Hur man använder alla de bästa produktivitetsteknikerna i Trello

Trello är en mångsidig uppgiftshanteringsapp. Med sina anpassade funktioner kan du använda den med vilken produktivitetsmetod som helst. Även om den är konfigurerad som en Kanban -tavla, kan du konfigurera den hur du vill.

I den här artikeln lär du dig hur du använder alla de mest kända produktivitetsmetoderna i Trello.

1. Kanban styrelse

En Kanban -styrelse är ett effektivt sätt att hantera arbetsflöde. Du delar upp dina uppgifter i tre listor: Att göra, göra och göra! Listan Klar fungerar som en motivator och visar dig allt du har åstadkommit hittills.

Denna layout är Trellos standard, så det är enkelt att konfigurera. När du skapar en ny lista väljer du Kanban Board -mallen. Dess funktioner kompletterar också denna strategi. Du kan klicka och dra kort mellan listor, färgkoda dem och spåra framsteg med checklistor!

Dessa funktioner är alla nybörjarvänliga-du kan se dem markerade i skärmdumpen ovan! Om du inte har använt Trello tidigare och behöver en handledning, kolla in vår Trellotips för nybörjare för att starta!

2. Eisenhower Matrix

Denna metod krediteras Dwight D. Eisenhower. Det är bra för att sätta prioriteringar och fungerar bra för alla med en lång och oändlig uppgiftslista.

Matrisen har fyra sektorer. Det första är Gör det nu för uppgifter du måste göra snabbt på grund av deadlines eller andra konsekvenser. Det andra är Gör det senare för uppgifter som inte pressar. De två sista är Delegera det för uppgifter som faller utanför styrhuset, och Gör inte det för uppgifter som varken är angelägna eller viktiga.

Dessa sektorer översätts snyggt till Trello -listor! Om du vill ha 2 × 2 -layouten kan du använda en användbart Trello -tillägg kallas List Layouts, eller detta Trello mall. Trello lyfter fram närmar sig deadlines för dig. Detta gör det enkelt att berätta när en uppgift måste flyttas från Gör det senare in i Gör det nu. Du kan också lägga till andra personer i din styrelse som samarbetspartners. På så sätt är det lika enkelt att delegera en uppgift som att tilldela dem den med hjälp av Medlemmar alternativ.

3. Ivy Lee -metoden

Ivy Lee kräver att din uppgiftslista begränsas till 6 uppgifter. Detta hjälper dig att undvika att bli överväldigad av en lång lista eller sprida ditt fokus för mycket. Det fungerar så här: varje dag, gör sex uppgiftskort och arbeta med dessa kort. I slutet av dagen slutförde arkiverade uppgifter. Nästa dag, lägg till nya uppgifter, till högst sex. Tanken är att du aldrig har mer än sex uppgifter på din tallrik åt gången.

Relaterad: Hur du rengör och rensar dina Trello -brädor: enkla tips

Du kan också lägga till Listgränser, en gratis och praktisk Trello Power-Up som tänds om du lägger till mer än sex uppgifter i din lista! Du kan också införliva Tidsblockering metod. Det innebär att dela in dagen i morgon-, eftermiddag- och kvällslistor och dela upp de sex uppgifterna mellan dem.

4. Groda-äta

Mark Twain sa en gång, "ät en groda först varje morgon, och inget värre kommer att hända dig resten av dagen". Denna praxis att få det värsta gjort först är inte en komplett teknik, men det förbättrar andra metoder!

Det finns två sätt att sätta ut grodätande i Trello: med en etikett och med en dekal. Klistermärket är mer märkbart, så det är vad vi rekommenderar. Varje dag lägger du till en groda som du väljer till en uppgift, och det är din groda! Få det gjort först.

Etiketter är mindre iögonfallande, men du kan automatisera dem. Använd Butler -funktionen för att göra en uppgift automatiskt till en groda om du låter den vara ogiltig för länge. Följ stegen nedan för den metoden:

Öppna styrelsen Meny och välj Mer undermeny, klicka sedan på Etiketter. Skapa en "FROG" -etikett. Vi rekommenderar färgen grön för den. Öppna sedan Automatisering -menyn och välj Regler undermeny.

Skapa en ny regel med följande Datum utlösare: När förfallodagen är markerad som Ofullständig i ett kort som ska betalas på mindre än 7 dagar. Observera att du kan välja ett annat antal dagar om du vill. Därefter berättar vi för styrelsen vad de ska göra när det upptäcker ett sådant kort.

Vi kommer att lägga till två åtgärder totalt. Börja med en Lägg till ta bort handling: lägg till den gröna FROG -etiketten på kortet, som visas ovan.

Lägg till följande Sortera handling: Sortera listan efter etikett: FROG stigande. Detta gör att uppgifter med hotande tidsfrister förvandlas till grodor och flyttas till toppen av listan. Slutför regeln, så fortsätter detta villkor att gälla tills du tar bort eller inaktiverar det.

5. SMARTA mål

SMART Goals är ett sätt att se till att du faktiskt kan utföra dina uppgifter. Det står för Sspecifik, Mlättare, Abegärlig, Rlättanvänd, och Timely. Det hindrar dig från att skapa vaga mål som gör att du känner dig frustrerad. Du kan tillämpa denna filosofi på Trello genom att spara en checklista.

Skapa ett kort och namnge det "SMART List" eller något liknande. Lägg till en checklista med samma namn med alla SMART -kriterier.

• Specifika. [Lägg till specifika parametrar]
• Mätbar. [Kvantifiera målet]
• Handlingsbar. [Skriv ner stegen, börja varje steg med ett verb]
• Rimlig. [Se till att det är möjligt att utföra uppgiften enligt beskrivningen]
• I god tid. [Ställ in en deadline med datumfunktionen]

Spara kortet och lägg det åt sidan, men arkivera det inte. Nu, när du skapar en checklista i framtiden, kan du välja kopiera objekt från ... rullgardinsmenyn för att importera SMART -listan!

6. Inkorgsmetod

Denna metod fungerar bäst i en e -postklient, men du kan använda den i alla situationer där du får nya uppgifter. Denna metod använder fyra listor. Det första är Gör nu, för uppgifter kan du avsluta på två minuter eller mindre.

Nästa lista är Delegera för uppgifter du behöver lämna ut till andra. Om du delar din styrelse kan du lägga till den tilldelade teammedlemmen genom att välja Tilldela i kortmenyn. Om styrelsen är privat, överväg att lägga till en power-up som SendBoard Mejl till Trello. Det låter dig skapa kort från din favorit e -postklient eller skicka e -post från Trello!

Du behöver också en kalenderlista med uppgifter med ett datum bifogat. Du kan snabbt lägga till en enkel regel direkt från listan! Klicka på lista alternativmenyn och välj När ett kort läggs till i listan ... för att börja lägga till en regel. Välja Sorteralista som åtgärdstyp och sortera efter förfallodatum, stigande.

Slutligen, skapa Allt annat för uppgifter som inte har förfallodag. Du kan också använda den för resurser, mallar och projektidéer som inte är praktiska ännu. Allt annat kan bli ganska rörigt, så sätt upp ett par regler för att hålla det organiserat.

Skapa först en etikett med namnet "Resurs". Öppna listmenyn och välj Skapa en anpassad regel .... Välj utlösaren När resursetiketten läggs till på ett kort och handlingen Sortera listan efter etikett Resurs stigande.

Detta säkerställer att resurser du vill använda ofta alltid är på topp. Du kan också skapa en malletikett och använda samma metod för att hålla mallar utom synhåll längst ner på listan.

Den andra regeln har utlösaren När ett förfallodatum är inställt på ett kort i listan ”ALLT annat.” Ge det handlingen, “Flytta kortet till toppen av listan KALENDER”. Detta gör att du inte glömmer att lägga till en tidskänslig uppgift i kalendern.

Förbättra din produktivitet i Trello

Varje människas stil är annorlunda, så experimentera för att hitta det sätt som fungerar för dig! Du kan blanda och matcha mellan stilar. Till exempel kan du lägga till Frog-Eating och Ivy Lee-metoden i nästan vilken stil som helst. Du kan också ta idén om en "Allt" -lista och införliva den i din Kanban -styrelse.

Med rätt metod och power-ups kan du göra din Trello-bräda till ett produktivitetskraftverk!

De 10 bästa Trello Power-Ups att lägga till i ditt arbetsflöde idag

Om du inte har gett Trello Power-Ups ett skott än så missar du det. Det här är tillägg som kan fungera magiskt på dina brädor.

Läs Nästa

Om författaren