Så här automatiserar du enkelt dina uppgifter: 5 användbara verktyg

Du spenderar timmar på att göra vardagliga uppgifter på din arbetsplats. Du tror att det är en del av ditt jobb. Men tänk om det kunde göras på egen hand, och du kunde investera din viktiga tid i kreativt tänkande eller lösa andra stora problem? Skulle det inte vara bra?

Den ultimata lösningen på problemet är automatisering av uppgifter. Låt oss ta reda på vilka dagliga uppgifter du kan automatisera, dess process och vilka verktyg som kan hjälpa.

Vilka typer av uppgifter som ska automatiseras

Du bör automatisera alla rutinuppgifter som du utför dagligen som tar mycket tid men inte nödvändigtvis tillför något värdefullt till ditt arbete.

Här är några exempel på uppgifter som du kan automatisera. Anteckna de som ingår i din arbetslista.

1. Schemalägga möten

En av största tidsförlorare att ge inget värde är att schemalägga möten. Så sluta prata fram och tillbaka med dina kunder för att hitta den bästa tiden som fungerar för er båda. Öppna istället några platser i din kalender och dela listan med dem.

På så sätt kan du stryka över alla schemaläggningsuppgifter från din att-göra-lista och ändå få mötena i tid. Automatiseringsverktyg kan hjälpa dig med integrationen av schemaläggningsappar och kalendrar.

2. Tråkiga uppgifter

Många uppgifter kräver inget högre ordningstänkande. Såsom att sortera och svara på e-post, säkerhetskopiering av data, fakturering och fakturering, kundservice och engagemang, uppdatering av kontaktinformation etc.

Så istället för att lägga till dem i din att-göra-lista varje dag, överväg att automatisera dem. Och se hur mycket tid du gör tillgänglig för dig själv.

3. Överföra information bland flera appar

Ingen arbetsplats är fri från denna uppgift. Du behöver alltid data och sedan måste du överföra den från en applikation till en annan. Men var smart, lägg inte tid på att kopiera eller klistra in eller importera och exportera massor av data som kommer till dig regelbundet på olika sätt. Automatisera den här åtgärden.

4. Uppgifter som äter upp din viktiga tid

Förutom att ställa in scheman, skicka e -post och fakturor, överföra data och andra kommer en annan uppgift som faktiskt verkar viktig - publicering av sociala medier. Du måste verkligen marknadsföra ditt varumärke och engagera din publik, och därför hålla dig aktiv på dessa plattformar.

Men det kan kosta dig tid när du hamnar i den oändligt upprepade cykeln av att gilla, kommentera och dela. Så automatisera denna extremt tidskrävande uppgift.

5 steg för uppgiftsautomation

Listan över att automatisera dina uppgifter kan vara oändlig. Och ibland kan det till och med bero på vilken typ av arbete du utför, så vi kan inte täcka dem alla här.

Ändå vill vi göra hela idén lättare för dig att följa. Så här är processen för uppgiftsautomatisering.

Steg 1: Skriv ner dagliga uppgifter

När du gör en lista över de uppgifter som du bör automatisera, börja med:

• Skriv ner de uppgifter du utför dagligen.
• Ange den tid du spenderar på varje uppgift.
• Lägg till frekvensen för hur många gånger du behöver för att utföra dessa uppgifter - timme, dag, vecka, månad, år, etc.

När det är klart. Kolla in vilka av följande kategorier som de faller i. Är det uppgifterna som är:

• Spelas regelbundet eller enligt schema?
• Tråkigt och kan göras utan något högre ordningstänkande?
• Överföra information inom applikationer?
• Äter du upp den viktiga tid som du kan investera i värdefulla projekt?

Efter att ha listat dem alla, plocka upp de som du verkligen tycker borde vara automatiserade från och med nu.

Steg 2: Forskning

Nästa steg inkluderar att undersöka rätt verktyg som du kan använda för att automatisera dina uppgifter. Basera din forskning på dina nuvarande behov och budget. Om du till exempel är soloprenör behöver du inte ett automatiseringsverktyg för företag. Så välj därefter.

Steg 3: Ta reda på det nya arbetsflödet

När du har valt vilket verktyg du ska använda för att automatisera dina uppgifter, hitta ett nytt arbetsflödessystem som fungerar för dig och beskriv hur saker kommer att gå från och med nu. Se till att alla i teamet känner till de nya förändringarna så att allt fungerar sömlöst.

