Hur man skapar din första projektledningstidslinje i 7 enkla steg

Funderar du på hur du kommer att genomföra ditt projekt? Hur kommer du igång? Kommer du att hålla tidsfristerna? Dessa ångestframkallande tankar går igenom dig. Trots deras giltighet borde de inte bromsa dig.

Genom att använda rätt verktyg kan du slutföra ditt projekt. Att använda en projektledningstidslinje kan hjälpa dig att vinna ditt projekt. Verktyget hjälper dig att kartlägga ditt projekt och ser till att du har en tydlig strategi för hur du ska hantera det. Du kan skapa din tid för projektledning genom att följa den här guiden.

1. Utarbeta en projektbeskrivning

För att se till att alla i ditt projekt är på samma sida, börja med att utarbeta en projektbeskrivning. En projektöversikt är en snabb sammanfattning av projektet. Se det som en sammanfattad version av din projektplan. Den ska svara på frågorna:

• Vad är syftet med projektet?
• Vilka är målen med projektet?
• Vilka är de viktigaste milstolparna?
• Hur lång tid tar det att slutföra projektet?
• Hur mycket är budgeten?

Håll det kortfattat för att inte överväldiga projektintressenter med onödiga detaljer. Det är det dokument som dina projektintressenter och projektmedlemmar ofta hänvisar till när projektet pågår.

2. Skapa en arbetsuppdelningsstruktur

När du har skapat din projektöversikt måste du skapa en handlingsplan för att få igång projektet. Denna handlingsplan kallas en arbetsuppdelningsstruktur (WBS). Istället för att skriva varje åtgärd som ska vidtas för att avsluta ett projekt, fokuserar WBS på resultat och milstolpar. Reglerna för att göra en WBS är:

• 100% regel: Allt arbete som finns i WBS måste vara 100% nödvändigt för att slutföra projektmålen. Det ska inte finnas något orelaterat eller överflödigt arbete i det. Deluppgifter måste också vara 100% nödvändiga för att slutföra en överordnad uppgift.
• Ömsesidigt exklusiva: Ansök inte om något arbete två gånger. Du kommer att bryta mot 100% -regeln och ha felberäkningar när du beräknar de resurser som krävs för att slutföra projektet.
• Resultat, inte åtgärder: Ditt primära fokus bör vara på resultat och inte på handlingar. Till exempel, om du bygger ett hus, gör en leverans grunden. Stegen i denna leverans kommer att vara att välja en webbplats, gräva, installera och försegla foten. Så gå inte vilse i dessa handlingar, utan fokusera på resultatet, som har en grund.
• 8/80 regeln: Denna regel säger att en uppgift bör ta inte mindre än 8 timmar att slutföra, och inte heller bör den ta mer än 80 timmar. Om arbetet tar mer än 80 timmar att slutföra vid tillämpning av denna regel, bryt ner det ytterligare i ett mindre arbetspaket.
• Tilldela: Du bör tilldela en uppgift till en specifik person eller ett team. Om din WBS är noggrann bör det inte finnas någon överlappning av arbetet mellan individer eller team.

3. Skapa en tidsram

När du har skapat din arbetsuppdelningsstruktur, avsätt tid för att slutföra varje uppgift. För uppgifter kommer du inte att göra själv, rådfråga direkt den eller de personer som kommer att göra det. Fråga dem vad de behöver för att utföra arbetet och hur mycket tid de kommer att behöva.

Var inte för optimistisk när du gör detta. Skapa en balans mellan att ge tillräckligt med tid för att utföra uppgifterna och att hålla sig inom projektets totala tidsram. Ge utrymme för lite vickelrum också för oväntade situationer.

4. Schemalägg i beroenden

Du vet nu hur lång tid det kommer att ta att slutföra varje uppgift. Men hur är det med uppgifter som är beroende av varandra? Det finns ofta flera sekvenser i en uppgift som är beroende av varandra.

Det finns vanligtvis fyra projektberoende typer av projektledning. Dessa är:

1. Slutför-till-start: den första uppgiften måste vara klar innan den andra uppgiften kan börja.
2. Finish-to-finish: den andra uppgiften kan inte vara klar innan den första uppgiften är klar. Till exempel, om du gör elektriska ledningar för ett hus, kan du inte lägga ledningarna förrän vid en inspektion.
3. Start-to-start: på varandra följande uppgifter kan inte starta innan den första uppgiften startar. Till exempel kan du inte jämna ett betonggolv förrän du häller betongen.
4. Start-to-Finish: den första uppgiften måste börja innan den andra är klar. Om du till exempel uppgraderar till ny programvara börjar du installera den nya programvaran innan du fasar ut den gamla.

Så se till att du identifierar arten av beroenden du har till hands och arbeta sedan med dem. I vissa situationer är beroendena mer komplexa processer, så skapa ett flödesschema, simbanor eller färgkodning för att hjälpa dig att visualisera och identifiera dem.

5. Skapa en grundtidslinje

Nu är det dags att visualisera din projekts tidslinje. Det finns flera projekthanteringsverktyg du kan använda för att bygga din projekts tidslinje. De go-to för de flesta projekt är Gantt-diagrammet.

Gantt -diagrammet ger dig en snabb ögonblicksbild av ditt projekt, start- och slutdatum för uppgifter, viktiga milstolpar, beroenden och tilldelare av varje uppgift. Gantts diagram är interaktiva och kan uppdateras och redigeras i realtid. Andra tidslinjeverktyg som du kan använda för att bygga och hantera din tidslinje är den historiska tidslinjen och den vertikala tidslinjen.

6. Skicka ut det

Dela tidslinjen med alla projektets intressenter. Det kommer att spänna dem att se en tydlig handlingsplan för projektet. De kommer också att vilja väga in och komma med förslag på hur man kan förbättra vissa saker i projektet. Var öppen för feedback.

7. Ändra efter behov

Ett projekt är en levande sak och kommer att fortsätta att förändras och utvecklas allt eftersom. Det är inte nödvändigtvis en dålig sak. Det betyder bara att du måste anpassa dig när saker och ting förändras.

Det som är bra är att när du redan har en tidslinje kommer du att bli mer bemyndigad att införliva förändringen. Se också till att du kommunicerar förändringarna i realtid med alla projektets intressenter.

Skapa din tid för projektledning

Att skapa din första projektledningstidslinje kan vara skrämmande. Men med ovanstående steg kan du skapa en noggrann tidslinje och leverera ditt projekt framgångsrikt. Så var noga med att implementera ovanstående riktlinje och ha en fantastisk tidslinje.

9 Vanliga misstag i projektledning (och vad man ska göra istället)

Vill du slutföra stora projekt utan felhantering eller gå över budgeten? Här är några tips för att undvika dessa misstag.

Läs Nästa

Om författaren