Vad är Shadow IT och hur kan du hantera säkerhetshot?

Framsteg inom informationsteknik (IT) har skapat mer produktiva arbetsplatser. Och med liknande datormoln har tillgång till digitala arbetsverktyg aldrig varit enklare.

Anställda kan komma åt programvara som gör dem mer effektiva i sina jobb. Effektiva medarbetare gör effektiva organisationer, eller hur? Men det finns också konsekvenser för cybersäkerhet.

Så vad betyder skugg -IT? Vilka är fördelarna och nackdelarna med det? Och hur kan du effektivt hantera det hot det kan utgöra för ditt företag?

Vad är Shadow IT?

Shadow IT är användningen av enheter, verktyg, system, appar, programvara och andra tekniska tjänster, särskilt av anställda, utan godkännande av IT -avdelningen.

Majoriteten av de anställda som använder skugg -IT betyder ingen skada men vill förbättra sin effektivitet. Men deras motiv är tveksamt eftersom IT -avdelningen inte är medveten om vad de gör.

Är Shadow IT bra eller dåligt?

Det finns ett argument om användningen av skugg -IT på arbetsplatsen. Medan vissa människor hävdar att det är bra, hävdar andra något annat.

För att vara rättvis kommer skugg -IT mestadels som en konsekvens av goda avsikter. En organisation gynnas när dess anställda använder verktyg för att vara effektiva i sina jobb.

Å andra sidan kan de verktyg som används exponera dina data i molnet mot cyberhot.

Eftersom sådana verktyg inte är synliga för IT -avdelningen kan det hända att attacker mot dem inte upptäcks tillräckligt tidigt, vilket kan skada organisationen.

Varför Shadow IT är vanligt på arbetsplatsen

Oavsett kritik mot skugg -IT är den utbredd i många organisationer.

Tekniska innovationer gör det svårt att ignorera skugg -IT. Medarbetare förväntas prestera utmärkt i det växande affärslandskapet, så de vänder sig naturligtvis till annan programvara för att förbättra sina prestationer.

Processen att kontrollera och godkänna verktyg i vissa organisationer är lång och tråkig. Anställda använder hellre de verktyg de behöver i hemlighet än att gå igenom den tröttsamma processen.

Vilka är fördelarna med Shadow IT?

Att distribuera skugg -IT till arbetsmiljöer kan vara fördelaktigt för en organisation på olika sätt. Om dina anställda svävar i sina arbetsuppgifter stiger ditt företag också.

Så här kan skugg -IT vara till nytta för ditt företag.

1. Öka anställdas effektivitet

Verktygen du tillhandahåller dina anställda är avsedda att förbättra deras arbete. Det blir ännu bättre när anställda själva plockar dessa verktyg.

Dina anställda kanske inte trivs med vad du tillhandahåller för dem men de måste använda dem ändå. De kan sluta kämpa med att använda dessa verktyg och det är kontraproduktivt. Det omvända är fallet när de arbetar med de verktyg de valde själva. Eftersom de är bekanta med dem bör deras produktivitet vara på toppnivå.

2. Minska IT -avdelningens arbetsbelastning

En typisk IT -avdelning är mycket upptagen. På en modern arbetsplats som arbetar med molndatorer måste arbetssystem vara funktionella och det är IT -avdelningens ansvar att hålla dem igång. Att få IT -teamet att söka efter och godkänna varje arbetsflödesverktyg är ytterligare arbete för deras redan hårda arbetsbelastning.

När anställda söker efter och använder några verktyg för att förbättra sitt arbete, minskar de arbetsbelastningen för IT -teamet, särskilt när de är effektiva och inte har några negativa effekter.

3. Driv innovation

Att vänta på att IT -avdelningen ska tillhandahålla all teknik som används för arbete kan bromsa prestanda. Vissa befintliga verktyg på marken kan vara föråldrade och IT -teamet kan ta för lång tid att byta ut dem.

Anställda kan känna till verktyg som kan förbättra deras jobb. När de tar initiativet till att implementera dessa verktyg i sina arbetsuppgifter, kommer de att driva innovation i organisationen och skapa tillväxt och utveckling - en vinst för organisationen.

Vilka är nackdelarna med Shadow IT?

Att kringgå IT -avdelningen är oetiskt. När anställda gör det kan de utsätta din organisation för flera risker och cyberattacker. Som ett resultat av detta kan skugg -IT vara skadligt för ditt företag på flera sätt.

