Hur man skriver bättre mejl: 3 enkla tips

Att förstå hur man skriver bra e-post är en avgörande färdighet, särskilt för arbete. Oavsett om du äger ett litet företag eller är egenföretagare kommer du sannolikt att hantera otaliga e-postmeddelanden varje dag.

Du kan använda e-postmeddelanden som din primära kommunikationsmetod med andra företag och kunder. Det kan verka som en enkel uppgift att skriva ett e-postmeddelande, men människor lider ofta av felkommunikation.

Här är några tips som kan hjälpa dig!

1. Var exakt

I e-postkommunikation måste du vara specifik med vad du säger. Ett enkelt e-postmeddelande som "Jag behöver det här i morgon." räcker inte om du skickar meddelanden till en anställd.

Även om dina anställda borde förstå det mesta av vad du säger, varför ta risken för felkommunikation när du kan vara direkt istället?

2. Strukturera din e-post korrekt

Optimera ämnesraden

Alla aspekter av din e-post, från ämnesraden till kroppen, bör optimeras.

Du får oräkneliga e-postmeddelanden varje dag, och en del av dem tenderar att sticka ut, eller hur? Vanligtvis är det de med en optimerad ämnesrad. Ämnesraden i din e-post ska vara relevant för e-postens övergripande ämne.

När vi inte känner igen ämnesraden, eller det verkar irrelevant, tar vi helt enkelt bort e-postmeddelandet innan vi läser det. För att undvika detta, se till att ämnesraden är strukturerad korrekt.

E-postkropp

Börja din e-post med en hälsning. Det är viktigt att vara formell när du kommunicerar med kunder och affärspartners. Det är helt bra att använda informellt tal när det är lämpligt, men det är bättre att använda formellt tal i de flesta fall.

Vad är frågan eller åtgärden du försöker förmedla? Det är bra att komma direkt till saken efter hälsningar. Tveka inte att vara direkt.

Stängning

Slutet på din e-post är det sista som dina kunder eller affärspartners ska läsa. Detta kan påverka om de ger dig svar eller inte.

Försök avsluta e-postmeddelandet som du skulle göra i en konversation. Du har större chans att få ett positivt svar om du är vänlig, professionell och tydlig med din uppmaning till handling.

Skicka en bilaga

Om du har en stor bilaga som du vill skicka ska du inte göra det via e-post. Ladda istället upp filen till en fildelningstjänst och skicka en länk istället. Det här ser mycket mer professionellt ut.

3. Redigera och korrekturläsa!

När du förbereder din e-post, försök att föreställa dig att alla i företaget kommer att läsa den. E-postmeddelanden är snabba att skapa, men de kan lämna ett bestående intryck, så se till att granska ditt arbete innan du klickar Skicka.

Det finns många gratis onlineverktyg som kan hjälpa dig att se till att ditt arbete är välskrivet och grammatiskt korrekt. Det inkluderar meningsstruktur, skiljetecken, stavning etc.

Grammatik

Grammatik analyserar en bit text som du skrev och kontrollerar om det finns några grammatiska fel. Du kan installera det som ett webbläsartillägg och därmed har du tillgång till det oavsett vilken webbplats du använder.

Grammarly kan till exempel kontrollera din grammatik när du skriver din e-post på Gmail eller andra e-postwebbplatser.

Grammarly är tillgängligt gratis, men det har också en premiumversion. Dess fria version gör ett bra jobb med att upptäcka grundläggande och avancerade grammatik- och skiljetecken, som kommatecken, pågående meningar, alliterering, fragment etc.

Det kommer också att kontrollera stavfel, plagiering och skrivstil. Premiumversionen av Grammarly lägger till en extra touch till allt den gratisversionen erbjuder. Premium Grammarly är dock främst avsedd för dem som planerar att publicera artiklar.

Relaterad: Är Grammarly Premium värt det? Här är allt du behöver veta

Hemingway Editor

De Hemingway Editor är ett gratis onlineverktyg som hjälper dig att förbättra din skrivstil. Plattformen är perfekt för redigering av korta bitar, till exempel e-post.

Dessutom kommer Hemingway Editor att uppmuntra dig att vara tydlig och direkt i ditt skrivande, även om du skriver långa artiklar med komplexa meningar. Du kan använda den här redigeraren för att bedöma komplexiteten och läsbarheten i ditt arbete.

Visste du att Microsoft Word har fantastiska korrekturalternativ? När du öppnar Microsoft Word klickar du på Arkiv> Alternativ> Korrektur. Du kan välja Autokorrigering och stavningsalternativ som du vill att Microsoft Word ska kontrollera.

Dessutom tillhandahåller Microsoft också Microsoft Editor, ett webbläsartillägg som kan hjälpa dig att kontrollera dina dokument för grammatikfel, stil och mer.

Det fantastiska med att redigera dina e-postmeddelanden i Microsoft Word är att redigeringen / formateringen översätts bra till vissa e-postappar / -sidor, som Gmail eller Outlook.

Idag kommer de mest populära e-postleverantörerna att ha integrerade redigeringsalternativ. Många av dem kommer också att söka efter grammatikfel. Utöver Gmail har Yahoo och Outlook också formateringsalternativ för e-post.

Relaterad: De mest populära e-postleverantörerna bättre än Gmail och Yahoo Mail

Lär dig hur man strukturerar en perfekt e-post

De flesta av oss tillbringar en stor del av dagen med att skriva och läsa e-post. Mycket av tiden kan dessa e-postmeddelanden vara förvirrande för andra. De tips som nämns ovan ska hjälpa dig att skriva kortfattad, tydlig och lättförståelig e-post.

Dina e-postmeddelanden återspeglar din professionalism, uppmärksamhet på detaljer och värderingar. Så se till att komma ihåg hur andra kan tolka tonen i din e-post.

5 gratis e-postverktyg för att rengöra din inkorg och göra Gmail bättre

Vill du få ut det mesta av Gmail? Använd dessa gratisappar och webbläsartillägg för att rensa din inkorg och förbättra din e-postupplevelse.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen