Vad är universell rapportering i Asana? Varför ska du använda den?

I dagens arbetskraft måste frilansare och proffs fokusera mer på projekt. Om du blir för upptagen med administrationsarbete som att skapa projektstatuspresentationer för kundkrets kan du förlora potentiella kunder. Dessutom är det också sant att att anställa en dataanalytiker inte kommer att vara så lönsamt för privatpersoner eller frilansare.

Asanas nya rapporteringsverktyg tillåter användare av alla yrken att bli sina egna dataanalytiker.

Vad är universell rapportering?

Asana introducerade ett avancerat men enkelt universellt rapporteringsverktyg i deras programvara för projektledning, både moln- och skrivbordsappen. Funktionen blev tillgänglig från och med 01 juni 2021 för prenumeranterna på Asana.

Denna nya rapporteringsfunktion i Asana konverterar råprojektdata till grafiska diagram och diagram som alla kan följa. Genom att använda det här verktyget behöver du inte gå fram och tillbaka med kalkylblad, e-postmeddelanden, teamchattar, en-till-en-konversationer eller de långa videomöteutskrifterna.

Med rapporteringsfunktionen kan du:

1. Sätt upp transparenta mål för dina teammedlemmar eller andra frilansande samarbetspartners.
2. Hantera effektivt alla behov som krävs för att prioritera en kunds arbete.
3. Titta på hela produktivitetsstatusen för dina team som inget annat verktyg kan leverera med några klick.

Asanas universella rapporteringsverktyg säkerställer att varje individ i teamet, oavsett nivåer, kan förbereda en visuell representation av sina prestationsmätvärden. Verktyget kräver ingen specialutbildning. Dina teammedlemmar kan enkelt skapa sina egna produktivitetsinstrumentpaneler genom att följa Asanas interaktiva gränssnitt.

Vad är dess funktioner?

Asana Universal Reporting kommer med en mängd funktioner som en översikt över instrumentpaneler, diagram, instrumentpaneldelning, anpassningar etc. Följande är de viktigaste funktionerna som gör ditt projektledningsliv enklare än någonsin:

1. Diagram och deras variationer

Rapporteringsverktyget erbjuder tre typer av diagram, nämligen kolumn-, munk- och slickepartsdiagram. Det finns också en fjärde diagramtyp, som bara visar det totala antalet uppgifter, resurser, objekt etc.

När du har skapat en instrumentpanel i Asana rapporterar kan du lägga till diagram. När du klickar på Lägg till diagram, kommer du att se 10 typer av diagrammallar segregerade inom fyra sektioner. Följande diagramtyper är de mest populära i Asana -rapportering:

• Uppgifter efter anpassat fält
• Ofullständiga diagram efter projekt
• Månadens uppgifter per projekt
• Försenade uppgifter av projekt

2. En rapportpanel

Du kommer åt den genom att klicka på Rapportering i det vänstra navigeringsfältet. Detta instrumentpanelsnav ger dig möjlighet att lägga till nya instrumentpaneler eller visualisera redan tillgängliga. Om någon från ditt team delar några instrumentpaneler med dig kommer de också att visas här.

Det låter dig lägga till vilken instrumentpanel som helst i favoritmenyn, byta namn på eller ta bort dem.

3. Organisera och dela instrumentpaneler

Dashboards för projektrapportering kan innehålla flera munkar, slickepinnar och kolumndiagram. Men när du exporterar data eller presenterar dem för någon frilansklient är det bra om du kan organisera dem.

Asana-rapportering ger dig friheten att stapla dina diagram som du tycker passar genom dra-och-släpp-åtgärder. Du kan ytterligare se underliggande data genom att klicka var som helst i diagrammet.

Du kan dela rapporteringspaneler med externa och interna projektsamarbetspartners. Delade rapporter är skrivskyddade. Inbjuden kan bara se den underliggande data som de har åtkomst till. Alla inbjudna kan dock se övergripande diagramgrafik.

