De 6 bästa dokumenthanteringsprogramvarorna för företag

Om du fortfarande använder fysiska sätt att behålla dina filer och papper går du miste om mycket. Att fysiskt lagra filer tar för mycket lagringsutrymme. Du behöver alltid skåp, vilket gör sökning och spårning av en viss fil ganska utmanande.

Alternativt kan dokumenthanteringsprogramvara du enkelt hantera ett obegränsat antal filer. Dessutom är de relativt säkrare och flexiblare, vilket gör det lättare för flera teammedlemmar att arbeta tillsammans på ett enda dokument.

Så låt oss ta reda på vilken dokumenthanteringsprogram du kan använda för att hantera dina filer.

1. Bitrix24

Det är en säker plattform för att lagra dina personliga och samarbetsfiler. Över 5 miljoner användare litar på dem över hela världen och använder denna programvara för att hantera sina filer.

Det erbjuder tre olika typer av lagring för dina dokument:

• Min enhet: Du kan lagra dina personliga filer här.
• Gruppdrift: Det är bäst för studenter och småföretagars teamsamarbete.
• Företagsdrift: Den här är bäst för företag med flera anställda.

Dessutom kan du välja att lagra dina dokument i molnet eller förvaring på plats, beroende på dina behov. Och navigera genom flera filer genom att skriva deras namn eller en kort beskrivning om dem. De är alla sparade i dokumentbiblioteket.

Du kan också gilla dokumenten för att hålla dem högst upp i sökresultaten för snabb åtkomst. Med verktyget kan du också lägga till kommentarer i dokumenten och behålla flera dokumentversioner med redigeringshistorik. Det gör det lättare att spåra förändringar i framtiden. Dessutom kan du också använda olika appar för att redigera ditt dokument.

Av säkerhetsskäl låter Bitrix24 dig låsa ditt dokument genom att klicka på låsknappen. Det gör dokumentet otillgängligt för andra människor. Programvaran har både gratis och betalda versioner. Du kan få en baserad på dina behov.

2. eFile -skåp

Oavsett om du är student, liten entreprenör eller har ett stort företag med flera anställda kan du använda det här verktyget för att behålla och organisera dina data och filer. Det låter dig söka i filerna bara genom att skriva deras namn i sökfältet.

Du kan också få snabb åtkomst till specifika filer genom att behålla dem i portföljen och automatisera arbetsflödet med denna programvara, eftersom den automatiskt arkiverar de dokument du laddar upp. Det tillåter både on-site och molnbaserad lagring.

Dessutom behöver du inte behålla sin applikation på alla dina enheter. Du kan komma åt dina filer var som helst i världen med en webbläsare. Men endast vissa personer med ett lösenord kan komma åt uppgifterna av säkerhetsskäl. Tillstånd ges till anställda baserat på deras roller.

Alla filer du delade är krypterade och du måste gå igenom tvåfaktorsautentisering. För mer bekvämlighet kan du också ställa in IP- eller platsbaserad autentisering.

Dessutom, om du är ett företag eller en solo entreprenör, skulle du vara glad att veta att denna programvara också gör det möjligt att teckna kontrakt. För att underlätta ditt arbete kan du integrera programvaran med tredjepartsappar som DocuSign, Salesforce och Microsoft Office.

3. Google Drive

Med över 1 miljard aktiva användare varje månad och 6 miljoner betalade användare är Google hittills den mest populära fillagringslösningen. Människor använder den för personlig, lagring och företagsfillagring.

Det möjliggör sömlös integration med molnbaserade appar. Dessutom stöder den flera format, så att du kan lagra din fil utan att byta typ - till exempel PDF, Word och andra. Det är också bekvämt att söka i dokument på din Google Drive. Skriv bara namnet, och där är det!

Det ger delat utrymme för gruppmedlemmar. Ändå förblir data otillgängliga för utomstående på grund av dess DLP -funktion (Data Loss Prevention).

Programvaran låter dig spara dina dokument och skapa, visa och redigera dem också. Dessutom, om du redigerar dessa dokument med det här verktyget, kommer det att behålla historien om de ändringar som gjorts. På så sätt behöver du inte behålla flera versioner av filen. De är alla lagrade i ett dokument.

Google Drive ger gratis lagring på upp till 15 GB för alla användare. Om du behöver mer lagringsutrymme än detta måste du skaffa en premiumplan.

4. Sammanflöde

Detta är ett annat bra, molnbaserat fildelningsverktyg som gör att du kan behålla och organisera dina filer. Över 130 000 användare världen över litar på denna plattform med sina dokument och filer.

Du kan organisera dina dokument på två sätt med den här programvaran:

• Sidor: Du kan skapa och redigera sidor och diskutera dem med dina anställda.
• Utrymmen: Alla dina sidor lagras här. Oavsett om de är för individer, teammedlemmar eller andra projekt.

Detta verktyg erbjuder avancerade funktioner för att söka och hämta dina dokument, över 75 anpassningsbara mallar och kommentarer och redigeringsfunktioner. Dessutom, om någon i teamet tilldelar en annan gruppmedlem en uppgift, får han ett meddelande om åtgärder i tid.

Dessutom kan du styra behörigheterna för dokumenten och hantera vem som kan komma åt dem i teamet. Det är gratis för upp till 10 användare. För allt över det måste du köpa dess premiumversion.

5. SharePoint Online

Med över 190 miljoner människor med tillgång till SharePoint Onlines funktioner är det ett Microsoft -verktyg som låter dig organisera dokument, team och arbetsflöde.

Förutom att lagra dina filer kan du skapa och redigera dokument med det här verktyget och använda det för att samarbeta med flera teammedlemmar. Det låter dig uppdatera filens metadata, vilket möjliggör en snabb sökning.

På det här sättet, om du glömmer ett filnamn eller har flera filer med nästan samma namn, kan du hitta dokumentet bara genom att skriva några ord som är skrivna i metadata. Verktyget är också tillgängligt för mobilappar. Du måste dock få en prenumeration på $ 5 per månad för att kunna använda den.

6. Pappersspårare

En annan dokumenthanteringsprogramvara på listan är Paper Tracer. Den är gjord för små, medelstora och företagsnivåföretag.

Det hjälper dig att automatisera dina kontrakt, digitalisera dokument och spåra och rapportera alla sparade filer. Dessutom är den HIPAA-kompatibel, vilket innebär att den följer säkerhetslagen och förhindrar dataläckage. Det ger också en e-signatur. Därför är det ett bra verktyg för sjukvård, juridik eller alla företag som slutför projekt på kontrakt.

Programvaran erbjuder end-to-end arbetsflödeslösningar och erbjuder molnbaserad implementering. Det är ett bra verktyg för småföretag med upp till 10 anställda och medelstora företag med 100 anställda eller fler.

Välj din dokumenthanteringsprogramvara

Om du fortfarande lagrar dina filer fysiskt och går igenom alla problem är det dags att sluta.

Listan erbjuder flera program som ger gott om gratis lagringsutrymme. Börja med dessa och gör det enklare att behålla, organisera och hantera dina filer med samarbete från många teammedlemmar.

De 10 bästa verktygen för att transkribera videomöten till delbara dokument

Genom att transkribera appar kan du konvertera ljud- och videofiler till text som du kan dela. Här är några av de bästa verktygen du kan använda för det.

Läs Nästa

Om författaren