Hur man hanterar mötesöverbelastning: 5 tips och verktyg

Möte i ett konferensrum (eller en online arbetsyta) kräver utbyte av idéer, upprättande av mål, spårning av framsteg, tilldelning av uppgifter etc.

Även om allt detta är giltiga skäl att hålla ett möte, kan för många långa möten tappa din produktivitet. Så här kan du minska antalet möten i din kalender. Men låt oss först avslöja:

Vad gör att du har för många möten?

Chansen är stor att du redan har försökt hantera detta problem tidigare. Möten dyker dock upp hela din kalender. Det är troligtvis för att du inte har försökt att avslöja de grundläggande orsakerna till problemet; du tillämpar bara plåsterlösningar för att lindra symtom-mötesöverbelastningen.

Så, låt oss överväga att möta överbelastning som ett symptom på ett djupare problem så att du kan hitta en effektiv och varaktig lösning.

För det första har COVID-19-pandemin och den resulterande övergången till avlägsna eller hybridbaserade arbetsmodeller ökat antalet virtuella möten avsevärt, främst genom Zoom. Som en konsekvens kämpar distansarbetare med

Zooma trötthet, eller skärmtid utmattning. Överbelastning av möten kan också vara ett problem om du bjuder in alla till mötena. När närvaron ökar minskar engagemanget gradvis.

En av de vanligaste kärnorsakerna till back-to-back Zoom-möten eller besök i konferensrummet är bristen på en tydlig agenda. Inledningsvis kan du ha ett mål för mötet, men snart flyttas ditt fokus till inaktiv prat.

Sist men inte minst utnyttjar du inte digitala verktyg effektivt. Det finns ett brett utbud av programvara där ute som är bättre alternativ för kommunikation och samarbete.

Den näst mest effektiva metoden för att minska antalet möten på din arbetsplats är att öka din mötesproduktivitet. Så här kan du uppnå det:

1. Använd en intern wiki för asynkrona möten

Möten behöver inte alltid hållas i realtid (synkront). Vissa situationer kommer att gynnas av asynkron kommunikation (kommunikation som inte kräver att deltagarna är närvarande samtidigt och inte behöver ett omedelbart svar).

Du kan förbättra din mötesproduktivitet genom att omfamna asynkron kommunikation. Det tillåter team att använda kunskapsbaserad programvara som Dokument 360 att dela idéer i sin egen takt. Alternativt, du kan skapa en intern wiki med hjälp av dessa webbplatseroch ställ in specifika sidor på den för dina möten. Med dessa digitala verktyg kan du bidra till mötet med hjälp av kommentarfunktionen.

Genom att omfamna asynkrona möten kan ditt team ta sig den tid de behöver för att förstå informationen som diskuteras, kommunicera med lagkamrater över tidszoner, ge introverta möjlighet att delta genom att skriva och minska avbrott och distraktioner.

2. Använd samarbetsprogramvara

Varför boka in ett två-timmars personligt möte för att presentera nya idéer när du kan göra det via e-post, eller ännu bättre, med hjälp av en enkel samarbetsprogramvara som Trello.

För att öka ditt teams produktivitet, organisera bara möten i realtid när du absolut behöver, till exempel för konfliktlösningar. Annars kan du utnyttja samarbetsprogramvara för målframstegsuppdateringar, projektrecensioner eller lägga fram nya idéer.

På så sätt får ditt lag tillräckligt med tid att reflektera över de idéer de vill dela och prioritera de viktigaste. Dessutom sparas all information som standard och är tillgänglig för alla, snarare än att förlita sig på skriftliga poster.

Du kan använda Trello för att skapa styrelser som motsvarar målen för ditt möte, till exempel en mötesagenda, uppdateringar om tidigare möten, teamuppdateringar eller nya idéer.

Ladda ner: Trello för Android | iOS (Gratis, premiumversion tillgänglig)

3. Fokusera på mötets dagordning

Att organisera ett möte utan en agenda är ett säkert recept på misslyckande. Du måste ha en tydlig plan för ditt möte för att undvika att gå ur kurs. De flesta möten går ofta över de tilldelade tidsramarna eftersom det inte finns någon tydlig väg att gå.

Så hur kan du fixa det här? Konventionellt kan du skriva ner de punkter du vill diskutera under mötet, skriva ut dem och bifoga andra relevanta dokument innan du delar dem med deltagare.

Alternativt kan du spara tid och papper genom att skapa din agenda Evernote och bifoga alla filer eller webbsidor du behöver innan du delar dem med dina kollegor. Detta ger deltagarna snabb tillgång till den information de behöver via sina smartphones, surfplattor eller datorer.

Ladda ner: Evernote för Android | iOS (Gratis, premiumversion tillgänglig)

4. Skapa slacka kanaler för omedelbar kommunikation

När du är en del av en massiv organisation med många avdelningar verkar det som att ha ett möte är det enda alternativet att dela information med en specifik uppsättning människor. Tyvärr är det inte alltid den mest produktiva metoden.

Varför flytta en grupp människor till konferensrummet för ett 30-minutersmöte när du kan dela samma information direkt och med alla på deras skrivbord via en meddelandeplattform som Slak?

Du behöver bara för att skapa en dedikerad kanal för mötet och bjud in alla relevanta deltagare. På så sätt kan du ha specifika konversationer om olika projekt med de personer du väljer att bjuda in.

Ladda ner: Slack för Android | iOS (Gratis, premiumversion tillgänglig)

5. Har inte för många människor

Tänk på det senaste mötet du hade. Hur många personer var närvarande? Och hur många av dem gav värdefulla bidrag till mötet? Troligtvis satt många deltagare bara tysta utan att delta, medan andra kollade sina mejl. Detta har blivit vanlig praxis, särskilt vid möten med stora folkmassor.

Det händer ofta för att arrangörerna vill undvika att människor känner sig utanför. Även om det kan vara en ädel gest, minskar det tyvärr mötets produktivitet.

Du kanske undrar, hur? Du riskerar att gå utöver den avsatta tiden för mötet för att hantera debatter fram och tillbaka, grunda kommentarer och onödiga prat, vilket resulterar i mindre effektivitet. Så, för att undvika att möta överbelastning, bjud in så få människor som möjligt.

Relaterad: Viktiga tips för videokonferenser online

Låt inte möten sakta ner dig

Möten spelar fortfarande en avgörande roll i de flesta organisationer. De blir dock oproduktiva när de blir överväldigande och när dina team kan lägga sin mötestid på prioriteringar. Du kan öka mötets produktivitet genom att använda tipsen och verktygen ovan.

De 5 bästa sätten att hantera utmattning av skärmtid

Konstant skärmeexponering kan leda till huvudvärk, suddig syn och ögonspänning. Här är några tips för att hantera utmattning av skärmtid.

Läs Nästa

Om författaren