Så här exporterar du Microsoft Access -data till ett Word -dokument

Microsofts Office -paket har olika appar för olika uppgifter. Så, till exempel, om du vill skapa en databas, har Microsoft Access din rygg. Access ger de flesta funktioner du kan förvänta dig av ett relationsdatabashanteringssystem. Du kan skapa tabeller, formulär, frågor, relationer, rapporter, makron, moduler, för att nämna några.

Men då och då kanske du vill exportera data från Microsoft Access till Word. Om du letar efter ett enkelt sätt att exportera Access -data till Word är du på rätt plats.

Hur Access exporterar objekt till Word

Innan du visar hur du exporterar data från Microsoft Access till Word måste du förstå några grunder. För det första kan du inte exportera alla typer av objekt från Access till Word.

För närvarande kan du bara exportera tabeller, frågor, formulär och rapporter. Varje objekt har dock fortfarande vissa begränsningar. Från och med poster exporterar Access endast de som finns i en vald vy. Applikationen kommer inte att inkludera all dold information i en rapport. På samma sätt kan Access bara exportera formulär och datablad med underformulär och underdatablad.

Den enda vägen runt detta är att exportera varje underformulär och underdatablad. Om du exporterar huvudrapporten kan du exportera flera delformulär och delrapporter.

För det andra kan du inte exportera relationer, makron, moduler och grafiska objekt som bilder och Microsoft Graph -objekt från Access to Word. Dessutom exporterar Access endast resultat från uttryck och inte uttryck själva.

Slutligen finns det inget sätt att importera data från Microsoft Access till Word. Du måste börja i Access, exportera dina data till ett nytt dokument, kopiera sedan innehållet och klistra in dem i ditt befintliga Word -dokument.

Hur man exporterar åtkomstdata till ett Word -dokument

Exportera Access-data till Word använder ett inbyggt Export-RTF File Wizard-verktyg. Visst, verktyget har många begränsningar kring export av Access -data, men det är bättre än ingenting.

Men om det är alltför begränsande kan du se upp för några av de bästa gratis Microsoft Access -alternativ för en eventuell ersättning. Annars följer du dessa steg för att exportera dina data från Access till Word:

1. Öppna din Åtkomst till databas.
2. Välj objektet du vill exportera i Navigeringsfönstret.
3. Undersök tabellen, frågan, formuläret eller rapporten för att se till att det är felfritt. Åtkomst innehåller vanligtvis felindikatorer när den känner igen ett fel. Detta kan inkludera gröna trianglar och en mängd felnummer. Det här steget är viktigt eftersom Access automatiskt kommer att ersätta felplatser med ett nollvärde efter export av dina data.
4. Välj vyn eller delen av data som ska exporteras. Det bästa sättet att välja data att exportera från flera tabeller är med kör MS Access -frågor. Om du vill exportera all data från ett objekt, hoppa över det här steget.
5. Klicka på Externa data fliken och välj Mer> Word. Verktyget Export - RTF -filexportguiden öppnas.
6. I popup-guiden Exportera — RTF-filexport anger du ditt filnamn och väljer en destination.
7. Kolla Öppna målfilen när exporten är klar kryssrutan om du behöver.
8. Om du har valt vissa data att exportera, kontrollera Exportera endast de valda posterna kryssruta. Annars lämnar du kryssrutan för att exportera all data i objektet.
9. Klick OK för att starta exportprocessen.

Om det finns en fil med ett liknande namn kan du välja om Access ska skriva över den eller inte. Välj Ja för att skriva över filen eller Nej för att välja ett nytt namn för din fil i popup-fönstret.

Som standard skapar Access en Microsoft Word Rich Text Format -fil med ett RTF -tillägg. Så här lägger du till dina Access -data i ett Word -dokument:

1. Öppna RTF -dokumentet.
2. Kopiera allt innehåll i dokumentet.
3. Klistra in data i ditt Word -dokument.

Om du tycker att guiden Export — RTF -filexportguide är tråkig att använda finns det en enklare väg ut. Kopiera data från din Access -tabell, fråga, formulär eller rapport och klistra in dem direkt i ditt Word -dokument.

Relaterad: Hur man skapar ett formulär i Microsoft Access

Exportera åtkomstdata till Word utan krångel

Databaser är ett bra sätt att lagra data. Om du behöver exportera dina Access-data till andra appar som Word eller Excel, gör den inbyggda Export-RTF File Wizard hela processen sömlös, om än med vissa begränsningar.

Om du har omfattande data att arbeta med erbjuder Access -formulär ett kraftfullare sätt att lägga till mer data i din databas. De är lättare att arbeta med när du redigerar tabeller och lägger till mer data.

Hur man skapar ett formulär i Microsoft Access

Det finns många sätt att lägga till data i ett Microsoft Access -bord. Att använda formulär är det enklaste sättet att bygga din databas.

Läs Nästa

Om författaren