Hur man skapar en balansräkning i Excel

Oavsett om du har ett litet företag eller ett stort multinationellt företag måste du förstå hur ditt företag växer. Du bör därför hålla reda på ditt företags ekonomi genom att granska olika bokslut.

Resultaträkningen visar till exempel hur organisationen tjänar och spenderar pengar. Alternativt kan kassaflödesanalysen se hur mycket kontanter du har tillgängligt, så att du kan budgetera dina utgifter korrekt.

Slutligen finns det balansräkningen, som också är en av de grundläggande finansiella rapporterna. Här är en snabbguide som hjälper dig att göra din egen i Microsoft Excel.

Vad är en balansräkning och varför behöver du en sådan?

En balansräkning låter dig se fördelningen av ditt företags tillgångar, skulder och eget kapital. Med en blick ser du hur mycket av företaget som kom från bibehållna intäkter, eget kapital och lån.

Med denna information till hands kan du beräkna avkastningen på investeringen och dess olika finansiella förhållanden. Du kan sedan jämföra dessa värden med liknande företag i samma bransch. Detta kommer att ge dig en känsla av hur verksamheten presterar jämfört med sina kamrater i branschen.

1. Välj tid att täcka

Som med andra finansiella rapporter måste du välja en period att täcka. Vanligtvis börjar detta den 1 januari och slutar den 31 december.

Du kan dock också välja en annan beräkningstid, kallad räkenskapsåret, som börjar den 1 oktober och slutar den 30 september. Observera att vilken period du använder här måste vara konsekvent i dina andra uttalanden.

2. Förbered dina konton

För att undvika besväret med att behöva gräva igenom dina poster när du gör din balansräkning bör du förbereda den i förväg. Se till att ha ditt kassaflödesanalys, kontoutdrag, lånekontoutdrag och kreditkortsaldon tillgängliga för dig.

Innan du börjar måste du veta värdet på tillgångarna och lagret till hands. Glöm inte att inkludera det belopp du lägger ner för att starta ditt företag, liksom investeringar som gjorts av andra människor och enheter.

Relaterad: Hur man gör ett kassaflöde i Microsoft Excel

3. Skapa Excel -filen

När du vet perioden du täcker och har de värden du behöver är det dags att skapa Excel -filen. Öppna en ny fil i Microsoft Excel. Införa [Företagsnamn] Balansräkning i cell A1 för enkel identifiering.

Lämna lite utrymme för formatering, skriv sedan på den första kolumnen i den tredje raden Tillgångar. Det här är avsnittet där du sätter in värdena för allt ditt företag har. Skriv sedan på den tredje kolumnen på samma rad räkenskapsår du täcker.

Efter tillgångar måste du skapa motsvarande Skulder och ägarandel sektion. Skulder avser det belopp som företaget är skyldigt till tredje part, inklusive banker, leverantörer, hyresvärdar och regeringen.

Ägarekapital, å andra sidan, avser det belopp som ägarna tog in för verksamheten, plus eventuella intäkter det behåller i sina konton. Dessa värden i dessa två sektioner bör motsvara det belopp som noteras under tillgångar - därav termen balansräkning.

Innan du skapar avsnittet skulder och eget kapital bör du dock först placera underkategorierna för tillgångar. På så sätt har du mindre problem med formatering.

4. Infoga dina kategorier

Tillgångar

Varje företag och bransch kommer att ha sina egna unika underkategorier för tillgångar. Detta är dock de typiska sektionerna som de flesta företag har: Nuvarande tillgångar, Fasta eller långsiktiga tillgångar, och Andra tillgångar. Dessa är sedan vidare uppdelade i små kategorier.

Omsättningstillgångar är tillgångar som du snabbt kan likvidera. Dessa är vanligtvis kontanter, kundfordringar, lager och kortfristiga investeringar. Å andra sidan är anläggningstillgångar eller långfristiga tillgångar svårare att konvertera till valuta. Dessa kan vara Verkliga fastigheter, Kontors material, Långsiktiga investeringar, och mer.

Andra tillgångar är vanligtvis mindre poster som inte lätt kan definieras under kortfristiga eller långsiktiga tillgångar. Dessa kan inkludera Förbetalda utgifter (som prenumerationer), Uppskjutna skattefordringar (som återbetalningar) och Anställdas förskott.

Även om dessa kategorier gäller de flesta företag, kan ditt företag ha en unik tillgångskategori, så du bör granska din verksamhet innan du betraktar detta som slutgiltigt.

Skulder & ägarandel

I likhet med tillgångar, skulder och ägarandel har tre stora underkategorier: Nuvarande åtaganden, Långsiktiga skulder, och Ägarens kapital. Som termen antyder är kortfristiga skulder skyldigheter som företaget måste uppfylla antingen om ett år eller om en driftscykel (där en driftscykel hänvisar till den tid det tar innan lager omvandlas till försäljning).

