Hur man gör en postfusion i Word

Med hjälp av sammanslagning kan du anpassa bulk-e-post och brev genom att använda platshållare. Allt du behöver är en databas med kontakter och en mall för e-post eller brev till dem.

I den här artikeln visar vi dig hur du skapar en Microsoft Word-postfusion genom att använda en Excel-databas. Stegen är tagna från Microsoft Word och Excel 2016, men processen är densamma för alla utgåvor.

Hur man gör en postfusion från Excel

Mailfusionen använder datakällor från en databas och placerar dem i respektive platshållare för att anpassa dina bulk-e-postmeddelanden. Dessa databaser kan vara allt från listan nedan:

1. Öppna din Microsoft excel kalkylblad.

2. Skapa en manuell kontaktlista i Ord när du använder e-postfusion.

3. Välja kontaktdata från Microsoft Outlook-appen.

Du har två uppsättningar alternativ att välja mellan:

• Gmail-kontakter i en kompatibel fil.
• Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel-arbetsbokdatabas är mest föredragen när du behöver använda sammanslagning i Word. För koppling av post använder du Excel för att skapa en databas som Word kommer att använda senare.

Om du inte har en Excel-fil med kontaktinformation kan du använda den här exempel på Excel-fil för teständamål.

För att undvika inkonsekvenser i dina stora e-postmeddelanden eller brev måste du justera din Excel-fil som nämns nedan:

1. Den första raden ska bara ha kolumnrubriker från och med cell A1. Word kommer att använda dessa kolumnrubriker som Slå samman fält när du använder Microsoft Word-koppling.
2. Du bör redigera kolumnrubrikerna så att de matchar platshållarnamnen som du använder i e-post- eller brevmallsdokumentet.
3. Du måste se till att kalkylarkfilen innehåller kontaktdata som en post per radmönster. Till exempel i den aktuella självstudien, alla tillgängliga kontaktdetaljer för kunden James Butt är tillgänglig mellan cellerna A2 och J2.
4. Numerisk data för alla kontakter, som postnummer, rabattprocent, körsträckor, valutor etc., bör ha rätt nummerformat.
5. Om du vill göra några ändringar markerar du cellen eller ett cellintervall som innehåller siffrorna.
6. I Fliken Hem, inom Band, Klicka på rullgardinsmeny Förutom Allmän.
7. Gör alla tillägg innan du kopplar Word-dokumentet som kopplas samman till Excel-databasfilen. När du har gjort alla ändringar, spara Excel-filen.
8. Excel-databasfilen för dina kontakter ska finnas i din lokala lagring.
9. Se till att all data finns i det första arket i Excel-arbetsboken.

Hur man gör en postfusion i Word

När du har skapat databasen i Excel måste du öppna e-post- eller brevmallen som du vill skicka till många mottagare. Följ stegen som beskrivs nedan:

1. På Band, Klicka på Fliken Utskick.

2. I Starta grupp för kopplingssamlingmåste du klicka på Starta koppling av post.

3. Du ser sex dokumenttyper för sammanfogning. Klicka på Brev eller E-postmeddelanden.

Relaterad: Hur man skriver ut etiketter med brevfusion i Microsoft Word och Excel

4. På Starta koppling av post grupp, klicka på Välj Mottagare. Du ser alternativ som Skriv en ny lista, använd en befintlig lista och välj från Outlook-kontakter.

5. Du kan välja något av ovanstående tre alternativ beroende på hur du vill länka kontaktlistan till mallbrevet. I den här självstudien väljer vi Använd en befintlig lista att använda Excel-databasen som du skapade eller laddade ner tidigare.

6. På Välj datakälla dialogrutan, leta reda på mappen där Excel-databasfilen finns. När du har hittat filen markerar du den och klickar sedan på Öppna för att ladda databasen i Words e-postfusion.

7. Du ser Välj tabell dialogruta. Avsluta rutan genom att klicka OK utan att göra några ändringar i dialogrutan.

8. Toppen! Du har framgångsrikt kopplat källdata till Word-kopplingsprogram.

9. Word matchar automatiskt kolumnrubriker i databasen med sammanslagna fältobjekt. För att säkerställa lämplig matchning, gå till Skriv & Infoga fältgrupp på Fliken Utskick av Band och klicka sedan på Matcha fält.

10. Matcha fält dialogrutan visas. I kolumnen till vänster ser du fälten i sammanslagningsfältet. På höger sida hittar du matchande data från den länkade Excel-databasen.

11. Det blir detsamma om du använder annan källinformation som Outlook-kontakter eller exporterade kontakter från Gmail. Se till att det inte finns några felaktiga matchningar genom att bläddra igenom listan. Klicka på OK för nära.

12. Placera markören före din första bokstav på din mallbokstav och tryck på Stiga på några gånger för att göra lite utrymme ovanför bokstaven.

13. Placera markören överst i dokumentet och klicka sedan på Adressblock i Skriv & Infoga fältgrupp på Fliken Utskick av Band.

14. På vänster sida av Infoga adressblock i dialogrutan kan du välja namn, företagsnamn, adress, land etc., formateringsalternativ. På höger sida ser du en förhandsgranskning av adressblocket.

15. Du kan använda Matcha fält alternativ för att rätta till eventuell inkompatibilitet med indata. Klick OK tillägga AddressBlock inom chevrons.

16. Klicka sedan på Hälsningslinje i Skriv & infoga fält grupp efter AddressBlock, vilket ger ett linjeavstånd.

17. De Sätt in hälsningslinjen dialogrutan visas. Du kan göra ändringarna som du vill och klicka sedan på OK. De Hälsningslinje inom chevrons kommer att dyka upp i brevet.

18. Du kan klicka på Förhandsgranska resultat kommando på Band för att se hur brevet ser ut.

19. Du kan också lägga till anpassade sammanslagningsfält förutom AddressBlock och Hälsningslinje. Låt oss säga att du vill lägga till Fordonsmärke och modell inom brevkroppen.

20. För att göra det, öppna Excel-databasfilen som är länkad till postfusion och lägg till Fordonsmärke och modell kolumnrubrik. Ange fordonsinformation och spara Excel-filen.

21. Gå nu till Word-dokumentet för sammanfogning och upprepa steg fyra, femoch sex.

22. Välj nu ett ord eller några ord i bokstäverna och klicka sedan på Infoga sammanslagningsfält på Skriv & Infoga fältgrupp.

23. På Infoga sammanslagningsfält rutan, välj Databasfältoch välj sedan Fordonsmärke och modell. Klicka på Föra in för att lägga till det anpassade sammanslagningsfältet.

24. Så här kan du lägga till så många variabla platshållare som du vill anpassa varje brev eller e-post som du skickar. Sammanfogning av Microsoft Word matchar automatiskt data till mottagarnas namn.

25. På Band, Klicka på Slutför och slå ihop kommandot och välj sedan Skriv ut dokument eller Skicka e-postmeddelanden. Du kan också klicka på Redigera enskilda dokument för att korrekturläsa dina e-postmeddelanden eller brev innan du skickar dem.

Använd kopplingssamling för att öka e-postproduktiviteten

Nu vet du hur du gör en sammanslagning med Microsoft Word och Excel. Använd sammanslagning för att skicka skräddarsydda e-postmeddelanden snabbare och skapa en bra rapport med dina professionella eller personliga kontakter. Fortsätt använda Word för att göra ditt professionella och personliga liv enklare än tidigare.

10 dolda funktioner i Microsoft Word som gör ditt liv enklare

Microsoft Word skulle inte vara det verktyg det är utan dess produktiva funktioner. Här är flera funktioner som kan hjälpa dig varje dag.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen