Arbetar du fortfarande på distans? Så här använder du Google Drive för att hantera dina filer

Arbetar du mellan ditt hem och kontoret? Många anställda befinner sig i en hybrid arbetsmiljö. För att du ska vara produktiv är det bäst att ha en plats för alla dina viktiga arbetsfiler, dokument och information. Google Drive gör det enkelt att hantera dina filer, oavsett om du arbetar i din pyjamas i soffan eller i kontoret.

Google Drive generösa gratis molnlagring ger dig tillgång till dina filer var som helst. Allt du behöver är en Google-inloggning och Google Drive-appen eller vilken webbläsare som helst.

Så här aktiverar du åtkomst till din Google Drive hemma och på kontoret

Aktivera åtkomst till dina filer via Google Drive är superenkelt. Varje fil du laddar upp till din Google Drive synkroniseras mellan dina enheter, oavsett om du tittar på filen på din mobila enhet eller på skrivbordet. Allt du behöver göra är att logga in på Google Drive med det gemensamma kontot för att visa dina filer.

För att dra nytta av allt som Google Drive erbjuder kan du också välja att använda webbläsaren Chrome.

Överför en fil till Google Drive

För att ladda upp en fil som du vill dela på dina enheter till Google Drive kan du följa dessa enkla steg. På skrivbordet:

1. Gå till Google Drive.
2. Välj Ny från den övre vänstra sidan av skärmen och sedan Filuppladdning.
3. Välj filen du vill ladda upp och välj sedan Öppen.

I mobilappen Google Drive:

1. Leta reda på filen du vill ladda upp till Google Drive.
2. Knacka Dela med sig och tryck sedan på Google Drive.

När du har laddat upp dina filer kan du redigera dem, flytta dem, kommentera dem och mer med hjälp av Google Drive -verktyg. Så oavsett om du använder din stationära webbläsare på kontoret eller din mobilapp medan du väntar på läkarkontoret, har du tillgång till varje fil du laddar upp.

Relaterad: Så här löser du filöverföringsfel i Google Drive

Delningsinställningar för Google Drive

Om de filer du behöver komma åt ägs av någon annan, till exempel din arbetsgivare, kan du komma åt dem på din Google Drive så länge de delas med dig. För att komma åt Google Drive -filerna ska filägaren dela varje fil med e -postmeddelandet som är kopplat till din Google Drive. Därefter bör du få tillgång till visning, kommentar och redigering för full funktionalitet.

Om du arbetar med filer utanför din organisation kan du också ha fjärråtkomst till dem. Filägaren måste se till att filen är inställd på offentlig och delade med dig.

Tips för organisering av filer och mappar i Google Drive

Nu när du känner till grunderna för fildelning i Google Drive är det dags att organisera din enhet så att den passar dina behov. Några bra Google Drive -filer och mapporganisationstips kan minska tiden du lägger på att leta efter information så att du kan lägga mer tid på ditt arbete.

Relaterad: Hur man organiserar Google Drive som ett proffs

1. Använda stjärnor och mappfärger

Om det finns filer du ofta använder, till exempel kalkylblad och referensdokument, lägger du till dem i dina stjärnmärkta filer för enkel åtkomst. Öppna filen du vill stjärnmärka och välj stjärnan i den övre menyraden. Nu kommer den filen att vara tillgänglig i avsnittet Stjärnmärkt i vänstra sidofältet på Google Drive.

Du kan också färgkoda dina Google Drive-mappar för att markera viktiga filer. Till exempel kan du skapa mappar specifikt för nästa månads budgetrapporter eller en mapp för filer som behöver din uppmärksamhet denna vecka. Färgkoda dem därefter.

Markera den mapp du vill ändra och välj trepunktsmenyn i den övre menyraden. Välj Ändra färg, välj din färg, och där har du den. Ikonen för den lilla mappen kommer att ändra färg omedelbart.

2. Åtkomst till dina filer offline

För att verkligen fungera var som helst måste du ha åtkomst till dina Google Drive -filer offline på platser där det saknas internetuppkoppling. Du kan göra det med Chrome -webbläsaren. Så här konfigurerar du åtkomst offline för Google Drive:

1. Installera Google Docs offline -tillägg.
2. På Google Drive väljer du Inställningar.
3. När du hittar avsnittet Offline kontrollerar du Skapa, öppna och redigera dina senaste Google Dokument, Kalkylark och Presentationer -filer på den här enheten när du är offline låda.
4. Välj Gjort.

Nu kommer du att kunna arbeta inuti de filer du ställer in som tillgängliga offline oavsett anslutning. För att markera filer, högerklicka eller markera filen och slå sedan på Tillgänglig offline. Du måste göra detta med varje fil du vill ha tillgänglig offline.

Det är viktigt att notera att du endast bör aktivera offlineåtkomst för privata enheter för att bäst skydda dina filer. Till exempel din stationära hemdator eller en arbetsdator skyddad av ett virtuellt privat nätverk (VPN).

3. Skapa en huvudarbetsmapp

Ett annat bra sätt att se till att du snabbt kan hitta dina arbetsfiler är genom att skapa en huvudarbetsmapp. Detta är huvudmappen där du kan lagra alla dina undermappar och filer för snabb åtkomst. Dessutom hjälper det dig att hålla dina arbets- och hemfiler åtskilda.

Så här skapar du en ny mapp i Google Drive:

1. Välj Ny.
2. Välja Mapp från menyalternativen.
3. Namnge mappen. Till exempel kan du namnge mappen "Work" eller bli kreativ. Var noga med att välja ett namn som förklarar vad som finns inuti.
4. Välja Skapa.

Upprepa denna process i din huvudmapp genom att skapa undermappar för alla dina viktiga filer. För att förbättra organisationen ännu mer, försök att ställa in din Google Drive till listvy genom att välja rutnätet i den övre menyraden. Detta gör det lättare att skumma genom dina mappar.

Google Drive gör det enkelt att komma åt alla filer du behöver för att arbeta, oavsett om du är hemma eller på kontoret. Detta inkluderar alla dina Google Dokument, Google Kalkylark, Google Ritningar och Google Presentationer, samt ytterligare filtyper som de från Microsoft Word. Så ta din hybridarbete produktivitet till nästa nivå med Google Drive.

10 tips för att hantera delade filer på Google Drive

Lär du dig fortfarande om Google Drive? Här är flera tips för att hantera dina filer på Google Drive bättre.

Läs Nästa

Om författaren