Vad är Microsoft -listor och vad används det till?

Lists är nästa generations Microsoft 365-app som utvecklades från SharePoint Lists i maj 2020. Det är en front-end-plattform för att hantera dina data eller arbeta som idéer, att-göra-listor, uppgifter, inventering, hantera vanliga frågor etc. I den här artikeln lär du dig om listor, dess funktioner och dess viktigaste användningsfall.

Vad är Microsoft -listor?

Du kommer att se Microsoft -listor app i Alla appar i din Microsoft 365 -prenumeration. Du kan använda den här appen för att skapa listor och samarbeta med dina teammedlemmar eller kunder.

Microsoft Lists erbjuder många fördelar jämfört med andra att-göra-appar. Du kan till exempel spåra problem, rutiner, tillgångar, lager, kontakter och många fler med hjälp av Microsoft Lists.

Verktyget slår samman dina listor med alla Microsoft 365 -appar så att du kan börja skapa eller arbeta med dina data från Microsoft Teams, SharePoint eller Lists home. Det kommer också med klicka för att redigera mallar som sparar tid på att organisera dina uppgifter eller anteckningar.

Nya funktioner i Microsoft -listor

Listor har alla standardfunktioner som du kan förvänta dig av en att-göra-lista-app. Till exempel tidslinjevy, kalendervy, skapa listor från kalkylblad, lägga till bilagor till listor, spåra aktiviteter etc. Följande är dock de viktigaste egenskaperna som skiljer listor från andra liknande verktyg:

1. Hantera regler

Du kan automatisera dina att-göra-listor på många sätt med det här verktyget. En sådan omfattande automatisering blir dock bara möjlig på grund av if/then-style-regler i appen Lister.

Du kan använda dessa regler för att automatisera påminnelser och aviseringar till dina listor. Ägaren av listan kommer också att behålla kontrollen över reglerna. Om du ger listredigeringsåtkomst till dina medarbetare kan de redigera listreglerna. Följ dessa steg för att skapa regler från listans hem:

1. Klicka på Automatisera rullgardinsmenyn och välj sedan Skapa en regel.
2. På skärmen där du ser Meddela någon när alternativ måste du ställa in ett villkor. Du kan till exempel välja Ett nytt objekt skapas.
3. Du kan redigera regelvillkoren genom att klicka på vart och ett av de understrukna orden i meningen.
4. Du kan välja alternativ som vem du vill meddela, kolumn, kolumnvärde, etc.
5. När du är klar klickar du på Skapa för att bekräfta regeln.

2. Listar samarbete genom Microsoft Teams

Listor tillför värde till funktionerna i Microsoft Teams -appen. Du kan komma åt, dela eller skapa listor från Teams -appen utan att lämna några pågående möten eller brainstormningssessioner.

I Teams-appen kan du ändra vyn på en lista på olika sätt som kort, rutnät, kalendervy etc. Förutom att lägga till nya kolumner, skapa anpassade vyer med filter och definiera val kan du också ändra din plan för att göra data mer meningsfull för ditt team.

3. Dela listor och objekt

Listor erbjuder olika sätt att dela data med dina team eller kunder. Till skillnad från många andra att-göra-appar behöver du inte dela hela listan med dina medarbetare.

Om du vill kan du dela hela listan eller ge åtkomst till valda listobjekt. Dessutom kan du anpassa dataskydd genom att aktivera skrivskyddad, redigeringsåtkomst, lösenordsskydd och utgångsdatum för att komma åt listan.

4. Integrationer

Dina listor integreras direkt med andra Microsoft 365 -appar som Teams, Power Automate, Power Apps och SharePoint.

Du kan automatisera projektuppgifter eller arbetsflöden med hjälp av Lists och Power Automate -integration. Klicka på på listor hem Automatisera rullgardinsmenyn och välj sedan Power Automate. Om du klickar på Skapa ett flöde, kan du komma åt mallar för automatisering av processer och uppgifter.

