Varför kontextbyte saboterar din produktivitet (och vad du kan göra åt det)

När var sista gången du hade mer än 30 minuters oavbrutet fokus när du arbetade med en uppgift? I själva verket är chansen stor att vi kan förlora dig till ett e -postmeddelande, Slack -meddelande, nyhetsvarning eller YouTube -video innan du läser den här artikeln.

När du splittrar din energi och fokuserar på så många olika uppgifter kan du inte vara ditt mest produktiva jag. I den här artikeln kommer vi att utforska kontextbyte och hur vi kan övervinna det.

Vad är kontextbyte?

Kontextväxling, uppgiftsbyte eller multitasking uppstår när du hoppar från en uppgift eller aktivitet till en annan utan att avsluta den föregående, flyttar din uppmärksamhet och förlorar tid i processen.

Men i praktisk mening tror vi att kontext- eller uppgiftsbyte är den mer exakta termen för att beskriva vad många betraktar som multitasking. Detta beror på att vi i de flesta fall bara snabbt byter uppmärksamhet från en uppgift till en annan snarare än att fokusera på flera uppgifter samtidigt, eftersom detta studie avslöjar att våra hjärnor inte kan göra det.

Uppgiftsbyte kan på ytan tyckas kränkande. Det kan till och med lura dig att tro att det hjälper dig att bli mer effektiv, men kontextbyte är som en förstörande boll som tar fart för att riva din produktivitet, eftersom detta forskning visar.

Detta händer eftersom din hjärna går igenom en eldfast fas innan du återgår till föregående uppgift eller starta nästa, när den försöker komma ihåg vad du arbetade med eller anpassar sig till det nya aktivitet.

Därför belastar dina kognitiva förmågor mycket med att byta uppgifter vid flera tillfällen. Vad mer, den sammanslagna stressen från påträngande tankar om de oavslutade uppgifterna du lämnade efter dig som Zeigarnik -effekt inslag kan leda till mental överbelastning och utbrändhet.

Det är den tid, koncentration, energi och kreativitet du kan använda för att arbeta produktivt på ditt projekt som rinner ner i avloppet. Skatten du betalar för byte av uppgifter är längre slutföringstider för projekt och en ökad risk för misstag.

Varför blir vi offer för kontextbyte

Att förstå varför det är så lätt att hoppa från en uppgift till en annan och så utmanande att hålla fokus är nyckeln till att skapa en effektiv plan för att slå tillbaka. Här är några anledningar till att du byter kontext:

1. Snabb åtkomst till ett stort hav av information.
2. Din hjärna längtar efter nyhet och gillar att vandra.
3. Digitala verktyg är utformade för att tävla om din uppmärksamhet.
4. Avbryter aviseringar från din dator och smartphones.
5. "Always-on" -kulturen skapar överdrivna arbetskrav och ökar förväntningarna på att svara på e-postmeddelanden eller andra meddelanden omedelbart etc.

Hur man övervinner kontextväxling

Genom att skapa en plan för att hantera uppgiftsbyte kan du gå in i ett flödestillstånd som främjar djupgående arbete, åtnjuta kortare avslutningstider för uppgifter och en lägre marginal för fel och minska arbetet hemifrån utbrändhet.

Som sagt, här är några tips och digitala verktyg som hjälper dig att bli bättre på att strukturera din dag för att övervinna uppgiftsbyte:

1. Använd en digital uppgiftshanterare

En av anledningarna till att du tenderar att kontextbyta är att du fysiskt arbetar med ett projekt men ändå fokuserar mentalt på ett annat, vilket ökar sannolikheten för att hoppa till det. Men genom att göra en plan kan du bygga dina fokusmuskler för att koncentrera dig på uppgiften framför dig.

Du kan använda en digital uppgiftshanterare som Trello för att få bort alla de uppgifter du planerar att arbeta med senare, så att du bara kan fokusera på den som finns till hands. Det kommer att bli utmanande att helt få bort alla dessa uppgifter i början, men du kommer att bli bättre på det med tiden.

Ladda ner: Trello för Android | iOS (Gratis, premiumversion tillgänglig)

2. Välj rätt prioriteringsteknik

Prioriteringstekniker är de mest effektiva verktygen för att hjälpa dig att fokusera på dina viktigaste uppgifter innan du går vidare till nästa. De låter dig bedöma alla dina uppgifter och organisera dem efter prioritet.

Du kan använda MoSCoW -metod, eller dessa andra prioriteringstekniker, för att övervinna kontextbyte och öka din produktivitet. Att införliva dem i din rutin hjälper dig att skilja mellan högvärda uppgifter-de du bör fokusera på nu och uppgifter med lågt värde-de som du kan delegera till andra eller ignorera.

3. Utnyttja tidsblockering och uppgiftsbatchning

Efter att ha upprättat din att-göra-lista och organiserat dina uppgifter enligt prioritet kan du lägga till mer struktur i din arbetsdag genom att utnyttja uppgiftsbatchning och tidsblockering.

Uppgiftsbatchning innebär att organisera dina uppgifter genom att gruppera dem baserat på likhet och ta itu med dem i ett bestämt tidsblock, snarare än att göra dem sporadiskt under dagen. Välj till exempel ett tidsblock under dagen för återkommande eller okomplicerade uppgifter som att svara på e -post.

Dessutom kan du skapa tidsblock för fritidsaktiviteter eller uppgifter som inte är relaterade till ditt arbete, som att bläddra igenom ditt Twitter -flöde eller titta på YouTube -videor. Denna teknik hjälper dig att spara tid, minska distraktioner och undvika kontextbyte.

4. Ta regelbundna raster

Många anser fortfarande att raster är en lyx på arbetsplatsen, men det är de inte. Det beror på att ett djupt fokus på en uppgift, eller kontextbyte, båda kräver mycket energi. Därför är pauser en nödvändighet eftersom de låter dig vila, ladda och återfå ditt fokus.

Du kan göra det till en vana att införliva mikrobrott efter varje tidsblock genom att använda Pomodoro -metod för att öka din produktivitet. Under dessa pauser kan du göra andningsövningar, ta en promenad, sträcka eller göra någon annan aktivitet du tycker om, för att ta tankarna från jobbet i några minuter.

5. Dra nytta av asynkron kommunikation

Som vi har nämnt ovan är de ökande förväntningarna på att svara på e -postmeddelanden eller andra meddelanden omedelbart en av de främsta anledningarna till att människor är benägna att byta uppgifter. Asynkron kommunikation är kommunikation som inte sker i realtid.

Så för att övervinna kontextbyte kan du dra nytta av och uppmuntra asynkron kommunikation på din arbetsplats, särskilt när det gäller icke-brådskande meddelanden. Du kan till exempel använda ditt företags interna Wiki eller ett delat anslagstavla för att publicera uppdateringar som dina kollegor kan kontrollera när de kan.

Återställ ditt fokus och produktivitet

Det bästa sättet att göra ditt mest produktiva arbete är att koncentrera sig på en sak i taget. Med hjälp av dessa tips och digitala verktyg kan du träna din hjärna till en enda uppgift, öka produktiviteten och minska stressen.

Hur man behärskar enkel uppgift med teknik för att förbättra din produktivitet

Att fokusera på en uppgift i taget hjälper dig att göra mer på kortare tid. Här är några tips och digitala verktyg som hjälper dig att behärska enkel uppgift.

Läs Nästa

Om författaren