Till exempel kan du beskriva för ditt team hur man planerar möten från och med nu:

1. Skapa din profil på Kalendertoch gå till hemsidan.

2. Schemalägg det nya mötet genom att klicka på Skapa.

3. Välj varaktighet för ditt möte från menyn till vänster.

4. Välj tillgänglighet av tid genom att lägga till olika platser.

5. Publicera ditt möte genom att klicka på Nästa knapp.

6. Kopiera möteslänken från den här sidan.

7. Lägg till länken till din e -post till klienten.

När alla i teamet är bekväma med processen kan de stryka över schemaläggning av regelbundna möten från deras dagliga att-göra-lista för varje klient. De kan bara dela samma möte/händelselänk med dem alla. Baserat på hur många av slots som har tagits kan man välja de gratis.

Steg 4: Utför planen

När allt är klart, implementera din nya plan effektivt. Chansen är stor att du kan ha ett antal uppgifter att automatisera, och din plan kan ha blivit lite mer komplex än du trodde. Ta i så fall hjälp av din IT -avdelning för att skapa och genomföra din nya plan med det automatiseringsverktyg du har valt.

Steg 5: Utvärdera och testa

Efter att ha automatiserat de nödvändiga uppgifterna, testa smidigheten i den nya arbetsflödesplanen. Ta reda på:

• Effektiviteten av de utförda uppgifterna.
• Dess inverkan på produktivitet för anställda eller gruppmedlemmar.
• Är alla bekväma med de nya verktygen?
• Har den sparade tiden någon effekt på ökningen av din inkomst? (Den här är för företagare, frilansare och entreprenörer.)

Här är några bra automatiseringsverktyg med sina korta detaljer för att spara dig forskningstiden när du har listat de uppgifter som ska automatiseras.

Det är en populär automationslösning som låter dig integrera olika program. Du kan föra data från ett verktyg till ett annat genom att kombinera dina vardagliga appar som Gmail, Dropbox, Slack, Google Kalender, Mailchimp, etc.

Med det här verktyget kan du automatisera tusentals uppgifter som att tweeta alla dina blogginlägg, spara bilagor från Gmail till Google Drive, säkerhetskopiera alla dina G-drive-filer till Dropbox och mer.

Detta verktyg är som Zapier när det gäller automatisering. Det hjälper dig att överföra data mellan olika applikationer och utföra andra nämnda uppgifter. Men gratisversionen av IFTTT är bättre än Zapiers.

Medan den senare programvaran tar minst 10-15 minuter att få saker att hända, vidtar IFTTT omedelbar åtgärd när utlösaren är placerad.

Men nackdelen med det här verktyget är att det bara är bra för enmansföretag. De har inga versioner för team eller flera anställda. Och om det är ditt krav, gå med Zapier. Du kan använda den för att ställa in åtgärder bland flera program baserat på den betalda versionen du använder.

Det är ett bra verktyg när det gäller att automatisera och hantera dina inlägg på sociala medier. De erbjuder utmärkta schemaläggningsalternativ och rekommenderas av toppmärken.

Om du vill hantera tusentals leads som kommer till dig utan att rekrytera ett komplett säljteam, överväg LeadFormly. Det hjälper dig att automatisera din försäljningsprocess, öka din konverteringsfrekvens, segmentera dina leads direkt från webbsidan.

På så sätt kan du bara fokusera på att stänga affärer istället för att slösa tid i de tidiga leadprocesserna.

Detta är ett annat enkelt automatiseringsverktyg för småföretag. Det hjälper dig att boka möten, ordna möten och telefonsamtal etc.

För att få detta att fungera behöver du bara ange dina tillgänglighetsinställningar i Calendly och lägga till länken i ditt mötesinbjudan. Dina kunder kan sedan välja den tid som passar deras behov från listan. Slutligen kommer den tid de väljer automatiskt att schemaläggas i din kalender, och du får ett meddelande om detta.

Automatisera dina rutinuppgifter nu

Sluta spendera timmar på viktiga men monotona uppgifter.

Ta dig tid att automatisera alla sådana uppgifter, bläddra igenom de kategorier du just läst, undersök verktygen som kan hjälpa och spara flera timmar dagligen.

5 sätt Automation kan öka din produktivitet

Att automatisera några av de repetitiva uppgifterna du gör varje dag kan spara mycket tid. Här är några automatiseringsidéer för att få mer arbete gjort!

Läs Nästa

Om författaren