4. Anpassa dina diagram

Asana rapporteringsverktyg erbjuder många diagramanpassningsalternativ. Du kan välja diagramtyp och dess färg när du har valt projektet för din rapport. Du kan ytterligare ändra X- och Y-axeldata i diagrammet.

Dessutom får du också använda olika filter på dina diagram, till exempel:

• Uppgiftens slutförande status
• Projektägare
• Övertagare
• Deluppgifter
• Uppgiftstyp
• Uppgiftsstatus
• Datum

Vilka är dess fördelar?

Den viktigaste fördelen med det här verktyget är att det frigör dig från att förlita dig på dataanalysprogram från tredje part. Nu kan du se vad som händer i teamet från Asana allt-i-ett-projekthanteringsapp. Följande är några av de anmärkningsvärda fördelarna som du kommer att njuta av när du börjar använda Universal Reporting:

Rapporteringsverktyget avrundar automatiskt olika data från Asana -projekt. Det säkerställer att ditt team eller projektets instrumentpaneler håller sig uppdaterade utan någon manuell kopiering.

Du kan förbereda så många instrumentpaneler som du vill separera flera team, projekt eller till och med enskilda medlemmar. Du kan också skapa en kombinerad instrumentpanel för att visualisera den totala prestandan för din spelning.

Relaterad: En nybörjarguide för att använda Asana för att spåra alla projekt

Dessa anpassade instrumentpaneler låter dig samla alla möjliga data från Asana -projektbrädan. Ett typiskt diagram eller instrumentpanel kan innehålla data för budget, arbetsbelastning, timing, tidsgräns, uppgifter, lagmedlemmars prestanda, etc.

2. Hitta och lösa problem snabbt

Du måste få en fågelperspektiv av dina teamresurser om du vill hantera komplexa och stora projekt effektivt. Det är absolut nödvändigt att du måste identifiera problemen med projekt och resurser utan att gå igenom flera kanaler.

Med Universal Reporting kan du spåra problem proaktivt utan att vänta på att en teammedlem tar upp dem. Du kan verkligen mikrostyra varje projekt från en instrumentpanel för att avleda resurser till de projekt som körs efter schemat.

3. Rättvis fördelning av arbetsbelastningar

Du kan få optimal produktivitet ur ditt team om du fördelar arbetsbelastningen mellan resurserna. Dessutom kommer delegering av uppgifter till andra att ge dig tid att utöka din kundlista.

Asanas rapporteringsverktyg visar resursmässig arbetsbelastning med hög precision. Du kan enkelt upptäcka underutnyttjade och utbrända resurser för att balansera arbetsbelastningen. Dessutom kan instrumentpanelen för dina dagliga uppgifter hjälpa dig att delegera en viktig till en annan teammedlem om du behöver delta i ett brådskande kundmöte.

Relaterad: Asana tangentbordsgenvägar för effektiv uppgiftshantering

4. Bättre resurshantering

Hittills har du hoppats på det bästa och bett om att kostnaden är hanterbar innan du öppnar en faktura. Men med Asana -rapporteringsverktyg kan du nu spåra varje kostnad för de projekt du ansvarar för.

Du kan diskutera med din klient för att minimera omfattningen eller öka budgeten när du har bättre koll på kontantutgifter eller resursutnyttjande. Färdiga diagram och instrumentpanelmallar för universell rapportering gör resurshantering enkel.

Hur bra fungerar ditt team mot målet?

Den totala produktiviteten för dina projekt och hela verksamheten beror på hur väl målen överensstämmer med dina teammedlemmars professionella mål.

Universal Reporting -verktyget är en kraftfull funktion från Asana som hjälper dig att se om team och projekt är anpassade. Nu när du vet hur viktigt rapporteringsverktyget är kan du använda det på bästa sätt för att hantera dina projektteam.

9 Vanliga misstag i projektledning (och vad man ska göra istället)

Vill du slutföra stora projekt utan felhantering eller gå över budgeten? Här är några tips för att undvika dessa misstag.

Läs Nästa

Om författaren