9 Vanliga misstag i projektledning (och vad man ska göra istället)

I ett projekt kan även små misstag visa sig vara kostsamma för din karriär. Det kan också spåra ut ett projekt och påverka din prestation negativt förutom att det kostar din organisation mycket pengar.

Här är några vanliga projektledningsfel du bör undvika till varje pris.

1. Följ inte rätt metod

Ett framgångsrikt projekt behöver en lämplig strategi enligt projektkraven och teammedlemmarnas förmåga. För att styra projektet mot framgång måste du hitta den bästa projektledningsmetoden för att hålla medlemmarna fokuserade och engagerade.

Du kan utvärdera dina teammedlemmars styrkor och svagheter med en SWOT-analys innan du utvecklar en strategi. SWOT-verktyg låter dig välja ett mål för projektet och ange data för styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

2. Ineffektiv kommunikation

Brist på effektiv kommunikation är en av de stora fallgroparna för projektledning. Under ett missförstånd klandrar lagmedlemmarna varandra; men det är projektet som i slutändan hindras.

För att undvika sådana problem, ha alltid tydlig kommunikation mellan projektmedlemmarna. Att hålla alla i slingan kommer att vara till hjälp för att förhindra felkommunikation. Se till att informera de andra intressenterna om eventuella förändringar i beslut.

För realtidskommunikation väljer du appar som Slack som registrerar hela konversationen. Google Jamboard är ett kraftfullt val för audio-videokommunikation mellan teammedlemmar som är involverade i projektledning.

Relaterad: Vad är slack och hur fungerar det?

3. Använder inte en programhanteringsprogramvara

Du bör utnyttja automatisering och programmerade verktyg för att hantera projekten på ett smart sätt. Framgångsrika organisationer implementerar en eller flera appar för att effektivisera projektledning.

Projektledningsverktyg förbättrar resurseffektivitet och framstegsspårning, oavsett projektstorlek och typ. Du kan använda ProofHub att planera och genomföra projekt via Kanban-kort, Gantt-diagram, online-korrektur och dynamiska rapporteringsfunktioner.

Du kan också prova Klicka på Upp hantera projekt eller uppgifter för att utnyttja funktioner som uppgiftsberoende, återkommande uppgifter, smidig styrelsevy och tilldela kommentarer som uppgifter. Det låter dig också välja en mall som passar ditt projekt och det kommer automatiskt att lägga till möjliga uppgifter.

4. Brist på input från teammedlemmarna

En av de främsta orsakerna till projektmisslyckande är bristen på stöd från teammedlemmarna. Det kan hända när projektledaren inte lyssnar på teamet. Alternativt, när teamet inte bryr sig om att göra en poäng till förmån för projektet, kan det få negativa effekter.

Före och under ett projekt ska teamet ha flera möten med chefen. Det hjälper dem att förstå projektets betydelse och diskutera dess strategi och arbetsflöde.

Om möte ansikte mot ansikte inte är genomförbart kan team gå med i ett virtuellt möte via Zoom där de kan delta i omröstningar och diskutera projektet via whiteboard-funktionen. Google Meet erbjuder också en online-mötesfacilitet med funktioner som automatiserad live-textning och fler kontroller till mötesvärden.

5. Brist på skickliga resurser

Att välja oerfarna och ineffektiva resurser kan äventyra hela projektet. Ofta väljer du medlemmar för ett projekt baserat på deras tillgänglighet, inte baserat på deras färdigheter och erfarenhet av relevanta projekt.

Av denna anledning är det viktigt att på ett klokt sätt välja teammedlemmar som kan driva projektet mot ett framgångsrikt slut inom den angivna tidsramen. Om din organisation inte har den arbetskraft som behövs för ett visst projekt, kan du alltid lägga ut effektiva och erfarna människor från Upwork eller Fiverr.

6. Samtidigt arbetar med flera projekt

Att arbeta med många projekt samtidigt kan ta en vägtull på dig och påverka din arbetskvalitet och effektivitet negativt. För att undvika flaskhalsar, delegera alla andra uppgifter medan du arbetar med ett stort projekt. Om du måste hantera mer än ett projekt samtidigt, använd kalender- och att göra-lista-appar för uppgiftshantering.

Google Kalender är en mångsidig kalenderapp som du bör använda när du deltar i flera projekt. Det låter dig schemalägga kalenderhändelser från e-post och chattar, dela din tillgänglighet och visa personliga eller affärshändelser på ett ställe.

Du kan också använda Todoist för att centralisera alla uppgifter och ordna dem ordentligt. Det finns ett problemfritt sätt att synkronisera Google Kalender med Todoist app.

7. Opraktisk uppskattning och hantering av tid

Som projektledare är du skyldig att hålla alla på rätt spår. Och för det kan du ibland erbjuda en orealistisk tidslinje till klienten och belasta teammedlemmarna med övertid. I ett annat scenario leder din förmånlighet till teamet till projektfördröjningar. Båda är skadliga för ditt projekt och kund-organisationsförhållandet.

Använda effektiva tidsspårningsverktyg som Time Doctor hjälper dig att hålla koll på anställdas produktivitet och den tid varje uppgift tar. Om ditt projekt innebär fakturering baserat på arbetstid kan du använda I god tid för att skapa en noggrann arbetspost för fakturering.

8. Micromanaging teamet

Som projektledare ska du inte hantera dina teammedlemmar. Människor inom teamet kan se denna vana som ett tecken på misstro. Det kan påverka arbetsmiljön negativt. Att erbjuda ditt team lite frihet kommer att inspirera dem att arbeta flitigt och skapa en positiv miljö.

Du kan använda Asana att sätta mål i början av projektet och få ett meddelande när teamet har slutfört en viss uppgift. Lagarbete är en annan uppgiftshanteringsapp som låter dig tilldela uppgifter till andra och spåra teamets bandbredd och kapacitet för uppgiftsdelegering för att undvika utbrändhet.

9. Oförmåga att hantera projektets omfattning

Om du ändrar projektets omfattning halvvägs kommer det att leda till felaktig fördelning av kostnader och tid samtidigt som projektets framgång äventyras. Även en liten förändring kan fördröja hela operationen.

För att undvika dessa problem, har du ett detaljerat definierat omfång från början. För att säkerställa korrekt hantering av projektleveranserna, håll ett skarpt öga på projektets framsteg. Håll också sponsorerna väl informerade om eventuella ändringar av omfattningen.

Med Wrike, kan du hantera arbetsflödet för ett projekt som har många uppgifter och deluppgifter. Dess arbetsscheman och resurshanteringsfunktioner hjälper dig att hantera projektets omfattning utan problem.

NTask är ett annat verktyg för projektledning som håller dig uppdaterad om projektförlopp och budgetanvändning så att du kan förutsätta eventuella ändringar av omfattningen i projektet.

Undvika vanliga misstag för framgångsrik projektledning

Korrekt planering, vaksamhet och transparent kommunikation säkerställer enkel projektledning. Prova dessa tips för att undvika att göra några vanliga projektledningsfel och slutföra projekten i tid.

De 5 bästa gratis Gantt-apparna för projektledning

Med Gantt-diagram kan du planera uppgifter helt fram till dagen och visualisera projektets framsteg. Kolla in dessa 5 gratisappar!

Läs Nästa

Om författaren