5 skäl att använda samarbetsverktyg istället för e -post

Arbetsplatser digitaliseras alltmer genom automatisering och effektiva alternativ. Även om e -postmeddelanden har varit användbara under lång tid har tekniken introducerat oss för mer direkta och effektiva verktyg för kommunikation och samarbete.

Du kanske söker verktyg som är mer tillmötesgående för samarbete. Kanske är du trött på e -postmeddelanden på grund av förväntan på att använda ett professionellt språk eller helt enkelt för att du kanske inte vet hur du hanterar din överbelastade e -postinkorg.

Det finns många samarbetsverktyg som du kan använda för att rädda dig från stressen med e -post. Här är varför du borde använda dem istället!

1. Spara tid

Samarbetsverktyg har aviseringsalternativ för att varna dig eller dina kollegor när det finns ett meddelande. Även om du kan aktivera dina e -postaviseringar, gör samarbetsverktyg det lättare för gruppmedlemmar att kommunicera genom effektiva chattar istället för e -post.

Slack är en av de populäraste samarbetsplattformarna för distansarbete. Slack erbjuder en mängd fördelar som möjliggör effektiv kommunikation. För att organisera din kommunikation kan du skapa separata kanaler för varje team och ämne.

2. Direkt kommunikation

Med hjälp av samarbetsverktyg kan du njuta av en effektivare kommunikationsform. Istället för att behöva CC flera personer eller skicka ett e -postmeddelande kan du helt enkelt skicka ett meddelande till en chattplattform. Dessutom uppmuntrar du och dina kollegor att använda frågor om samarbete att ställa frågor på en öppen plattform istället för att skicka e -post.

Relaterad: Arbetsplats från Facebook: Allt du behöver veta

Den mest effektiva delen med att använda dessa verktyg är att du kan kommunicera i realtid. Om du behöver ställa en snabb fråga är det inte det bästa alternativet att skicka ett e -postmeddelande eftersom dina lagkamrater kan ta längre tid att svara. Till exempel har Slack en nämnsfunktion som skickar push -meddelanden för att fånga någons uppmärksamhet. Det finns flera Släcka alternativ för teamkommunikation.

3. Undvik en överbelastad e -postinkorg

Om du använder samarbetsprogram för kommunikation och samarbete behöver du inte hantera en överbelastad e -postinkorg eller tappa viktiga saker i dina e -postmeddelanden. Medan samarbetsverktyg kanske inte helt utplånar behovet av e -postmeddelanden med hjälp av arbetsplats -messenger -appar som Microsoft Teams eller Slack minskar behovet av att skicka några mejl.

4. Dokumentsamarbete i realtid

Med samarbetsprogramvara kan du och dina teammedlemmar arbeta med ett levande projekt samtidigt. Google Dokument är ett av de mest populära verktyg för dokumentsamarbete som möjliggör samarbete i realtid.

Du kan också använda verktyg som Dropbox Paper, som har samma syfte. Medan du gör live -redigeringar i Dropbox Paper kan ditt team lägga till kommentarer och föreslå ändringar. Detta gör att ditt team kan uppleva en live -session istället för att behöva skicka dina dokument fram och tillbaka för redigering.

Google har också skapat appar och funktioner som team kan använda för att förbättra sin kommunikation och arbetssamarbete.

Relaterad: Google Workspace vs. Google Spaces: Vad är skillnaden?

5. Hitta information enkelt

Samarbetsprogramvara gör det lättare att hitta information eftersom viktiga dokument kan lagras på en delad plattform. E -post, å andra sidan, är inte lika effektivt för att hitta information.

E -post är en stängd plattform som inte tillåter dig att söka igenom data som inte skickades direkt till dig. Om du till exempel använder Slack och du har välkomnat nya medlemmar till ditt team kan dina nya medlemmar få tillgång till information, länkar och dokument som delades innan de gick med i teamet.

Det här är några anledningar till att byte från e-postkommunikation till något mer intuitivt som realtidssamarbete kan vara fördelaktigt. Förutom användarvänlighet erbjuder de utmärkta verktyg för snabb och effektiv kommunikation.

De 6 bästa gratis online -samarbetsverktygen för att arbeta hemifrån

Online samarbete med kunder och team kan vara komplicerat. Använd dessa pålitliga gratisverktyg när du arbetar hemifrån.

Läs Nästa

Om författaren