1. Avvikelse

Organisationer styrs av lagar och regler för att upprätthålla ordning i sina branscher. Dessa föreskrifter omfattar användning av system och hantering av data.

Systemen som ditt företag använder kan antingen skapa eller skada din efterlevnad av de standarder som du måste upprätthålla. Användning av obehöriga verktyg av dina anställda kan sätta ditt företag på fel sida av lagen och du kan bli sanktionerad för brott

2. Brist på synlighet och kontroll

IT -avdelningen är avsedd att hålla koll på allt som används i en organisation. De berövas möjligheten att verkställa denna plikt effektivt genom anta en proaktiv säkerhetsstrategi när vissa system är gömda för dem på grund av skugg -IT.

Bristen på synlighet gör att IT -teamet inte kan upptäcka hot mot cybersäkerhet.

3. Dataläckage

Ett kompetent IT -team kan avgöra teknikens säkerhetskonsekvenser. Vissa program kan vara effektiva men har komplexa säkerhetskrav. Anställda som använder dessa system kan sakna kunskap för att konfigurera dem effektivt och därmed avslöja dina data.

System i skugg -IT kan kräva regelbundna uppdateringar och underhåll för att fungera korrekt. Anställda kanske inte har kompetens eller tid att göra detta, och utsätter därför företagssystem för överträdelser.

Hur man hanterar Shadow IT -risker

Att helt utrota skugg -IT i din organisation kan vara en stor uppgift. För att vara på den säkra sidan bör du lära dig hur du hanterar det eftersom dina anställda kan njuta av det bakom din rygg.

Du kan ta itu med problemet och hitta en gemensam grund med följande metoder.

1. Utbilda dina anställda

Anställda är mer benägna att inte använda skugg -IT när de är medvetna om anledningarna till att det är dåligt. Några av dem kanske inte ens är medvetna om farorna eftersom de använder verktygen för att förbättra sina jobb. Istället för att komma ner hårt på dem, bör du utbilda dem om farorna för din organisation.

Odla en sund cybersäkerhetskultur i hela din organisation så att alla förstår behovet av att upprätthålla sunda cybersäkerhetsmetoder hela tiden även när ingen tittar på.

Istället för att införa verktyg för dina anställda, upprätta öppen kommunikation med dem om de verktyg som de behöver för att vara effektiva i sina jobb och göra avsättningar.

När det finns öppen kommunikation informerar anställda gärna om allt som kan förbättra deras jobb istället för att använda dem utan din vetskap.

3. Förenkla kontroller och godkännandeprocesser

Efter att ha vunnit dina anställdas förtroende för att kommunicera sina IT -behov till dig, skapa en struktur för att genomföra processen.

Effektivisera kontrollprocessen så att det inte tar evigheter för IT -avdelningen att godkänna rekommenderade verktyg. Annars kommer dina anställda att återgå till sina gamla sätt att använda systemen bakom din rygg.

4. Prioritera dina tillgångar

Cyberattackers slösar inte bort sin tid på tillgångar som inte har något värde för dem. De riktar sig till de mest värdefulla.

Hantera dina resurser effektivt genom prioritera dina mest värdefulla digitala tillgångar. Överväldig inte dig själv genom att fokusera på skugg -IT -verktyg som är ofarliga, särskilt de som inte är direkt anslutna till internet, när du ska fokusera på dina största tillgångar.

Shadow IT utgör ett hot när verktygen inte upptäcks. När du väl kan upptäcka verktygen och hålla dem under uppsikt har du lite att oroa dig för. Du kan hålla koll på din infrastruktur genom att använda avancerade cybersäkerhetsverktyg för att övervaka dina system.

Förvandla Shadow IT till din fördel

Så länge det finns anställda i en organisation kommer det att finnas skugg -IT. Och det beror på att anställda naturligtvis skulle söka sätt att göra sina jobb enklare, särskilt när de inte har någon onda avsikt att göra det.

Om du kan få dem att föra dessa verktyg genom ytterdörren istället kan du njuta av fördelarna med skugg -IT utan att faktiskt ha det i skuggan

Attack Vector vs. Attackytan: Vad är skillnaden?

Du har hört talas om både attackvektorer och attackytor, men termerna är inte utbytbara. Här är varför cybersäkerhet måste stå för båda.

Läs Nästa

Om författaren