Relaterad: Office 365 är nu Microsoft 365: Vad det betyder för dig och din familj

5. Mobil app

List -appen är också tillgänglig på iOS -enheter som iPhones och iPads. Mobilappen erbjuder en smidig upplevelse med ett användarvänligt gränssnitt för att skapa, redigera och dela dina listor när du är på språng.

Microsoft har också avslöjat en plan för Android -versionen av Lists -appen. Android -användare kommer snart att kunna skapa, dela och redigera listor från sina mobila enheter.

Ladda ner: Microsoft -listor för iOS (Fri)

Använda Microsoft Lists som Information Tracker och Organizer

Det finns många användningsområden för Lists -appen för professionell och personlig datahantering. Några av de bästa användningsfallsscenarierna är:

1. Kapitalförvaltning

Du kan effektivt hantera enheter, programvara och andra tillgångar med tillgångshanteringsmallen i listorna -appen. Du behöver inte investera mycket tid på det, eftersom mallen behöver några klick för anpassning.

Du kan få tillgångsstatusuppdateringar som vem som för närvarande använder enheten, incheckningsdatum, utcheckningsdatum, vilken enhet som repareras etc.

2. Hantera projekt och uppgifter

Du kan omvandla din Lists -app till ett projekthanteringsverktyg utan att lägga ut extra pengar. Lägg till uppgifter i en lista och namnge listan enligt projektnamnet.

Du kan lägga till if/then-style-regler i enskilda objekt eller uppgifter på din lista. Reglerna kan vara ord som slutförda, väntande, blockerade, att göra-uppgift, fråga, prioritet, etc. Om det finns några ändringar i listan från dina teammedlemmar vet du omedelbart status för uppgifterna.

Relaterad: Online Task Management Guide: Tips för att välja rätt app

3. Innehållsschemaläggning

Listor -appen är perfekt för sociala medier, webbplatser eller blogginläggsstrategier. Du kan lägga till innehållskraven i en lista. Ställ nu in specifika regler för att aktivera aviseringar eller påminnelser.

Det finns också en innehållsschemaläggningsmall i listor -appen. Anpassa mallen genom att lägga till bilder eller innehåll som du vill publicera med utkastdatum, förfallodag, postdatum, etc.

4. Onboarding klienter och anställda

Inbyggd checklista -mall för Lister -appen gör att du kan hantera klient- eller anställdas ombordstigning. Till exempel när du markerar Anställd ombordstigning post på arbetslistan som Signerad, skickar verktyget automatiskt ett e-postmeddelande som innehåller inloggningsuppgifter för anställda till den nya rekryteringen.

På samma sätt kan du automatisera klienthanteringsprocesser som onboarding, leverans av projektfiler och fakturering från appen Listor.

5. Klientbiljettspårare

Issuespårningsmallen konverterar dina listor till en effektiv kundrelationsansvarig. Om din klient rapporterar problem relaterade till produkten du levererade, lista dem i appen Listor. Ange specifika regler för granskning, prioritet, blockerad och löst i artikelstatuskolumnen.

När det är någon statusändring kan du eller dina kunder få automatiska svar via e -post om biljettstatus.

Effektivt organisera dina data och arbete

Ovanstående funktioner och användningsfall i Microsoft Lists gör att du kan använda din Microsoft 365 -prenumeration på bästa möjliga sätt. Verktyget ger ett helt nytt men ändå flexibelt sätt att ordna och spåra viktiga uppgifter eller data. Dessutom är uppgiftsplanering bara en promenad i parken när du får alla idéer, att-göra-listor och mötesagendor på ett ställe.

De 10 bästa gratisapparna för uppgiftsplanering

Att välja rätt uppgiftshanteringssystem kan vara svårt. För att hjälpa dig att ta reda på det har vi sammanställt en lista över de mest användbara verktyg för uppgiftsplanering.

Läs Nästa

Om författaren