De 9 bästa sätten att hantera ditt team i Microsoft Teams

Med Microsoft Teams kan fjärrteammedlemmar arbeta sömlöst tillsammans och öka produktiviteten.

En teamledare måste dock övervaka användningen av denna plattform för att förhindra oväntade omständigheter som dataläckage och obehörig åtkomst. Ta reda på hur du hanterar Microsoft Teams för fjärrteam.

1. Lagskapande och namngivningsstrategi

Alla större intressenter borde kunna skapa ett nytt team Microsoft Teams. Men den här funktionen bör inte vara tillgänglig för alla. Begränsa lagskapandet för team till administratörer, chefer eller personer som behöver åtkomsten.

Om du inte känner till ett teams syfte eller funktion blir det svårt att hantera dem. Ha därför en effektiv namngivningskonvention i din Azure Active Directory.

Namnkonventionen hänvisar till en konsekvent stil eller struktur för namngivning som varje lag kommer att följa. Denna namnstil hjälper dig att känna till gruppbeskrivningen, funktionen, geografiska regionen, skaparens namn, etc.

2. Definiera en livscykel för data och meddelanden

Att ha en skräddarsydd datalagringspolicy är viktigt för varje team. Således kan du spara meddelandena för ett bestämt tidsintervall, och texterna försvinner automatiskt efter den tiden när du inte behöver dem. Analysera dina projekt och ställ in tiden för meddelandebehållning därefter.

Du bör tillämpa samma process för dina teamdata genom att definiera livscykeln. Enligt Microsoft börjar cykeln när du skapar ett team och skapar en kanal. Mitt i cykeln är när teamet aktivt samarbetar. Slutet på cykeln innebär att ett team har nått sitt slut på livet efter att ha avslutat sina avsedda uppgifter.

3. Reglera extern åtkomst

Standardinställningen för Microsoft Teams ger teammedlemmar i andra organisationer tillgång till kommunikationsdata. Det låter dig också ställa in möten med externa parter som använder Teams eller Zoom.

Relaterad: De bästa zoom virtuella bakgrunderna för alla möten

Använd den här inställningen noggrant för att styra vem som kan komma åt dina organisationsdata. Du kan lägga in en specifik domän i blocklistan eller avblockera vissa domäner för att kontrollera åtkomst.

Medan extern åtkomst är för andra medlemmar i din organisation, menar gäståtkomst att tillåta människor utanför ditt företag att komma åt teamdata. Om ditt arbete innebär ett nära samarbete med kunder eller tredjepartspartners kan du aktivera denna funktion i begränsad omfattning.

4. Kom med en mötes- och sms -policy

Microsoft Teams är en plattform för professionell kommunikation, och ju mindre personligt det blir, desto bättre. Skapa policyer för meddelanden och möte i enlighet med organisatoriska standarder.

Kontrollera eller förbjud användningen av klistermärken, GIF -filer och memes som inte är professionella. Du kan också tillåta ett innehållsklassificeringssystem att hitta irriterande innehåll.

Du kan också tillåta användare att redigera eller ta bort alla skickade meddelanden, men kom ihåg att du kan behöva återupprätta det ursprungliga meddelandet. Inspelning och transkription av Teams -möten är också möjliga.

Tänk dock på dessa funktioner under företagets policy, och om du bestämmer dig för att utföra dessa åtgärder, informera tydligt alla deltagare. Du bör också bara ge gruppmedlemmarna direkt åtkomst till mötena, och gästerna bör gå med efter godkännande.

5. Reglera tredjepartsappintegrationer

Som teamledare ska du vara glad över den sömlösa integrationsfunktionen för tredje part i Microsoft Teams. Men det faktum att alla medlemmar kan integrera en app som stöds kan bli en fråga för dig. Du måste hålla Microsoft Teams -kanaler rena och säkra.

För det bör du endast tillåta en specifik lista över tredjepartsappar för integration. Du kan besöka Hantera appsidan i Microsoft Teams admincenter för att hantera Teams -apparna som du vill tillåta för dina kollegor. Där kan du också ändra appupplevelsen från tredje part för enskilda användare.

6. Granska samtal och meddelanden

Microsoft Teams -administratörer kan kontrollera och granska samtalshistoriken för alla medlemmar under de senaste 30 dagarna. Du kan använda samtalshistorikdata för individen, trafik, headset, nätverkskvalitet etc. för att lösa kommunikationsproblem de möter.

Relaterad: Microsoft Teams vs. Arbetsplats från Facebook: Vilken ska du använda?

Du kan också få tillgång till information om samtalskvalitets trender under de senaste 90 dagarna i Skype for Business äldre portal för att få en överblick över nätverkets prestanda.

7. Ange en regel för dataklassificering

Datakategorisering är den metod som ger dig viktig information om datakänslighetsnivån. Med denna klassificering kan du känna till platsen för känslig data, dess riskfaktorer och hur teammedlemmar använder data. För att enkelt kunna denna information genom kategorisering, ställ in ett dataklassificeringsschema.

Denna uppsättning regler kommer tydligt att förklara de tillgängliga alternativen för slutanvändarna. Ställ därför in reglerna på ett lättförståeligt språk. Tillämpa klassificeringsreglerna för alla Microsoft -team.

När du har klassificeringsschemat på plats kan du också skapa och implementera förebyggande av dataförlust (DLP), lagringsetiketter etc.

Dina teammedlemmar behöver friheten att inkludera nya resurser, men detta bör inte riskera datasäkerhet till varje pris. Du kan erbjuda en livskraftig lösning på detta problem genom att anpassa säkerhetsinställningar för Microsoft Teams enligt projektsekretessnivåer.

Beroende på syftet med data kan du till och med lägga till fler restriktioner, som att inaktivera länkdelning. Eftersom Teams är en enhetlig plattform som är integrerad med andra Microsoft 365 -appar, måste du gå igenom olika behörighetsnivåer för att utföra konfigurationer i flera administrationscenter.

När du hanterar inställningarna, överväg att varje lag är kritiskt för att komma med lämpliga inställningar.

9. Träna ditt team på MS Teams policyer

Det är osannolikt att en gruppmedlem ensam kommer att ta reda på det bästa sättet att få ut det mesta av Microsoft Teams. Därför måste du samarbeta för att utforska och växa med denna plattform. Oavsett om ditt lag är på väg att använda Team för första gången, eller om det har varit en tid, kommer en vanlig träning att vara till hjälp.

Där kan människor dela sina erfarenheter på Microsoft Teams med andra. De kan också prata om tidigare problem med Teams och hur de hanterar dessa frågor effektivt. Du kan också anteckna deras förslag och genomföra de genomförbara.

Enkelt teamsamarbete

Lämplig användning av verktyg är nyckeln till framgång för alla team eller projekt. Därför är det lagledarens ansvar att tillämpa en uppsättning regler som organiserar hur medlemmar kommunicerar och samarbetar.

Ovanstående tips hjälper dig att se till att ditt team använder Teams -appen för produktiv lagkommunikation.

7 tips och verktyg för att kommunicera med kunder och team i realtid

Oavsett om du är en heltidsanställd eller frilansare, hjälper dig att upprätthålla en balans mellan arbete och privat när du vet hur du kommunicerar arbetsrelaterade frågor. Få reda på mer!

Läs Nästa

Om författaren