Hur man behärskar enkel uppgift med teknik för att förbättra din produktivitet

På ytan känns det som att multitasking är det ultimata produktivitetshacket när man överväger allt det personliga mål du vill uppnå, oändliga arbetskrav, digitala distraktioner och det pandemiinducerade arbetslivet obalans.

En djupare dykning i denna praxis leder dock till en annan slutsats.

Nackdelarna med multitasking

Du har bara så mycket energi, uppmärksamhet och tid - de viktigaste elementen i produktiviteten. Som ett resultat av multitasking är en av de stora nackdelarna att du bara delvis är engagerad i de olika aktiviteterna du koncentrerar dig på samtidigt.

Resultatet är en hägring som lurar dig att tro att du är mer effektiv eftersom du gör små framsteg på flera fronter, vilket leder till en felaktig uppfattning om framgång.

Men verkligheten är att multitasking låter dig fokusera på fel prioriteringar, hämmar kreativitet, ökar stressnivåer och distraherbarhet, leder till fler misstag, utbrändhet och minnesskada, etc., vilket gör dig mindre produktiv som ett resultat. Och det finns gott om forskning att stödja detta påstående.

Så, vad är alternativet?

Vid det här laget har du förmodligen gissat att alternativet är single-tasking, där du fokuserar på en uppgift i taget. Som termen antyder betyder det att ägna all din uppmärksamhet åt en uppgift. Denna praxis låter dig spara tid som slösas bort när du jonglerar mellan aktiviteter, ökar kreativiteten, ökar sannolikheten för att slutföra dina prioriteringar, bryter bort distraktioner etc.

Men chansen är stor att du redan vet att single-tasking kan förbättra din produktivitet. Men precis som många andra saker i livet finns det ofta ett stort gap mellan vad vi vet att vi ska göra (enkel uppgift) och vad vi slutar göra (multitasking).

För att täppa till klyftan, låt oss avvika lite från vad är och fokusera på hur för att förbättra din förmåga att koncentrera dig på en sak i taget och öka din produktivitet samtidigt:

1. Använd Pomodoro -metoden

Pomodoro -metoden är en effektiv tidshanteringsteknik som kan förbättra din produktivitet genom att hjälpa dig att fokusera på en uppgift. Det är enkelt att implementera och kräver minimal installation. Du kan försöka dessa kostnadsfria Pomodoro-appar med öppen källkod.

För att börja använda Pomodoro -metoden, ställ in din timer i 25 minuter för att fokusera på en uppgift och ta en 5-minuters paus för att koppla av, eller göra något som inte är relaterat till din uppgift som att spela ett spel eller skicka ett sms till vän. Du har precis avslutat en Pomodoro -session. Du kan ta en längre paus efter fyra eller fem Pomodoros.

Denna metod är effektiv eftersom den hjälper dig att minska distraktioner, planera din dag effektivt, njuta av en känsla av prestation efter varje Pomodoro -session, och öka koncentrationen genom kortare utbrott av arbete.

2. Skapa automatiserade system

Du kan ofta kämpa för en enda uppgift eftersom det finns så många återkommande aktiviteter du behöver göra dagligen, som att svara på e-post eller publicera inlägg på sociala medier. Lyckligtvis finns det flera sätt automatisering kan hjälpa dig hantera de överflödiga uppgifterna och fokusera på dina prioriteringar.

Till exempel kan du använda dessa Android -appar för att ställa in automatiska svar till mejl, telefonsamtal, sms, etc. Du kan också använda automatiseringsplattformar som IFTTT att ansluta olika digitala verktyg och skapa automatiserade system.

3. Batcha dina grunda uppgifter

Har du någonsin kommit igång med en viktig och komplex uppgift, bara för att inse att du gör något helt oberoende några minuter senare? Låt oss säga att du vill skriva en blogg om “Hur man startar ett företag”. Du börjar undersöka ämnet och får ett e -postmeddelande som frågar om du är tillgänglig för en konferens om global uppvärmning nästa vecka.

Du väljer att svara omedelbart eftersom det bara tar några minuter, men du klickar på en YouTube -länk vid avskogning bifogad e -postmeddelandet. Sedan föreslår YouTubes algoritmer att du tittar på en films trailer relaterat till ämnet, och nästa sak du vet, tittar du på hela serien på Netflix. Låter bekant?

Så hur undviker du detta? Genom att planera din dag och kategorisera liknande aktiviteter tillsammans för att undvika att byta uppgift. Detta gör att du kan hantera liknande grunt eller lågt arbete samtidigt, snarare än sporadiskt under hela din arbetsdag.

Du kan till exempel tilldela tid för att sortera e -post, schemalägga möten i din kalender och svara på aviseringar. Du kan satsa alla dessa lågvärda uppgifter för lågenergidelar av din dag.

4. Använd en personlig Kanban

Du kan se till att du bara arbetar med en uppgift i taget genom att skapa ditt personliga Kanban -system. Du kan använda en tavla och klisterlappar eller ladda ner en kanbaninspirerad app som Trello.

När du har loggat in på ditt Trello -konto skapar du tre kolumner med titeln—att göra, håller på med, och avslutad. Skriv ner alla uppgifter du vill arbeta med i prioritetsordning. Ta den viktigaste uppgiften och flytta den till håller på med kolumn för att börja arbeta med det.

För att den här tekniken ska fungera behöver du bara se till att det bara finns en eller två uppgifter på din kolumn vid varje tillfälle. Detta hjälper dig att undvika att starta för många uppgifter samtidigt.

Ladda ner: Trello för Android | iOS (Gratis, premiumversion tillgänglig)

Relaterad: Hur du hanterar dina uppgifter med den japanska Kanban -tekniken

5. Öva Single-Tabbing

Du kan ha många flikar öppna på skärmen just nu. Dessa dagar känns det omöjligt att hålla dina surfningssessioner på en flik. Det är så lätt att bli distraherad när du surfar på webben eftersom det är fullt av distraktioner.

Att öva enkel tabbning är en effektiv metod för att hjälpa dig att fokusera på en uppgift. Men vi slår vad om att du kan behöva lite hjälp för att starta. Du kan använda ett tillägg som xTab för att begränsa antalet flikar du öppnar.

Du kan också använda Momentum för att njuta av den vackra bakgrundsbilden, ditt förinställda fokusområde (eller någon annan påminnelse) och ett inspirerande citat.

Hitta större produktivitet i enkel uppgift

Genom enkel uppgift kan du nästan alltid vara säker på att du har hanterat dina viktigaste uppgifter effektivt och effektivt, eftersom du har fokuserat din energi, tid och uppmärksamhet på dem så mycket som möjlig.

Hur du prioriterar dina uppgifter med hjälp av MoSCoW -metoden

Kämpar du ofta för att slutföra dina uppgifter? Att organisera och prioritera dem kan vara din lösning, och MoSCoW -metoden kan hjälpa till med det.

Läs Nästa

Om författaren