina brädor, Klicka på Plus underteckna till Skapa en ny tavla. Du kan börja med en mall, men en tom bräda är bra.

När du har namngett och skapat din tavla måste du dela din tid mellan nu och din mjuka deadline i veckor genom att skapa en ny lista för varje vecka du har:

1. Klick Lägg till en annan lista
2. På den första listan, där det står Ange listans titel, typ Vecka 1
3. Upprepa dessa steg för det antal veckor du har i ditt schema

Relaterad: Kreativa sätt att dra full nytta av Trello

Nu kan du börja planera vilka aspekter av projektet du kommer att slutföra varje vecka. För att göra detta, välj Lägg till kort under den vecka du vill, Ange en titel för det här kortet och klicka Lägg till kort.

Bryt ner varje steg i ditt projekt som du behöver arbeta med. Om du till exempel följer en tre veckors tidslinje bör den första veckan allokeras till planering och generera idéer, den andra bör vara för att genomföra dessa planer och mönster, och den tredje bör vara för finjustering.

Om du vill behålla allt ditt arbete på ett ställe kan du ladda upp filer till varje kort du skapar i Trello genom att klicka på kortet du vill redigera och välja Bilagor. Du kan också skapa Checklistor och lägg till Datum, om det hjälper.

Använd tidsfrister till din fördel

Nu när du har din mjuka deadline kan du vara lugn och veta att arbetet är gjort med tid över. Det bästa är att du nu har ett val över vad du gör med det extra utrymmet.

Genom att använda mjuka deadlines som en vanlig övning i ditt arbete kan du utöva bättre organisation, och om det skulle uppstå några problem under de sista dagarna eller timmarna är du redan täckt.

Hur man organiserar dina att göra-listor med hjälp av åtgärdsposter

Med hjälp av åtgärdsposter i att-göra-listor kan du omvandla komplexa uppgifter till lättåtkomliga och öka projektets produktivitet.

Läs Nästa

Om författaren