5 saker du bör undvika att göra i Excel

Excel är ett utmärkt verktyg för behandling av data, men det har sina begränsningar. När du har alltför komplicerade formler, eller om din dator kraschar när du öppnar en Excel -fil, kanske du borde överväga att använda ett annat filformat.

Så, vad är användningsfallen för vilka du bör överväga olika program? Här är några situationer där du bör använda en annan app.

1. Massiva databaser

Om du inte är insatt i datorer kanske du tror att Excel (eller Google Kalkylark) är det enda sättet att lagra data. När allt kommer omkring har de senaste versionerna av Excel 16 384 kolumner och 1 048 576 rader, totalt 17 179 869 184 celler.

Även om detta är mycket information, bör du vara medveten om att din dator kommer att ladda allt på en gång. Därför, om du använder många celler, kan du förvänta dig att datorn körs långsamt. Att ha hundra, eller till och med tusen, rader kommer inte att vara ett problem.

Men om du fortsätter att sammanställa data under åren, eller om du har flera användare som lägger till information i en fil, kommer även kraftfulla datorer att kämpa för att ladda den. Detta beror på att Microsoft läser in all data när den öppnar filen.

Även om detta är användbart för att analysera kortsiktiga data, slösar det med datorkraft om du bara behöver analysera specifik information. Om du till exempel behöver en kunds e -postadress behöver du inte ladda resten av din klientdatabas.

Ett bra alternativ för att lagra data är att använda dedikerad databasprogramvara eller tjänst. De erbjuder samma funktioner som Excel, till exempel dataanalys, men med ännu mer funktionalitet. Du kan använda Microsoft Access om du är ett fan av Microsoft Suite. Andra alternativ inkluderar LibreOffice Base och andra.

2. Komplex dataanalys

Microsoft Excel har ett betydande antal tillgängliga formler. Den erbjuder den enklaste sumformeln till komplicerade funktioner som t.ex. nuvärde (beräknar tidsvärdet för pengar) och prognos (används för att beräkna framtida värden).

Men om du befinner dig i flera komplicerade funktioner är det hög tid att överväga andra lösningar. Excel är ett utmärkt verktyg om din formels variabler alla är baserade på rådata. Men om du upptäcker att dina funktioner är baserade på celler som är formler själva, överväg att använda dedikerad analysprogramvara.

Om dina kalkylblad är beroende av flera formler betyder det extra komplexa lagret att det är lätt för fel att inte upptäckas. Och även om du hittar fel är det inte lätt att spåra dem om dina formler är tre rader långa.

I stället för att använda Excel för komplicerade scenarier, försök lära dig ett programmeringsspråk som Python. Det är lätt att förstå, och det finns det flera gratis resurser för att komma igång på det. Och om du inte är benägen att studera programmering kan du också använda dedikerade dataanalysverktyg som är mycket lättare att använda.

3. Projektledning

Före tillkomsten av dedikerade projekthanteringsverktyg som Asana och Trello använde många proffs Microsoft Excel. Det är trots allt lätt att ställa in. Det finns till och med mallar du kan ladda ner för att komma igång.

Men så fort ditt team växer - eller du börjar få fler projekt - blir det komplicerat. Om du inte använder onlineversionen av Excel kan ditt team inte använda din projekthanteringsfil samtidigt. Och när du lägger till fler uppgifter och deluppgifter kan du få för mycket information i ett ark.

Eftersom fler människor har tillgång till filen är det större chans för en oavsiktlig blandning. De kan oavsiktligt ändra en formel eller till och med radera viktig information. Att skapa och tilldela projektberoenden kan också bli förvirrande.

Därför är det bäst att skaffa en dedikerad uppgiftshanteringsapp för att hantera ditt team. Med specialtillverkade appar kan du och ditt team få en tydlig bild av allt som behöver göras. Du kan till och med tilldela uppgifter till specifika medlemmar så att ingenting förbises.

Och om du har en budget kan du hitta gratis verktyg för projektledning uppkopplad. Nu kan du hålla alla på samma sida utan att behöva spendera en krona.

4. Blanketter

På grund av dess enkla tillgänglighet används Excel ofta som ett formulär. Det har varit många fall där evenemang och sammankomster har använt bärbara datorer och Excel -filer för gästregistrering.

Det är bekvämt att använda Excel (eller vilket kalkylblad) som helst eftersom arrangörerna direkt kan analysera sina data. Detta har dock flera nackdelar.

• För det första skulle du inte ha kontroll över datainmatningen. Vem som helst kan skriva in felaktig information, och du skulle inte vara klokare. Det finns inte heller någon datastandardisering. En person kan skriva i New York under staten, medan en annan skulle skriva NY. Detta är problematiskt vid dataanalys.
• För det andra, om du har flera registreringssajter, skulle du ha separata datamängder som kräver konsolidering. Detta tar tid och kan leda till fel i dina data. Detta kan också leda till dubbelarbete eftersom användare kan ange sina data två gånger.
• För det tredje finns det ingen dataskydd. Om du använder ett kalkylblad kan vem som helst bläddra igenom posterna och samla in data. De kan till och med ändra befintlig information, vilket kommer att snedvrida dina data. Om en dataläckage uppstår genom din Excel -registrering kan du hållas ansvarig.
• Slutligen, om du ska använda Excel för online -registrering, är det inte lämpligt för stora databaser, som redan anges.

5. Finansiell dataanalys

När du använder Excel för att spåra ekonomisk data är chansen stor att du måste länka till flera källor. Dessa källor kan vara andra Excel -filer, onlinedatabaser och till och med finansiella webbplatser. När du lägger till dessa ökar dock chanserna att införa ett fel eller få föråldrad information.

Det har till och med funnits en incident hos J.P. Morgan långt tillbaka 2012, där en formel av misstag använde prissummor istället för deras genomsnitt vid beräkning av risk. Detta gav i sin tur ett resultat cirka två magnituden lägre än det verkliga värdet och fick banken att förlora 6 miljarder dollar i handeln.

Medan andra frågor är inblandade är denna felskrivna formel en del av kaskaden av fel som ledde till denna massiva förlust.

Använd dedikerad programvara

Microsoft Excel är ett utmärkt kalkylblad. Det är bra för små datamängder eller om du försöker det som ett bevis på koncept. Men om du vill skala ditt arbete bör du överväga dedikerad programvara.

Genom att använda programvara som utvecklats specifikt för ditt ändamål får du bättre funktionalitet, fungerar snabbare och gör att du kan göra saker mer effektivt. Även om några av dem kommer att kosta tid eller pengar (eller båda) att installera, kommer det att spara pengar på lång sikt.

De 10 bästa Excel -alternativen för dina kalkylarkbehov

Letar du efter ett billigare alternativ till Microsoft Excel? Dessa kalkylprogram erbjuder allt du behöver för mindre.

Läs Nästa

Om författaren