Kortfristiga skulder kan omfatta leverantörsskulder och leasegivare, kortfristiga lån från banker och borgenärer, inkomstskatter, betalningsbara löner, förbetalda varor och tjänster och den nuvarande delen av långsiktiga skuld.

Under Långsiktiga skulder hittar du Långfristig skuld, Uppskjuten inkomstskatt, och Pensionskassers förmåner, om det krävs enligt lag.

Slutligen består ägarkapitalet av Ägarens kapital, vilket är det belopp du lägger i verksamheten. Om du driver ett företag kallas både detta avsnitt och dess underavsnitt Eget kapital istället.

Du hittar också Balanserad vinst under kapitaldelen, vilket är det belopp som verksamheten tjänade under perioden minus utdelning.

5. Lägga till dina värderingar

Under tillgångar lägger du till värdena för varje underkategori för att veta hur mycket du har för varje sektion. Du måste sedan lägga till varje delsumma för att få det totala tillgångsvärdet för ditt företag.

På samma sätt bör du också lägga till värdena för varje underkategori Skuld och ägande för att hitta hur mycket av ditt företags tillgångar som kommer från borgenärer, ägare och intäkter.

Observera att de totala värdena för tillgångssektionen och avsnittet skulder och eget kapital ska matcha. Annars kan det ha uppstått ett fel i din bokföring.

6. Några användbara formler

Du kan använda de värden du hittar i balansräkningen för att titta på dess finansiella nyckeltal. Dessa formler bedömer ditt företags prestanda och kan användas för jämförelse med andra liknande företag i samma bransch.

Skuldkvoten

Detta är andelen av företagets skuld mätt mot dess tillgångar. Formeln för detta är Totala skulder / totala tillgångar. Om du får ett värde som är större än 100%, betyder det att dess skuld är större än alla dess tillgångar. Höga förhållanden löper också en högre risk för fallissemang-men detta värde varierar mellan branscher.

Liksom fastigheter och företag får kapitalintensiva företag vanligtvis högre genomsnittliga skuldkvotvärden än tjänstebranschbaserade företag.

Nuvarande förhållandet

Detta värde visar ett företags förmåga att betala sina kortfristiga lån med sina likvida medel. Detta beräknas av dividera omsättningstillgångar med kortfristiga skulder. Om värdet du får här är under noll finns det en risk att ett företag kan misslyckas med sina kortfristiga lån på grund av bristande likviditet.

Rörelsekapital

När du subtrahera ett företags kortfristiga skulder från dess omsättningstillgångar, du får rörelsekapital. Detta belopp visar hur mycket kontanter och likvida medel ett företag har efter att ha betalat upp sina nuvarande förpliktelser.

Om det finns en signifikant positiv skillnad mellan de två kan företaget enkelt växa och skala sin verksamhet. Men om det är nära noll eller till och med negativt, kan det ha problem med att betala sina lån och skulder, eller värre, kan gå i konkurs.

Tillgångsvärde

Förhållandet mellan tillgångar och eget kapital (A/E) beräknas med dividera det totala ägarkapitalet med totala tillgångar. Denna formel visar hur mycket företaget finansieras av ägarna kontra det belopp som finansieras genom lån.

Ett företag med en hög A/E -kvot kan indikera att det mesta av finansieringen kom från ägarna, vilket innebär att det inte har många skyldigheter att betala. Tvärtom betyder en låg A/E -kvot att de flesta av dess tillgångar kom i lån eller krediter.

Om företaget har ett konsekvent kassaflöde kommer ett lågt A/E -tal att ha låg inverkan på den dagliga verksamheten. Det gör det dock sårbart för pris, intresse och drastiska förändringar, vilket ger dem mindre utrymme att reagera.

Var hittar man balansräkningsmallar

Även om du kanske vet hur du skapar en balansräkning, är det ibland bättre att hitta en mall att följa. Du kan göra det i Excel genom att klicka på Arkiv. Gå till fliken Nytt och skriv sedan i balansfältet i sökfältet. Efter en snabb sökning ger Excel dig minst tre mallar du kan använda.

Alternativt kan du också besöka Vertex42, FreshBooks, eller Wise.com för att ladda ner en mall från deras webbplats.

Relaterad: De bästa webbplatserna för att ladda ner gratis Excel -mallar

Håll koll på ditt företag

Oavsett verksamhet du har bör du hålla reda på hur det går. På det sättet går du inte in blindt och fattar beslut utan siffror för att backa upp dig. När allt kommer omkring bör en bra entreprenör känna sin verksamhet som sin hand.

En balansräkning, resultaträkning och kassaflödesdokument är bara några av de väsentliga dokument du behöver för att övervaka din ekonomi. Men när ditt företag växer och ekonomin blir komplicerad, anlita en professionell bokhållare för att se till att du får alla dina siffror rätt.

Hur man skapar en inkomsträkning i Excel

En resultaträkning är en finansiell rapport som visar ett företags vinst eller förlust. Så här skapar du en i Excel.

Läs Nästa

Om författaren